丰原集团员工考核档案制度.docxVIP

丰原集团员工考核档案制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及丰原集团母公司关于风险管理与合规经营的相关规定制定，同时结合企业内部业务发展需求与风险防控实际，旨在规范员工考核档案管理行为，防范操作风险与信息泄露，提升人力资源管理效能。

第二条本制度适用于丰原集团各部门、下属单位及全体员工，覆盖员工考核档案的收集、整理、归档、查询、销毁等全流程管理场景，包括但不限于绩效考核、任职资格评定、培训记录、奖惩信息等档案类文件的管理。

第三条本制度核心术语定义如下：

（一）员工考核档案专项管理：指企业为实现员工绩效评估、职业发展、合规管控目标，对员工考核相关信息进行系统化收集、存储、使用与保护的综合性管理活动。

（二）考核档案管理风险：指因档案管理不规范、制度执行不到位等导致的档案信息失真、泄露、损毁或不当使用，进而引发的法律责任、声誉损失或经营风险。

（三）考核档案合规：指档案管理活动严格遵循国家法律法规、集团制度要求及信息安全规定，确保档案全生命周期内合法、安全、完整。

第四条员工考核档案专项管理遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖原则：确保所有员工考核档案纳入管理范围，无遗漏；

（二）责任到人原则：明确各级管理主体与执行主体的档案管理职责；

（三）风险导向原则：聚焦档案管理中的关键风险点，实施差异化管控；

（四）持续改进原则：通过动态评估与优化，提升档案管理质效。

第二章管理组织机构与职责

第五条集团公司主要负责人对员工考核档案专项管理负总责，统筹推动制度落实；分管人力资源、行政的领导为直接责任人，负责组织协调与监督考核。

第六条成立丰原集团员工考核档案管理领导小组，由分管领导牵头，人力资源部、办公室、审计部及各下属单位负责人组成。领导小组职能包括：

（一）统筹制定与修订专项管理制度；

（二）决策重大档案管理事项；

（三）监督考核档案管理合规情况。

第七条设立人力资源部为牵头部门，职责包括：

（一）负责档案管理制度建设与流程优化；

（二）组织年度风险排查与合规培训；

（三）监督各部门档案管理执行情况。

第八条审计部作为专责部门，职责包括：

（一）审核档案管理流程的合规性；

（二）评估专项管理风险等级；

（三）提出流程优化建议。

第九条各下属单位及业务部门为业务执行主体，职责包括：

（一）落实本领域档案管理要求；

（二）开展日常风险自查与上报；

（三）配合完成档案审计与评估。

第十条基层执行岗位员工应履行以下责任：

（一）签署岗位合规承诺书；

（二）及时上报档案管理异常情况；

（三）规范操作，禁止擅自修改、销毁档案。

第三章专项管理重点内容与要求

第十一条档案收集环节：

（一）合规标准：考核档案必须完整记录员工年度绩效、培训经历、奖惩记录等关键信息，采用统一电子表单与纸质档案双轨存档；

（二）禁止行为：严禁通过非正式渠道收集或诱导员工提供虚假信息；

（三）风险防控点：关注信息来源的合法性，防止因第三方数据污染导致档案失实。

第十二条档案整理环节：

（一）合规标准：按照“一事一档”原则建立档案索引，纸质档案与电子数据实时同步，确保存档时效性；

（二）禁止行为：禁止将涉密档案与普通档案混存，严禁擅自扩大查阅范围；

（三）风险防控点：核对员工身份证号、岗位代码等敏感信息，防范身份冒用风险。

第十三条档案归档环节：

（一）合规标准：电子档案采用加密存储，纸质档案置于恒温恒湿档案库房，定期进行数据备份；

（二）禁止行为：禁止在公共网络传输涉密档案，禁止使用非授权设备访问档案系统；

（三）风险防控点：监控存储设备物理环境，防止因设备故障导致档案损毁。

第十四条档案查询环节：

（一）合规标准：建立分级授权机制，查询需求需经员工本人书面申请或部门主管审批，记录查询人、时间、事由；

（二）禁止行为：严禁将档案信息用于商业目的或向无关第三方泄露；

（三）风险防控点：对高频查询行为开展定期审计，防止异常查询行为。

第十五条档案销毁环节：

（一）合规标准：超过三年档案需经领导小组审批后，由专人监督物理销毁或电子数据匿名化处理；

（二）禁止行为：禁止将未销毁档案销往非授权机构；

（三）风险防控点：建立销毁台账，确保档案彻底销毁无残留。

第十六条档案安全防护：

（一）合规标准：部署入侵检测系统，对档案数据库实施堡垒机隔离，定期开展漏洞扫描；

（二）禁止行为：禁止在非工作设备处理档案信息；

（三）风险防控点：监控网络传输日志，识别异常访问行为。

第十七条