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建设项目档案管理手册

第一章总则

第一条编制目的

为规范公司建设项目档案管理工作，建立标准化、规范化的档案管理体系，确保建设项目档案的真实、完整、系统、安全与可追溯，充分发挥档案在项目决策、实施、验收、运维及后续审计、评估中的支撑作用，防范项目管理风险，保障项目合法合规推进与资产安全，结合公司建设项目管理实际及国家相关法规要求，制定本手册。

第二条核心定义

建设项目档案：指在建设项目从立项审批、勘察设计、招投标、施工建设、监理监督、竣工验收至竣工移交及后期运维的全生命周期中，形成的具有保存价值的各种形式、载体的文件材料，包括纸质文件、电子文档、图纸、声像资料、实物档案等。

全生命周期管理：指对建设项目档案从形成、收集、整理、审核、归档、保管、利用、鉴定、销毁至移交的全过程进行闭环管控，确保档案管理与项目推进同步。

档案载体：包括纸质、光盘、U盘、硬盘、照片、视频、录音、实物（如样品、奖杯、证书等）等各类存储介质。

第三条适用范围

本手册适用于公司及下属子公司所有建设项目的档案管理工作，涵盖工业建筑、民用建筑、基础设施、技改工程等各类新建、扩建、改建、修缮项目。参与项目建设的勘察、设计、施工、监理、供货等外部单位，需按照本手册要求配合完成相关档案的收集、整理与移交工作。

第四条核心原则

同步管理原则：档案管理与项目建设同步启动、同步推进、同步验收，项目各阶段形成的文件材料及时收集归档，不得拖延、遗漏。

真实完整原则：档案内容需真实反映项目实际情况，全面覆盖项目各环节，确保文件材料齐全、数据准确、签章完备，无伪造、篡改、缺失现象。

规范有序原则：按照统一的档案分类、整理、编目标准开展工作，确保档案排列有序、检索便捷、格式规范，符合行业及公司档案管理要求。

安全保密原则：建立健全档案安全防护体系，对涉及项目核心技术、商业秘密、涉密信息的档案严格管控，防范丢失、损毁、泄露风险。

有效利用原则：优化档案检索与利用流程，建立便捷的档案查阅、借阅机制，充分发挥档案在项目运维、检修、审计、追溯等工作中的价值。

第五条编制依据

本手册依据《中华人民共和国档案法》《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）《科学技术档案工作条例》《企业档案管理规定》及公司项目管理、内控管理等相关制度编制，如遇国家法规、行业标准更新，按最新要求执行。

第二章组织机构与职责分工

第六条管理体系架构

建立“归口管理、分级负责、多方协同、全程监督”的建设项目档案管理体系，明确各级组织及岗位职责，确保档案管理工作有序开展：

档案管理领导小组：由公司主要负责人牵头，分管项目、档案、审计工作的领导及各核心部门负责人组成，作为决策机构统筹档案管理重大事项。

档案管理部门：作为归口管理部门（设在办公室或档案中心），牵头制定档案管理标准、统筹档案全流程管理，负责档案的最终接收、保管、利用与销毁。

项目管理部门：作为项目档案第一责任部门，负责项目各阶段档案的收集、整理、初审、汇总，协调外部单位档案移交，推动档案与项目同步验收。

项目实施团队：包括项目经理、各专业工程师，负责本岗位工作中形成文件材料的即时收集、整理与提交，确保档案源头质量。

外部协作单位：包括勘察、设计、施工、监理、供货单位，按合同约定及本手册要求，负责各自工作范围内档案的收集、整理、审核，按时向项目管理部门移交。

监督审计部门：负责对项目档案管理流程合规性、档案完整性、真实性进行监督核查，参与档案验收，对违规行为提出处理建议。

第七条各主体专项职责

（一）档案管理领导小组

审批本手册及建设项目档案管理相关制度、标准，明确档案管理工作重点、资源保障及考核要求。

审议项目档案管理中的重大问题，如档案丢失、损毁、涉密泄露等事件的处理方案，作出决策部署。

主持或参与重大建设项目档案的专项验收，审批档案移交、鉴定、销毁等重大事项。

监督本手册的执行情况，协调解决跨部门、跨单位档案管理协作障碍，保障档案管理工作顺利推进。

（二）档案管理部门

组织制定、修订建设项目档案管理标准、操作流程、归档范围及格式模板，开展档案管理业务培训与指导。

负责项目档案的最终接收、审核、分类、编目、归档，建立项目档案管理台账及信息化数据库，确保档案规范入库。

承担档案的日常保管工作，落实防火、防潮、防虫、防盗、防磁、防泄密等安全防护措施，定期开展档案清点与维护。

负责档案的查阅、借阅、复制、摘录等利用管理，严格履行审批手续，做好利用记录，保障档案规范使用。

组织开展项目档案的鉴定、统计、移交工作，对超过保管期限的档案按规定流程办理销毁手续，建立档案管理年度工作总结报告。

（三）项目管理部门

在项目立项之初，明确档案管理员（可兼职），制定项目档案收集计划，同步推进档案管理与项目建设工作。

负责项目各阶段文件材料的收集、