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餐饮门店大型宴会接待管理制度及流程

大型宴会接待是餐饮门店服务能力的综合体现，涉及多部门协同、细节把控及应急处理，需建立标准化管理制度与流程，确保服务质量稳定、宾客体验良好。以下从前期筹备、现场执行、收尾管理及质量监督四方面展开具体规范。

一、前期筹备管理

（一）信息收集与确认

1.基础信息采集：宴会负责人需在合同签订后24小时内完成《大型宴会信息登记表》填写，内容涵盖：

-基本信息：宴会日期（精确到具体时段）、预计人数（含儿童数量）、主办单位/个人、联系人及紧急联络方式；

-场地要求：宴会厅面积、桌型（圆桌/长桌）、主桌位置（需标注与舞台、入口的距离）、特殊区域需求（如签到区、表演区、合影区）；

-菜单要求：主菜品类（中式/西式/融合）、忌口说明（过敏食材、宗教禁忌）、菜品档次（人均消费标准）、是否需要试菜；

-附加服务：音响设备（麦克风数量、投影需求）、灯光调试（暖光/冷光）、装饰布置（鲜花/气球/背景板）、停车安排（预留车位数量）；

-特殊需求：贵宾接待（姓名、职务、偏好）、互动环节（致辞、抽奖、表演）、备用方案（如遇雨天场地调整）。

2.信息复核机制：销售部需在宴会前72小时与客户进行二次确认，重点核对人数变更（±10%以内需调整菜单备量，超10%需重新确认场地）、菜品调整（替换菜品需提前48小时通知厨房）、设备需求（新增设备需评估场地负荷），复核结果需经客户签字确认并同步至各执行部门。

（二）方案制定与分工

1.跨部门协作会议：宴会前5个工作日由运营经理牵头召开筹备会，参与部门包括销售部、厨房部、前厅部、后勤部、安保部，会议需明确：

-厨房部：菜单定稿（含备餐量，按110%备餐以防超员）、菜品制作流程（主菜制作时间、冷盘提前准备时段）、特殊菜品加工要求（如分餐制需提前备公筷）；

-前厅部：场地布局图（标注桌号、通道宽度≥1.2米、服务台位置）、服务人员排班（按每10桌1名服务员+1名机动人员配置）、接待流程（签到-引导-入座时间节点）；

-后勤部：物资清单（餐具按120%配备，装饰物料提前2天进场）、设备调试计划（音响提前24小时测试，灯光提前4小时调试）、清洁方案（宴会前后各1次全面清洁，中途每2小时巡回清理）；

-安保部：人流管控（入口/出口分流标识）、消防检查（灭火器检查记录、安全通道畅通）、突发事件预案（停电、火灾、宾客冲突）。

2.责任到人制度：制定《宴会执行责任表》，明确各环节负责人及联络方式（如场地布置负责人王XX，手机仅内部留存），关键节点设置双岗复核（如菜单核对由厨师长+前厅主管共同确认）。

（三）场地规划与布置

1.动线设计：

-宾客动线：入口→签到区→休息区→宴会厅，避免与服务动线交叉（服务动线设置于宴会厅后侧，宽度≥1米）；

-主桌位置：位于宴会厅中轴线上，距舞台3-5米，确保视线无遮挡，主桌与次桌间距≥1.5米；

-紧急通道：每50人需保留1个紧急出口，标识清晰（夜光标识+指示灯），通道内无障碍物。

2.装饰与设备：

-基础装饰：桌布统一（颜色与宴会主题匹配，无污渍）、椅套平整（无褶皱）、中心装饰高度≤40厘米（避免遮挡宾客视线）；

-设备调试：音响需测试高/中/低音效果，麦克风距离桌面30厘米时无啸叫；投影需调试焦距，确保10米外文字清晰；空调温度设定为22-24℃（冬季）/24-26℃（夏季），风速调至“自动”。

（四）菜单设计与备餐

1.菜品搭配原则：

-数量控制：10人桌菜品数量为12-14道（冷盘4道、热菜6-8道、汤品1道、主食1道、甜品1道），分量按1.1倍标准备餐（预留加菜空间）；

-口味均衡：甜咸比例3:7，辣度菜品不超过2道（需提前标注），海鲜类占比≤30%（防过敏）；

-特殊需求：儿童餐需单独准备（蒸蛋、软饭、水果拼盘），素食餐需使用专用厨具加工（避免荤腥污染）。

2.备餐管理：

-冷盘：提前2小时制作，装盘后覆盖保鲜膜，冷藏保存（4℃以下）；

-热菜：主菜（如龙虾、牛排）提前1小时预处理（腌制、改刀），烹饪时间控制在开餐前30分钟内完成，装盘后用保温罩覆盖；

-备餐区管理：设置专用备餐台（温度≥60℃），菜品从厨房到餐桌时间≤15分钟，超时需重新加热（中心温度≥74℃）。

二、现场执行流程

（一）签到与引导服务

1.签到区管理：提前1小时布置完成，配备签到表（含桌号）、签到笔（3支备用）、礼品袋（如需）、引导指示牌（放大字体，双语标注）；