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上市公司的采购流程和制度

第一章总则

第一条为规范公司上市后采购活动，防范采购领域专项风险，确保采购行为符合国家法律法规、行业准则及集团母公司相关制度要求，同时满足公司内部精细化管理需求，结合上市监管规定及公司实际，制定本制度。本制度旨在通过明确政策依据、适用范围、核心术语及管理原则，构建系统性、规范化、风险防控型的采购管理体系。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在采购活动中的所有环节，包括但不限于采购计划制定、供应商选择、招标投标、合同签订、履约验收、付款结算等场景。业务覆盖范围涵盖生产物资采购、工程建设采购、技术服务采购、咨询服务采购等所有涉及公司资金支付及资产配置的采购行为。

第三条本制度涉及以下核心术语定义：

（一）“XX专项管理”是指公司针对采购领域风险防控而建立的全流程、全要素管理体系，涵盖风险识别、评估、预警、处置及持续改进等环节，以制度化、标准化手段实现采购合规与效率双提升。

（二）“XX风险”是指公司在采购活动中可能面临的法律合规风险、财务资金风险、运营管理风险及声誉风险等，其中法律合规风险包括但不限于违反《招标投标法》《反不正当竞争法》等法律法规的行为；财务资金风险主要指资金使用不当、预算超支等；运营管理风险涉及供应商履约能力不足、采购流程延误等问题。

（三）“XX合规”是指公司采购行为严格遵循国家法律法规、行业监管要求及公司内部制度规定，确保采购活动合法、合规、透明、高效，并经得起内外部审计检验。

第四条采购流程和制度管理应遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖原则，确保所有采购活动纳入制度管控范围，不留管理盲区；

（二）责任到人原则，明确各层级、各岗位的采购管理职责，实现责任可追溯；

（三）风险导向原则，聚焦重点领域、关键环节的风险防控，优先化解重大风险；

（四）持续改进原则，通过动态评估、优化调整，不断提升采购管理效能。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人为公司采购流程和制度管理的第一责任人，对采购合规与风险防控负总责；分管领导为直接责任人，负责统筹协调采购管理工作，审批重大采购事项及风险处置方案。

第六条设立公司采购管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导主持，财务部、法务部、内审部及各主要业务部门负责人组成。领导小组负责统筹采购管理制度的顶层设计、重大采购事项的决策审批、跨部门采购纠纷的协调解决，以及采购风险的全局性评估与管控。领导小组下设办公室于采购部，承担日常协调、制度执行监督及信息汇总职能。

第七条明确三类主体的职责分工：

（一）牵头部门（采购部）职责：统筹采购管理制度体系建设，负责采购流程优化、供应商管理体系建设、采购风险监测与预警、采购培训宣贯、采购数据统计分析及跨部门协调；定期编制采购管理报告，提交领导小组审议。

（二）专责部门（法务部、内审部）职责：法务部负责采购合同的合规审核、知识产权保护及法律纠纷处置；内审部负责采购流程的独立审计、风险评估及整改跟踪。专责部门对采购行为的合法性、合规性进行全流程监督，提出优化建议。

（三）业务部门/下属单位职责：落实本领域采购需求管理，执行采购制度要求，开展供应商初步筛选、采购计划提报及履约验收；对下属单位的采购活动实施分级管理，定期提交采购工作报告。

第八条基层执行岗位（采购专员、业务经办人员等）应履行以下合规操作责任：

（一）严格按制度流程执行采购任务，杜绝擅自变更采购方式、突破预算范围等行为；

（二）在供应商选择、合同签订等环节落实合规要求，对发现的异常情况及时上报；

（三）签署岗位合规承诺书，明确个人在采购活动中应遵守的法律法规及公司制度；

（四）配合专责部门开展采购审计，如实反映采购执行情况。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条供应商尽职调查管理：

（一）业务操作的合规标准：建立供应商准入机制，对供应商的资质、信誉、财务状况、行业口碑等进行多维度评估，重点关注反商业贿赂、反垄断合规性；实施“黑名单”制度，禁止与存在重大合规风险的供应商合作。

（二）禁止性行为：严禁向供应商支付“回扣”、提供虚假采购数据，禁止因个人利益影响供应商选择决策；严禁利用关联关系进行利益输送，关联交易需通过独立决策程序审批。

（三）专项风险防控点：防范供应商资质造假、履约能力不足导致的采购中断风险；警惕供应商通过贿赂影响采购决策的腐败风险。

第十条招标投标管理：

（一）业务操作的合规标准：公开招标项目应通过合规平台发布招标公告，确保招标文件内容合法、公平；竞争性谈判、询价等非公开方式采购需符合法定条件，并经领导小组审批；评标过程须由专家独立评审，结果公示并存档备查。

（二）禁止性行为