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立卷归档制度(2篇)

立卷归档制度

总则

为加强公司档案管理，有效保护和利用档案，维护公司合法权益，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本立卷归档制度。

适用范围

本制度适用于公司各部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料，包括但不限于纸质文件、电子文件、照片、音像资料等。

管理职责

1.档案管理部门

负责制定和完善公司的立卷归档制度、流程和标准，并监督实施。

指导各部门文件材料的收集、整理、立卷和归档工作，提供专业培训和技术支持。

对各部门移交的档案进行验收、分类、编号、编目和保管，确保档案的规范化管理。

负责档案的安全保管和维护，采取必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等措施，定期检查档案的保管状况，及时处理档案损坏和丢失等问题。

提供档案的查询、借阅和利用服务，按照规定的程序办理相关手续，确保档案的合理利用和信息安全。

定期对档案进行统计和分析，为公司的决策和管理提供参考依据。

参与公司重要活动和项目的档案管理工作，确保档案的完整性和准确性。

2.各部门

负责本部门文件材料的收集、整理、分类和保管工作，按照规定的时间和要求将应归档的文件材料移交档案管理部门。

确定本部门的档案兼职管理人员，具体负责本部门文件材料的管理工作，并接受档案管理部门的业务指导和培训。

建立健全本部门的文件材料管理制度，明确文件材料的形成、流转、保管和销毁等环节的职责和要求，确保文件材料的质量和安全。

参与公司档案管理工作，配合档案管理部门做好档案的收集、整理、立卷和归档等工作，提供必要的信息和资料。

文件材料的收集

1.收集范围

公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、董事会决议、股东会决议等。

公司各项规章制度、管理办法、工作流程等文件。

公司年度计划、总结、报告、统计报表等文件。

公司各类合同、协议、意向书等文件。

公司重要会议记录、纪要、会议文件等。

公司领导的重要讲话、指示、批示等文件。

公司人事管理文件，包括招聘、培训、考核、薪酬、福利等方面的文件。

公司财务管理文件，包括财务报表、会计凭证、审计报告等。

公司技术研发、产品设计、生产制造等方面的文件，包括技术文档、图纸、专利证书等。

公司市场营销、客户服务等方面的文件，包括市场调研报告、销售合同、客户反馈等。

公司荣誉证书、奖牌、奖杯等相关文件。

其他具有保存价值的文件材料。

2.收集要求

各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整和准确收集。

收集的文件材料应是原件，如无法取得原件，应收集具有法律效力的复印件，并注明原件存放处。

对涉及公司机密的文件材料，应按照公司保密制度的要求进行收集和保管，确保文件材料的安全。

对重要的文件材料，应同时收集纸质文件和电子文件，以满足档案管理和利用的需要。

3.收集时间

各部门应在文件材料形成后的一个月内完成初步收集和整理工作，并将应归档的文件材料移交档案管理部门。

对于周期性产生的文件材料，如年度计划、总结等，应在该周期结束后的一个月内完成收集和移交工作。

对于重大活动和项目形成的文件材料，应在活动或项目结束后的三个月内完成收集和移交工作。

文件材料的整理

1.分类原则

根据文件材料的来源、内容、时间、形式等特征，按照一定的分类方法进行分类，确保文件材料的系统性和逻辑性。

分类应科学合理，便于管理和利用，避免交叉和重复。

2.分类方法

采用年度-组织机构-保管期限的分类方法，将文件材料分为年度、组织机构、保管期限三个层次。

首先按照文件材料形成的年度进行分类，将不同年度的文件材料分开存放。

然后按照文件材料的组织机构进行分类，将同一年度内不同部门的文件材料分开存放。

最后按照文件材料的保管期限进行分类，将同一部门同一年度内的文件材料分为永久、长期、短期三个保管期限。

3.编目要求

对整理好的文件材料，应进行编目，编制文件材料目录。目录应包括文件材料的编号、题名、日期、保管期限、页数、备注等内容。

文件材料的编号应遵循唯一性原则，确保每个文件材料都有一个唯一的编号。编号应按照分类方法和编目规则进行编制，便于管理和查询。

题名应准确反映文件材料的主要内容，一般应包括发文机关、事由和文种等要素。

日期应填写文件材料形成的准确日期，如无法确定具体日期，应填写大致日期范围。

保管期限应根据文件材料的重要程度和保存价值，按照国家有关规定和公司的实际情况进行确定。

页数应填写文件材料的实际页数，包括正文、附件等。

备注应填写文件材料的特殊情况，如文件材料的来源、去向、是否有附件等。

立卷方法

1.立卷原则

遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。

立卷应根据文件材料的数量和重要