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行政事务审批管理工具指南

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织内部行政事务的规范化审批管理，覆盖日常办公中的高频审批需求。典型应用场景包括：

办公用品采购申请：如文具、耗材、设备配件等日常办公物资的采购需求提报；

会议室及公共设施使用申请：包括会议室、培训室、车辆等资源的预约与使用审批；

固定资产领用与归还：如电脑、打印机、办公家具等资产的领用、调拨或报废申请；

差旅与外出审批：员工因公出差、外出参加会议或培训的行程申请；

印章与文件使用申请：公章、合同章等印章的使用，以及重要文件复印、扫描的审批；

其他行政支持申请：如维修服务、快递服务、宣传物料制作等行政事务的发起。

二、标准化审批流程操作指南

行政事务审批需遵循“申请-审核-复核-审批-执行-归档”的闭环流程，保证各环节权责清晰、记录完整。具体操作步骤

步骤一：发起申请（申请人操作）

明确申请事项：根据实际需求确定审批类型（如办公用品采购、会议室使用等），准备相关证明材料（如报价单、行程单、资产清单等）。

填写申请表：通过内部OA系统或纸质表格提交申请，完整填写以下信息：

申请人基本信息（姓名、部门、联系方式）；

申请事项详情（具体需求、数量、预算、使用时间/地点等）；

附件材料（如需，扫描件或照片）。

提交申请：检查信息无误后，提交至部门负责人处审核。

步骤二：部门审核（部门负责人操作）

初审申请内容：审核申请的必要性、合理性及是否符合部门工作计划，重点核对需求描述是否清晰、预算是否在部门可控范围内。

确认材料完整性：检查附件材料是否齐全（如采购申请需提供至少2家供应商报价，差旅申请需附会议通知等）。

签署审核意见：通过OA系统或纸质表单签署“同意”“驳回”或“需补充材料”的意见，驳回时需注明具体原因，补充材料需明确要求。

流转至下一环节：审核通过后，将申请流转至行政管理部门复核。

步骤三：行政复核（行政专员操作）

合规性核查：对照行政管理制度审核申请是否符合规定（如办公用品采购是否遵循“先审批后采购”原则，会议室使用是否避开高峰时段等）。

资源匹配确认：针对资源类申请（如会议室、车辆），核实所需资源是否可用，若冲突需协调调整或反馈申请人。

预算与标准核对：核对预算是否符合公司标准（如差旅住宿上限、办公用品单价限制等），超出标准部分需标注并说明理由。

签署复核意见：通过系统或纸质表单签署“同意”“需调整”或“驳回”意见，调整意见需明确修改方向，驳回时注明制度依据。

步骤四：审批决策（分管领导/授权人操作）

终审与决策：根据申请事项重要性及金额，由分管领导或授权人进行最终审批（如小额采购由行政负责人审批，大额采购需总经理审批）。

评估优先级：对紧急或跨部门申请，需协调相关部门负责人共同确认，保证资源分配合理。

签署审批意见：通过系统或纸质表单签署“同意”“暂缓”或“否决”意见，暂缓或否决时需说明原因及后续处理建议。

步骤五：执行与反馈（申请人/执行部门操作）

通知执行结果：审批通过后，行政管理部门通过OA系统、邮件或电话通知申请人，明确执行时间、责任人及注意事项（如会议室使用需提前30分钟到场调试设备）。

事项办理：申请人按审批结果办理相关事务（如联系供应商采购、按时使用会议室），并保留执行凭证（如采购合同、使用记录）。

反馈与确认：事项完成后，申请人需在系统中确认执行状态，完成凭证（如签收单、照片），行政管理部门核对无误后关闭流程。

步骤六：归档记录（行政专员操作）

整理审批材料：将审批全流程材料（申请表、审核意见、附件、执行凭证）分类整理，保证信息完整可追溯。

电子归档：通过OA系统将审批流程及相关材料归档至对应模块（如“办公用品采购档案”“会议室使用记录”），保存期限不少于3年。

统计分析：定期对审批数据进行汇总分析（如月度采购金额、会议室使用率），为行政资源优化提供数据支持。

三、通用审批申请表模板

行政事务审批申请表

基本信息

申请人姓名

*

所属部门

联系方式

申请日期

年月日

申请事项详情

事项类型□办公用品采购□会议室使用□固定资产领用□差旅申请□印章使用□其他_________

具体需求描述

（如：采购A4纸10包、黑色签字笔20支；申请3月15日14:00-16:00使用301会议室）

数量/规格/预算

（如：数量：10包；规格：70g/A4；预算：200元）

使用时间/地点

（如：时间：2024年3月15日-17日；地点：上海分公司）

附件清单

□报价单□会议通知□资产清单□其他_________

审批流程

部门负责人审核

意见：□同意□驳回□需补充材料签字：_________日期：_________

行政管理部门复核

意见：□同意□需调整□驳回签字：_________日期：_____