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项目管理文档归档与存储标准化流程

一、引言

项目管理文档是项目全生命周期的“信息载体”，记录了从项目启动、规划、执行、监控到收尾的全过程关键信息。规范的文档归档与存储流程可保证项目成果的可追溯性、团队协作的高效性及知识资产的沉淀积累，同时满足企业合规管理、审计检查及后续项目复盘的需求。本标准化流程旨在统一项目文档的管理标准，明确各环节责任分工，保障文档的完整性、安全性与易检索性。

二、本标准化流程适用范围

本流程适用于公司内部所有类型的项目（包括但不限于软件开发项目、工程项目、市场活动项目、研发项目等），覆盖项目全生命周期的各类文档管理。参与项目的各角色（如项目经理、项目组成员、职能部门负责人、文档管理员等）均需遵守本流程要求。特别适用于跨部门协作项目、周期较长（超过3个月）的项目及需通过外部审计的项目。

三、标准化流程核心目标

统一规范：建立文档分类、命名、格式、存储的统一标准，消除因个人习惯导致的管理混乱。

责任明确：清晰界定文档创建、审核、归档、借阅、销毁等环节的责任主体，避免职责推诿。

安全可控：通过权限管理、备份机制、加密措施等，保障文档的物理安全与信息安全，防止泄露或丢失。

高效检索：建立清晰的文档索引体系，保证项目成员及相关方可快速定位、获取所需文档。

合规可溯：满足企业内部管理制度、行业规范（如ISO体系）及外部审计要求，实现文档全生命周期的可追溯。

四、流程执行中的关键角色与职责

1.项目经理（*）

核心职责：对项目文档的完整性、规范性负总责；审核项目文档清单及归档范围；确认项目各阶段文档的归档时机与质量；协调解决文档管理中的跨部门问题。

具体动作：在项目启动阶段牵头制定《项目文档分类清单》；在项目阶段节点（如需求确认、设计评审）审核阶段性文档；在项目收尾阶段签署《文档归档确认书》。

2.文档管理员（*）

核心职责：负责项目文档的集中存储、维护与检索服务；执行文档归档、借阅、备份、销毁等日常操作；维护文档存储系统（如共享服务器、云盘）的权限与目录结构；定期检查文档存储状态，保证安全与完整性。

具体动作：接收项目组提交的归档文档，核对清单与实际文档的一致性；按规范将文档存储至指定位置，更新《文档存储位置索引表》；提供文档借阅登记与权限开通服务；每月执行一次文档备份，记录《文档备份日志》。

3.项目组成员（*）

核心职责：负责职责范围内文档的创建、编制与初步审核；按时提交文档至文档管理员；遵守文档命名、格式及存储规范；配合文档借阅、审计等需求。

具体动作：根据《项目文档分类清单》创建文档，使用统一模板；完成文档编制后，经自检（内容完整、格式规范）提交至项目经理审核；审核通过后，在规定时间内将文档提交至文档管理员归档。

4.职能部门负责人（*）

核心职责：审核本部门参与编制的项目文档（如技术方案、资源预算等）；确认文档的专业内容符合部门标准；在文档借阅或外发时，审批权限申请。

五、项目管理文档归档与存储标准化操作步骤

步骤一：项目启动阶段——文档规划与分类（项目启动后3个工作日内完成）

操作说明：

项目经理组织项目组成员，结合项目类型（如软件项目、工程项目）、行业规范及公司要求，梳理项目全周期需产生的文档类型，制定《项目文档分类清单》。

清单需明确文档类别（如“项目立项类”“项目管理类”“技术交付类”“过程记录类”）、子类别（如“立项申请书”“项目计划书”“需求规格说明书”“测试报告”）、编号规则及编制责任人。

将《项目文档分类清单》提交至文档管理员备案，作为后续文档归档的依据。

关键输出：《项目文档分类清单》（详见“配套工具模板”部分）。

步骤二：项目执行阶段——文档创建与版本控制（贯穿项目全周期）

操作说明：

文档创建：项目组成员根据《项目文档分类清单》及公司《库》（如《项目计划书模板》《需求规格说明书模板》）创建文档，保证内容完整、数据准确、逻辑清晰。

命名规范：文档名称需统一格式，格式为“项目编号-文档类别-子类别-版本号-日期-编制人”，例如“PRJ2024001-需求-需求规格说明书-V1.0张*”。其中，“项目编号”为公司统一分配的项目编码，“版本号”采用“主版本号.次版本号.修订号”规则（如V1.0.0，主版本号重大内容变更时+1，次版本号小范围调整时+1，修订号typo修改时+1）。

版本控制：文档修改后需更新版本号，并在文档中记录《版本变更记录》（包含变更内容、变更人、变更日期、审批人），重要版本（如V1.0、V2.0）需经项目经理审核。

格式规范：文档格式需统一为PDF（正式发布版）或DOCX（编辑版），字体、字号、页边距等按公司《文档排版规范》执行，保证打印与电子阅读体验一致。

关键输出：符合命名与格式规范的各类文档（含版本变更记录）。

步骤三：项目阶段节点——