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2026年口腔医疗管理公司行政费用控制管理制度

第一章总则

第一条为规范公司行政费用管理，强化费用控制，提高资金使用效益，保障公司行政运营工作有序开展，依据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》等相关法律法规及公司财务管理制度，结合口腔医疗管理公司经营特性，制定本制度。

第二条本制度所称行政费用，是指公司及下属口腔医疗机构在行政运营过程中发生的各类非医疗经营性费用，涵盖办公耗材、水电物业、通讯网络、差旅交通、会议接待、车辆使用、维修维护、绿植保洁、培训教育、咨询服务及其他零星行政费用等。

第三条本制度适用于公司各职能部门、下属口腔医疗机构及全体员工（含正式员工、劳务派遣人员、临时聘用人员）的行政费用预算编制、申请、审批、支付、核算等全流程管理活动；涉及行政费用相关的第三方合作机构（如供应商、服务商等）的合作行为，亦需遵循本制度相关规范。

第四条行政费用控制遵循以下基本原则：

（一）统筹规划原则：结合公司发展战略和年度经营目标，科学编制行政费用预算，实现费用管控与运营需求的精准匹配；

（二）勤俭节约原则：倡导开源节流、精打细算的工作作风，严格控制非必要行政开支，杜绝铺张浪费；

（三）权责明晰原则：明确各部门及员工在行政费用管控中的职责，实现费用申请、审批、支付、监督等环节的责任可追溯；

（四）合规高效原则：严格遵守相关法律法规及财务制度，规范费用管控流程，提升费用审批和支付效率；

（五）动态管控原则：建立行政费用动态监测机制，定期分析费用使用情况，及时调整管控策略，确保预算执行可控。

第五条公司成立行政费用控制管理小组，由总经理担任组长，分管财务、行政的领导担任副组长，成员包括财务部门、行政部门、各下属口腔医疗机构负责人及员工代表。管理小组统筹决策行政费用管控重大事项，审定年度行政费用预算，监督本制度落地执行，协调解决费用管控中的重大问题。

财务部门是行政费用控制的归口管理部门，负责牵头编制年度行政费用预算、审核费用支出的合规性与合理性、办理费用支付与核算、开展费用使用情况分析、建立费用管理档案；行政部门负责统筹行政类资源采购、规范行政费用使用标准、配合财务部门开展预算编制与费用核查；各下属口腔医疗机构及职能部门负责本单位行政费用预算编制、日常费用申请与使用管控、配合完成费用核查；全体员工需严格遵守本制度，规范使用行政费用。

第二章行政费用管控范围与标准

第六条办公耗材费用管控：

（一）管控范围：包括打印纸、笔、文件夹、订书机、墨盒、硒鼓等各类办公日常用品及电脑、打印机等办公设备耗材；

（二）管控标准：实行“统一采购、按需申领”机制，行政部门牵头建立办公耗材集中采购平台，通过公开比价选择合格供应商，签订长期合作协议，降低采购成本；各部门根据实际工作需求，按月或按季度向行政部门提交申领申请，行政部门核定申领数量，避免过量领用造成浪费；个人办公耗材实行“以旧换新”制度，对于可回收利用的耗材（如废旧墨盒）统一回收处理。

第七条水电物业费用管控：

（一）管控范围：包括公司及下属口腔医疗机构办公区域、公共区域的水费、电费、物业费（含保洁、安保、绿化等费用）；

（二）管控标准：建立水电使用节能管理制度，倡导员工养成随手关灯、关水、关闭办公设备电源的习惯，行政部门定期检查水电设施运行情况，及时维修滴漏、老化设施，降低能耗；物业费实行按合同约定支付，行政部门牵头核对物业服务质量，确保费用支付与服务标准匹配；各部门负责本区域水电使用管控，避免不必要的能源消耗。

第八条通讯网络费用管控：

（一）管控范围：包括公司固定电话费用、员工工作手机话费、办公网络使用费、视频会议平台服务费等；

（二）管控标准：行政部门牵头梳理通讯网络资源，选择性价比高的服务商，签订统一服务协议；员工工作手机话费实行定额补贴制度，根据岗位工作需求划分不同补贴标准，超额部分由个人承担；固定电话实行实名制管理，严禁拨打私人长途或增值业务；办公网络费用按协议约定支付，行政部门定期核查网络使用情况，确保网络服务稳定高效。

第九条差旅交通费用管控：

（一）管控范围：包括员工因工作需要出差产生的交通费（飞机、火车、汽车、出租车等）、住宿费、伙食补贴、市内交通费等；

（二）管控标准：出差实行“事前审批”制度，员工出差前需提交出差申请，明确出差事由、目的地、出差天数、预计费用等，经部门负责人及分管领导审批同意后方可出差；交通方式选择遵循“经济便捷”原则，优先选择火车、汽车等交通工具，确需乘坐飞机的，需经总经理审批；住宿费实行定额标准，根据出差目的地城市级别划分不同住宿标准，超标部分由个人承担；伙食补贴和市内交通费实行定额补贴或实报实销制度，具体标准由财务部门牵头制定并公示。

第十条会议接待费用管控：

（一）管控范围：包括公司内部会议、外部交流会议、客户接待等产生的场地