最全面的合同档案管理制度.docxVIP

最全面的合同档案管理制度

第一章总则

1.1制度定位

本制度以“全生命周期、全业务场景、全角色责任”为设计原则，覆盖合同从酝酿到销毁的每一个原子动作，嵌入公司授权、资金、采购、销售、投资、人力、数据、保密、合规、审计、诉讼、知识管理十二大场景，实现“一份合同一个身份、一份合同一条链路、一份合同一份证据”。

1.2适用范围

适用于公司总部、境内外分支机构、控股及实际控制的子公司、项目公司、SPV；适用于以公司名义对外签署或接受的全部书面、电子、口头、默示、点击确认、区块链智能合约等一切形式的合同及其补充、变更、解除、终止、转让、担保、抵销、和解、备忘录、意向书、订单、框架、附件、附录、补充协议、会议纪要、澄清函、承诺函、保证函、安慰函、侧协议、阴阳合同、抽屉协议。

1.3术语定义

3.1合同：指能设立、变更、终止民事权利义务关系的任何合意，无论名称如何。

3.2合同档案：指合同全生命周期中形成的、具有保存价值的一切记录，包括不限于文本、草稿、附件、背景文件、沟通记录、审批单、用印单、授权书、公证书、翻译件、电子数据、音视频、区块链哈希、OCR、水印、邮件、即时通讯、会议纪要、物流单据、发票、付款回单、验收单、质保书、理赔记录、诉讼仲裁文书、执行文书、结案报告、后评估报告、销毁记录。

3.3合同档案管理：指对合同档案进行捕获、分类、索引、存储、保管、利用、统计、鉴定、处置、审计、培训、改进的系统活动。

3.4合同身份码：由档案系统自动生成的唯一18位字符串，前6位为法人主体码，中间8位为日期，后4位为流水，永不重复使用。

第二章组织与职责

2.1合同档案管理委员会（简称“档委会”）

由法务一把手任主任，财务、业务、审计、信息化、保密、采购、销售、人力、行政、档案、纪检部门负责人为委员，每季度召开一次例会，遇重大事件24小时内召开临时会，职责包括：审批分类表、保管期限表、销毁方案、系统升级、外包服务、应急预案、违规处理、预算、培训、考核。

2.2合同档案管理办公室（简称“档办”）

设在法务部，设专职档案管理员不少于员工总数0.5%，职责包括：制度解释、系统运维、日常检查、统计报告、培训组织、外包监管、鉴定销毁、应急演练、持续改进。

2.3业务部门

职责：确保合同在签署前完成档案捕获模板填写；签署后2小时内将原件、电子件、沟通记录移交；对合同履行过程中产生的变更、补充、解除、终止、索赔、验收、质保、发票、付款、收款、物流、保险、检验、鉴定、公证、裁决、判决、执行、和解、调解、备忘录、会议纪要、澄清函、承诺函、保证函、安慰函、侧协议、阴阳合同、抽屉协议等全部文件实时上传；配合年度盘点、专项审计、诉讼调证、知识挖掘。

2.4财务部门

职责：对合同项下收付款、发票、税务、保函、信用证、保理、票据、贴现、融资、担保、保险、理赔、坏账、资产减值、政府补助、跨境结算、外汇核销、关联交易、资金计划、预算、成本控制、绩效评价等全部凭证在入账当日上传；对涉及政府补助、税收优惠、财政补贴、出口退税、加速折旧、研发费用加计扣除、高新认定、IPO、发债、并购、重组、清算、破产、重整、和解、债务重组、债转股、资产证券化、REITs、QDII、QFII、VIE、红筹、SPAC、De-SPAC、私有化、退市、重新上市、分拆、分立、合并、减资、增资、扩股、缩股、回购、对赌、回购、反稀释、最惠国、清算优先、领售、跟售、优先认购、优先购买、共同出售、拖售、赎回、回购、反摊薄、棘轮、完全棘轮、加权平均、现金补偿、股权补偿、业绩补偿、差额补足、流动性支持、维好协议、安慰函、备用贷款、流动性贷款、循环贷款、过桥贷款、并购贷款、项目贷款、银团贷款、俱乐部贷款、出口信贷、福费廷、国际保理、跨境双向人民币资金池、FT账户、NRA账户、OSA账户、离岸账户、在岸账户、自贸区账户、保税区账户、跨境电商、市场采购、外贸综合服务、离岸贸易、转口贸易、加工贸易、一般贸易、边境贸易、易货贸易、补偿贸易、租赁贸易、寄售贸易、拍卖贸易、招投标、政府采购、军品采购、应急采购、框架协议、集中招标、分散招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源、竞价、拍卖、挂牌、协议转让、大宗交易、盘后交易、做市交易、集合竞价、连续竞价、协议大宗、盘后定价、转融通、融资融券、约定购回、股票质押、股权质押、动产质押、权利质押、应收账款质押、仓单质押、提单质押、保单质押、知识产权质押、品牌质押、特许经营权质押、收费权质押、收益权质押、未来债权质押、保理、反向保理、再保理、双保理、国际保理、国内保理、商业保理、银行保理、有追索权保理、无追索权保理、明保理、暗保理、到期保理、融资保理、非融资保理、直接保理、间接保理、联合保理、再保理、保理池、票据池、资产池、现金池