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内部招标工作流程

一、招标立项与准备阶段

任何招标活动的启动，都源于明确的需求。此阶段是整个招标工作的基石，其充分性与准确性直接影响后续环节的顺畅度与最终结果的质量。

首先，需求提出与审批是起点。通常由需求部门根据业务发展或项目推进需要，提出详细的采购或服务需求。这部分需求应尽可能具体，包括项目背景、主要内容、技术参数、预期目标、预算金额、期望完成时限等核心要素。需求部门需将此需求以正式文件形式提交至企业相关管理部门（如采购部、招标办或指定的项目管理办公室）进行初步审核，并按企业规定的权限层级报请审批。审批通过后，方可启动招标流程。

其次，组建招标小组至关重要。根据项目的规模和复杂程度，企业应及时组建跨部门的招标工作小组。小组构成通常应包括需求部门代表、采购/招标管理部门代表、财务部门代表，必要时还可邀请技术专家、法务人员参与。明确小组各成员的职责分工，如组长负责整体协调，需求部门代表负责技术需求的澄清，采购代表负责流程把控等，确保责任到人。

再者，制定招标计划。招标小组需共同商议并制定详细的招标工作计划。该计划应明确招标项目的具体范围、招标方式（如内部邀请招标、竞争性谈判等，需根据项目特点及企业规定选择）、潜在投标人的资格要求、招标各阶段的时间节点（如招标文件编制、发布、投标、开标、评标、定标等）、以及整个招标过程的预算控制等。

最后，预算的落实与确认也是此阶段不可或缺的一环。财务部门需对项目预算进行复核，确保招标项目的资金来源已落实，预算金额合理，避免因预算问题导致招标工作中途停滞或后续合同无法履行。

二、招标文件编制与审批阶段

招标文件是招标活动的核心指导性文件，是连接招标方需求与投标方响应的桥梁。其编制质量直接关系到能否吸引到合格的投标人，并能否公正、有效地评选出最优方案。

编制招标文件是该阶段的核心任务。招标小组应依据已审批的项目需求和招标计划，组织编写招标文件。招标文件通常应包含以下关键组成部分：

1.投标邀请书：简要说明招标项目概况、邀请对象、投标截止时间及开标时间地点等。

2.投标人须知：详细告知投标人参与投标的各项具体要求，包括投标文件的组成、编制要求、递交方式、截止时间、投标保证金（如适用）、开标评标流程、废标情形等。

3.项目需求与技术规格：这是招标文件的核心内容之一，需清晰、准确、详尽地描述项目的具体需求、技术参数、性能指标、服务标准、交付成果及验收标准等，应具有可操作性和可考核性。

4.合同主要条款：预先拟定合同的核心条款，如标的、数量、价格、履行期限、质量要求、付款方式、违约责任、知识产权、保密条款等，以便投标人在投标时充分考虑。

5.评标办法与标准：明确评标委员会的组成、评标原则、评分细则（如价格、技术方案、履约能力、售后服务、企业资质等各部分的权重及打分标准）。评标标准应科学、客观、量化，避免主观臆断。

6.投标文件格式：提供统一的投标文件模板，包括投标函、报价表、技术方案响应、资格证明文件等，方便投标人规范编制。

招标文件初稿完成后，需经过内部评审与审批环节。通常先由招标小组内部进行充分讨论和审核，确保内容完整、准确、合规，无歧义、无歧视性或排他性条款。随后，根据企业规定，提交至相关职能部门（如法务部审核合同条款、技术部门审核技术规格）及管理层进行审批。必要时，可邀请外部专家进行顾问评审。只有经过最终审批通过的招标文件，方可正式发布。

三、投标邀请与文件发放阶段

招标文件审批通过后，即进入邀请潜在投标人参与投标的阶段。

确定邀请对象是首要工作。内部招标的邀请对象通常是企业内部符合条件的部门、分公司，或是与企业有长期合作关系、经初步筛选合格的外部供应商/服务商。招标小组应根据项目特点和招标计划中设定的资格要求，审慎选择邀请对象，确保邀请的广泛性与代表性，以形成充分竞争。邀请对象的数量应符合企业内部规定，一般不少于三家，以保证竞争性。

发布投标邀请书并发放招标文件。招标小组应向确定的潜在投标人发出正式的投标邀请书，并同时提供经审批的完整招标文件（可通过邮件、内部系统或指定平台发布）。发放招标文件时，应做好记录，包括发放对象、发放时间、领取人等，确保过程可追溯。同时，应明确告知投标人提交投标文件的截止时间、地点及方式。

四、投标与答疑阶段

此阶段是投标人准备和提交投标文件，并就招标文件相关内容进行澄清的过程。

潜在投标人在收到招标文件后，应仔细研读，并根据要求准备投标文件。在投标文件编制期间，投标人可能会对招标文件中的某些条款或技术细节存在疑问。招标小组应指定专人负责接收和解答投标人的疑问。

组织答疑与澄清。对于投标人提出的问题，招标小组应进行汇总整理。若问题涉及对招标文件实质内容的理解或修改，应组织正式的答疑会（可采用现场、电话或网络会议形式），并将答疑内容及对招标文件的澄