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档案查阅介绍信撰写指南与范例解析

档案作为历史记录的重要载体，其查阅工作具有严格的规范性与严肃性。档案查阅介绍信作为单位或个人获取查阅权限的正式凭证，其撰写质量直接关系到查阅工作的顺利与否。本文将从介绍信的核心要素、撰写原则出发，结合实际应用场景提供规范范文，并辅以要点解析，旨在为相关工作者提供专业、实用的操作指引。

一、档案查阅介绍信的核心要素与撰写原则

档案查阅介绍信是由单位或相关主管部门出具，用以证明查阅人身份、查阅事由及权限范围的正式文书。一份规范的介绍信应包含以下核心要素：出具单位全称、文号（若有）、接收单位全称、查阅人基本信息（姓名、性别、单位、职务/职称、有效证件号码）、查阅事由、查阅档案的具体范围（如年代、类别、涉及人物等）、查阅目的、介绍信有效期、出具单位公章及日期。

撰写时需遵循以下原则：

1.真实性原则：所有信息必须真实无误，尤其涉及查阅人身份、事由及档案范围等关键内容，严禁虚构。

2.明确性原则：查阅事由应具体清晰，避免模糊表述；档案范围需界定准确，便于档案管理部门高效提供服务。

3.规范性原则：格式应符合公文写作要求，语言简练、措辞严谨，避免口语化或歧义性表述。

二、档案查阅介绍信范文示例与撰写要点

（一）单位公派查阅档案介绍信

范文：

档案查阅介绍信

[接收档案管理部门全称]：

兹介绍我单位[部门名称]同志[姓名]，性别[男/女]，系我单位[职务/职称]，身份证号：[此处填写查阅人身份证号码]，前往贵处查阅[档案所属单位或个人名称，如“本单位XX年度干部任免档案”或“XXX同志的个人档案”]相关档案材料。

该同志查阅档案的事由为：[具体、清晰地阐述查阅原因，例如：“因开展单位史志编撰工作，需查阅相关历史时期的行政管理档案”、“为办理XXX同志的退休审批手续，需核实其早期工作经历”等]。

拟查阅档案的具体范围包括：[详细说明档案的年代、类别、涉及内容等，例如：“19XX年至20XX年期间，我单位关于XX项目的立项批复、工作总结及经费预算档案”]。

我单位承诺，该同志在查阅档案过程中将严格遵守贵处的各项档案管理规定，认真履行查阅登记手续，仅用于上述明确的查阅目的，负责保守档案秘密，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、公布档案内容（经贵处批准的除外）。

本介绍信有效期自签发之日起[X]日内有效。

请贵处接洽并予以协助为盼。

此致

敬礼！

[出具单位全称]（加盖公章）

[年]年[月]月[日]日

（联系人：[具体联系人姓名]联系电话：[具体联系电话]）

撰写要点解析：

*抬头明确：接收单位需写全称，确保指向准确。

*身份清晰：查阅人的姓名、性别、单位、职务/职称及身份证号是核实身份的关键，务必准确完整。

*事由具体：避免使用“因工作需要”等笼统表述，应具体到某项工作、某个事项，以便档案管理部门判断是否符合查阅条件。

*范围界定：档案的所属、年代、类别等信息越具体，越能提高查阅效率，减少不必要的工作量。

*责任承诺：明确查阅人的责任与义务，是规范查阅行为、保护档案安全的重要环节。

*有效期：设定合理的有效期，有助于管理和控制查阅权限的时间范围。

*公章与日期：正式文书必须加盖出具单位的有效公章，并填写准确的签发日期。

（二）个人因私查阅档案介绍信（需单位/主管部门证明）

范文：

档案查阅证明信

[接收档案管理部门全称]：

兹有我单位（或辖区）居民[姓名]，性别[男/女]，身份证号：[此处填写个人身份证号码]，现因[具体个人事由，如：“办理退休手续需核实工龄”、“考研政审需提供档案材料”、“个人房产历史信息查询”等]，需前往贵处查阅其本人[或相关亲属，需注明亲属关系及查阅依据]的档案材料。

经核实，该情况属实。其查阅行为系个人真实意愿，所查档案材料仅用于上述个人事务。

请贵处根据相关规定，对其查阅申请予以审核并酌情协助。

此致

敬礼！

[出具证明单位/主管部门全称]（加盖公章）

[年]年[月]月[日]日

（联系人：[具体联系人姓名，可选填]联系电话：[具体联系电话，可选填]）

撰写要点解析：

*适用场景：此范本适用于个人因私需要查阅档案，且根据规定需由所在单位、社区或相关主管部门出具证明的情况。

*事由真实性：个人因私查阅档案的事由需符合档案管理规定中允许的范围，证明单位需对事由的真实性进行核实。

*查阅主体与范围：明确是查阅本人档案还是亲属档案，若是亲属档案，需清晰注明亲属关系及查阅的合法依据。

*责任与审核：证明单位主要承担身份及事由真实性的证明责任，具体查阅权限仍需档案管理部门根据规定审核。

三、注意事项与温馨提示

1.提前沟通：在开具介绍信前，建议查阅人或出具单位先与档案管理部门进行沟通，了解