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全音像记录制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等国家法律法规，结合《XX集团企业内部控制基本规范》《XX集团数据安全管理规定》等集团母公司相关制度要求，以及公司为加强全音像记录管理、防控数据安全风险、规范业务流程的内部管理需求，制定本制度。本制度旨在明确全音像记录管理范围、职责分工、操作规范及风险防控要求，确保公司全音像记录资产安全、合规、高效利用。

第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司经营管理活动中产生、收集、存储、使用、传输、销毁的全音像记录，包括但不限于音视频文件、会议录制、培训资料、客户访谈记录、市场调研录像等，以及相关配套的元数据、索引标签及存储介质。

第三条本制度中下列术语定义：

（一）全音像记录专项管理：指公司为确保全音像记录全生命周期内合规、安全、高效管理，所建立的政策、流程、控制措施及监督机制的总称，包括记录的采集、处理、存储、应用及销毁等环节的规范管理。

（二）全音像记录风险：指因全音像记录管理不善可能导致的记录丢失、泄露、滥用、篡改或非法访问等，对公司业务连续性、声誉及合规性构成威胁的不确定性。

（三）合规使用：指全音像记录的采集、处理、存储、使用、传输、销毁等行为符合国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度要求。

第四条全音像记录专项管理应遵循以下原则：

（一）全面覆盖：所有全音像记录管理活动均须纳入制度管控范围，不留管理空白。

（二）责任到人：明确各层级、各部门及岗位在全音像记录管理中的职责，确保责任落实。

（三）风险导向：聚焦高风险环节，实施差异化管控措施，优先防范重大风险。

（四）持续改进：定期评估管理有效性，根据内外部环境变化及时优化制度流程。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人为本单位全音像记录专项管理第一责任人，对专项管理工作的全面性、合规性负总责；分管领导为直接责任人，负责组织落实、监督考核及应急处置。

第六条设立全音像记录专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，各部门负责人及下属单位代表为成员，负责统筹协调专项管理工作，审批重大事项决策，监督考核制度执行情况。领导小组下设办公室，挂靠[牵头部门名称]，负责日常管理事务。

第七条牵头部门职责：

（一）组织制定、修订全音像记录专项管理制度及操作规程，报领导小组审批后实施。

（二）统筹开展全音像记录风险识别与评估，建立风险数据库，定期发布风险预警。

（三）监督各部门及下属单位制度执行情况，开展专项检查及考核，提出改进建议。

（四）组织全员专项培训及宣贯，提升员工合规意识及操作能力。

第八条专责部门职责：

（一）负责全音像记录业务合规审核，确保采集、处理、存储、使用等环节符合制度要求。

（二）推动全音像记录管理流程优化，引入技术手段提升自动化、智能化水平。

（三）牵头处置重大全音像记录风险事件，协调跨部门应急响应。

第九条业务部门及下属单位职责：

（一）落实本领域全音像记录管理要求，明确岗位职责及操作规范。

（二）开展日常风险自查，及时发现并上报管理漏洞及异常情况。

（三）配合专责部门开展流程优化及风险处置工作，确保制度有效落地。

第十条基层执行岗职责：

（一）严格遵守全音像记录操作规程，签署岗位合规承诺书。

（二）履行风险上报义务，发现记录丢失、泄露、篡改等异常情况须立即向直属上级及牵头部门报告。

（三）参与全员培训，掌握本岗位职责相关的合规要求及应急处置措施。

第三章专项管理重点内容与要求

第十一条记录采集管理：

全音像记录采集应遵循最小必要原则，明确采集目的、范围及方式，避免过度采集或无关采集。采集前须评估记录的敏感性及合规要求，高风险记录需经专责部门审批。禁止采集涉及员工隐私或第三方商业秘密的内容，采集过程须全程录音录像，并存档操作日志。

第十二条记录存储管理：

（一）全音像记录须统一存储于公司指定系统，禁止分散存储或使用个人设备存储。

（二）存储介质应符合安全要求，定期进行容量评估及扩容，重要记录需备份至异地存储中心。

（三）存储期限应根据记录类型及合规要求确定，定期开展到期记录的鉴定及销毁工作。

第十三条记录使用管理：

（一）使用全音像记录须明确用途及授权范围，未经审批不得擅自传播或用于非授权场景。

（二）内部使用需履行审批程序，外部共享须签订保密协议并监控使用过程。

（三）禁止将全音像记录用于商业广告、公开传播或非工作目的，涉密记录需采取加密或水印等保护措施。

第十四条记录传输管理：

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