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采购申请单标准格式—供应商合作流程指导

一、适用范围与启动条件

本流程适用于企业各类采购场景，涵盖日常运营物资采购、新项目配套物资采购、紧急补仓采购及年度框架协议内采购等。当需求部门因业务需要需从外部供应商处获取产品或服务时，均需通过本流程规范采购申请与供应商合作环节，保证采购行为合规、高效、透明。

启动条件：

需求部门已明确采购需求（包括物料名称、规格、数量、用途等基础信息）；

预算已通过审批或符合紧急采购特批流程；

涉及新供应商合作的，需完成初步资质预审。

二、全流程操作步骤详解

步骤1：需求提出与内部确认

责任主体：需求部门专员、部门主管*

操作内容：

需求部门根据实际使用需求，填写《采购需求清单》，详细列明物料/服务名称、规格型号、技术参数、需求数量、期望交货日期、预算金额及用途说明，保证需求描述清晰、无歧义。

需求部门主管*对需求合理性进行审核，重点核对需求与业务匹配度、数量必要性及预算合规性，审核通过后提交至采购部。

输出成果：《采购需求清单》（部门主管签字版）

步骤2：采购申请单编制

责任主体：采购专员*、需求部门专员

操作内容：

采购专员*接收《采购需求清单》后，结合企业采购制度，在采购管理系统中创建《采购申请单》，填写以下核心信息：

基本信息：申请部门、申请人*、联系方式、申请日期、预算编号、关联项目名称（如适用）；

采购明细：物料/服务名称、规格型号、单位、需求数量、预估单价、预估总价（需与预算一致）；

供应商信息：若有意向供应商，填写供应商名称及联系人；若无，注明“需公开寻源”；

特殊要求：如质量标准、包装要求、交付地点、验收方式等。

需求部门专员核对申请单信息与需求清单一致性，确认无误后签字提交。

输出成果：《采购申请单》（系统版，需求部门签字确认）

步骤3：多级审批流转

责任主体：部门主管、采购经理、财务部、分管领导（按金额分级）

操作内容：

系统根据采购金额自动触发审批流程：

金额≤1万元：部门主管、采购经理审批；

1万元＜金额≤5万元：部门主管、采购经理、财务部*审批；

金额＞5万元：需增加分管领导及总经理审批。

审批人需在2个工作日内完成审核，重点检查：预算是否充足、需求是否符合公司战略、供应商信息是否完整（如有）。

审批驳回时，需注明原因，由采购专员*反馈需求部门调整后重新提交。

输出成果：审批通过的《采购申请单》（系统显示“审批完成”状态）

步骤4：供应商筛选与确定

责任主体：采购专员、采购经理、需求部门代表

操作内容：

常规采购：从《合格供应商名录》中筛选符合要求的供应商（至少3家，单一来源采购除外），通过电话、邮件或询价函获取报价，对比价格、质量保障、交付周期及服务能力。

新供应商引入：

供应商需提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证）、产品检测报告等资料；

采购部组织对新供应商进行现场考察（如涉及大宗或关键物料），评估生产能力、质量控制体系及履约能力；

考察合格后，将供应商信息录入《合格供应商名录》，并启动报价流程。

综合评估后，采购专员拟定《供应商选择建议》，经采购经理及需求部门代表确认后，确定最终合作供应商。

输出成果：《供应商选择建议》（签字版）、供应商报价单、新供应商资质档案

步骤5：采购订单下达

责任主体：采购专员、法务部（如需）、供应商

操作内容：

采购专员*根据审批通过的申请单及确定的供应商信息，在系统中《采购订单》（PO），明确以下条款：

订单编号、签订日期、供应商信息（名称、地址、联系人）；

物料/服务明细（名称、规格、数量、单价、总价）；

交付要求（时间、地点、方式）、质量标准、验收标准；

付款方式（如预付款比例、账期）、违约责任、争议解决方式。

金额＞5万元或涉及长期合作的订单，需经法务部*审核合同条款，保证合规性。

《采购订单》经采购经理*签字盖章后，通过书面、邮件或系统正式发送给供应商，并要求供应商在2个工作日内书面确认。

输出成果：盖章版《采购订单》、供应商回执

步骤6：到货验收与入库

责任主体：仓库管理员、需求部门专员、质量检验员（如需）

操作内容：

供应商按订单约定交付物料后，仓库管理员*核对送货单信息（物料名称、规格、数量）与采购订单一致性，确认外包装完好。

涉及质量检验的物料（如生产原料、设备），由质量检验员*按照《质量检验标准》进行检验，出具《检验报告》；无需检验的物料，由需求部门专员现场核对使用需求。

验收合格后，仓库管理员*填写《入库单》，需求部门专员、供应商送货人签字确认；验收不合格的，填写《不合格品处理单》，及时反馈采购部与供应商协商退换货或索赔。

输出成果：《入库单》（签字版）、《检验报告》（如需）、《不合格品处理单》（如需）

步骤7：付款结算

责任主体：财务部、采购专员

操作内容：

供应商根据交付及验收情况，开具合规结算凭