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2026年办公室公章管理制度

一、总则。为规范公司各类公章的管理与使用，防范公章滥用、遗失、伪造等风险，保障公司合法权益、维护公司对外形象与公信力，确保公章使用合规、安全、有序，依据《中华人民共和国民法典》《公司法》等相关法律法规及公司内部管理规定，结合公司实际经营需求，制定本制度。本制度适用于公司行政公章、财务专用章、合同专用章、部门专用章、法定代表人印章等各类公章的刻制、登记、保管、使用、变更、注销及监督管理全流程，覆盖公司全体部门及各级员工。公章管理遵循“统一管控、权责明晰、严格审批、全程追溯”原则，明确各环节责任主体，规范操作流程，杜绝违规用章行为，本制度自2026年1月1日起施行。

二、组织架构与权责分工。建立“归口管理、分级负责”的公章管理体系，明确各部门及岗位的公章管理职责，确保管控无死角。公司办公室为公章归口管理部门，统筹各类公章的刻制、登记、备案、发放、变更、注销及日常监督检查工作，建立公章管理台账，全程跟踪公章流转轨迹，定期核查公章保管及使用情况。各部门负责本部门专用章的日常使用管理，配合办公室完成公章相关备案、年检及核查工作。公章保管人由办公室及相关业务部门指定专人担任，需具备责任心强、作风严谨、无不良记录等条件，经部门负责人及办公室审核确认后上岗，负责公章的日常保管、安全防护及合规使用登记。审批人按公章使用权限分级担任，负责对公章使用申请的真实性、合规性、必要性进行审核，确保用章事项符合公司规定及业务需求。全体员工需严格遵守本制度，不得擅自申请、使用、保管公章，发现公章管理及使用中的违规行为或安全隐患，立即上报办公室及相关领导。

三、公章刻制、登记与备案管理。规范公章刻制流程，严格执行登记备案制度，从源头管控公章合法性。公司各类公章的刻制均需由对应部门向办公室提交书面申请，注明公章名称、用途、规格、使用范围及保管人，经部门负责人签字、分管领导审批同意后，由办公室统一委托具备合法资质的机构刻制，严禁任何部门或个人擅自刻制公章。公章刻制完成后，办公室需立即对公章进行拍照、登记，详细记录公章名称、刻制日期、规格样式、刻制机构、保管部门、保管人等信息，录入公章管理台账，同时按规定向公安机关及相关部门办理备案手续，留存备案凭证。新公章发放时，办公室与保管人办理交接手续，双方签字确认，明确保管责任；保管人需当场核对公章样式、完整性，确认无误后领回保管。严禁伪造、变造公章，严禁使用无备案、无登记的公章开展业务活动，若发现伪造公章行为，立即上报并移交司法机关处理。

四、公章保管与安全管理。强化公章保管责任，落实安全防护措施，确保公章物理安全与使用安全。公章实行“专人保管、专柜存放、上锁管理”制度，保管人需妥善保管公章，不得擅自交由他人保管、使用，不得随身携带公章外出（经审批同意的除外），不得将公章转借、出租给任何单位或个人。行政公章、合同专用章、财务专用章等核心公章需存放在办公室专用保险柜内，钥匙由保管人专人保管，保险柜密码定期更换，严禁向他人泄露；部门专用章需存放在部门专用文件柜内，每日下班前检查上锁情况，确保万无一失。保管人每日上下班需核对公章数量及完好情况，做好保管记录；因工作调动、离职、休假等原因无法履行保管职责的，需提前向部门负责人及办公室报备，办理公章交接手续，交接时需有监交人在场，核对公章信息、签署交接清单，确保交接清晰、责任明确。公章保管环境需干燥、通风、安全，远离火源、水源及易燃易爆物品，防止公章损坏、变形、锈蚀；若公章不慎遗失、被盗，保管人需立即向办公室及分管领导汇报，同时采取挂失、登报声明等措施，防范他人冒用，造成损失的，追究相关保管人责任。

五、公章使用与审批管理。建立标准化公章使用审批流程，严格把控用章环节，确保每一次用章都合规可追溯。公章使用需遵循“先审批、后用章”原则，任何部门或个人使用公章，均需提前向办公室或对应管理部门提交《公章使用申请表》，注明用章事项、用章文件名称、份数、使用范围、申请部门、申请人、申请日期等信息，同时附上用章文件原件及相关支撑材料（合同、协议、公文、证明等）。审批流程按用章事项重要程度分级执行：日常办公公文、普通证明文件等一般性用章，由部门负责人审核签字后，报办公室负责人审批；合同、协议、对外担保、投融资、产权变更等重要事项用章，需经部门负责人、办公室负责人、分管领导审核签字后，报总经理或董事长审批；涉及重大决策、法律纠纷、大额资金往来等核心事项用章，需按公司决策流程提交董事会或股东会审议通过后，方可办理用章手续。审批通过后，申请人持《公章使用申请表》及用章文件到保管人处办理用章，保管人核对审批手续完整性、用章文件一致性后，方可加盖公章，同时在公章管理台账及《公章使用申请表》上记录用章时间、用章人、用章份数、文件名称等信息，申请人签字确认。用章时需确保公章加盖清