2026年共享办公空间运营公司法律法规合规管理制度.docxVIP

2026年共享办公空间运营公司法律法规合规管理制度

第一章总则

第一条为建立健全公司法律法规合规管理体系，防范共享办公空间运营全流程法律合规风险，保障公司经营活动合法合规、持续稳定开展，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国消防法》《个人信息保护法》《税收征收管理法》《优化营商环境条例》等相关法律法规，结合共享办公空间“多业态运营、高频合规场景、强监管要求”的行业特性及公司实际运营情况，制定本办法。

第二条本办法所称合规，是指公司及全体员工的经营管理行为符合现行有效的法律法规、监管规定、行业准则、公司内部管理制度，以及对公司有约束力的其他规范性文件要求；合规风险，是指因公司或员工违规开展经营活动，导致公司面临行政处罚、民事赔偿、声誉损失、经营受限等不利后果的风险。

第三条本办法适用于公司所有部门及全体员工，覆盖总部办公区、各共享办公站点的租赁运营、招商推广、客户服务、消防安全、财税管理、隐私保护、设施运维等全环节合规管理，外包服务合作方、入驻企业管理相关合规要求参照本办法执行。

第四条合规管理遵循“预防为主、全面覆盖、权责明确、动态更新、奖惩并重”核心原则：以合规风险事前防控为重点，减少违规行为发生；合规管理覆盖公司运营全场景、全流程，无管理盲区；明确各部门合规职责，避免权责交叉或缺失；根据法律法规更新、监管政策调整及时优化合规管理要求；对合规表现优秀的部门和个人予以奖励，对违规行为严肃追责。

第五条公司建立“法务部归口管理、各部门分工负责、全员参与”的合规管理体系：法务部为合规管理归口部门，负责制定合规管理制度、开展合规风险识别、组织合规审查、实施合规培训、监督合规执行、处置违规行为；各部门负责人为本部门合规管理第一责任人，指定专人担任合规联络员，落实本部门合规要求、反馈合规风险、配合合规检查；总经理审批合规管理制度、年度合规计划、重大合规风险处置方案；董事会监督合规管理体系有效运行。

第六条公司将合规管理成效纳入各部门年度绩效考核，重点考核合规风险防控率、合规审查完成率、违规行为发生率，合规考核结果与部门绩效奖金、员工评优晋升挂钩，确保合规管理落地见效。

第二章合规管理体系与职责

第七条法务部作为合规管理归口部门，具体履行以下职责：

制度建设：梳理共享办公行业相关法律法规，结合公司运营实际制定、更新合规管理制度，明确各环节合规标准和操作要求；

风险管控：建立合规风险清单，定期开展合规风险识别与评估，制定风险防控措施；

合规审查：对公司规章制度、合同协议、招商文案、重大经营决策开展合规审查，出具合规意见；

培训宣贯：制定年度合规培训计划，组织全员合规培训，普及合规知识和法律法规要求；

监督检查：定期开展合规专项检查，核查各部门合规执行情况，督促整改合规问题；

违规处置：接收违规行为举报，调查核实违规事实，提出责任追究建议，跟踪整改落实；

动态更新：关注法律法规、监管政策变化，及时调整合规管理要求，每年至少1次全面梳理合规管理制度。

第八条各业务部门合规管理核心职责：

租赁运营部门：确保租赁合同条款合规、租赁价格公示透明、入驻企业资质审核合规，杜绝虚假宣传、霸王条款等违规行为；

招商推广部门：确保招商文案、宣传素材无虚假或误导性内容，符合广告法、反不正当竞争法要求，不侵犯他人知识产权；

客户服务部门：规范客户信息收集、使用、存储行为，符合个人信息保护法要求，妥善处理客户投诉，避免合规纠纷；

消防安全部门：落实消防法及地方消防管理规定，定期开展消防设施检查、消防演练，确保消防通道畅通、消防器材有效；

财税部门：严格遵守税收法律法规，如实申报纳税，规范发票开具和费用报销，杜绝偷税漏税、虚开发票等行为；

设施运维部门：确保办公设施改造、运维符合建筑法、特种设备安全法等要求，外包运维服务合作方资质审核合规。

第九条合规联络员职责：各部门合规联络员负责收集本部门运营中的合规问题，每月向法务部提交《合规风险反馈表》；组织本部门员工学习合规管理制度；配合法务部开展合规审查、合规检查和违规调查。

第三章合规风险识别与防控

第十条公司建立合规风险识别机制，按季度开展合规风险排查，重点识别以下共享办公行业高频合规风险：

租赁合规风险：租赁合同未明确双方权责、租赁备案不及时、公摊面积计算不规范、租金调整不符合约定；

宣传合规风险：招商文案使用“最佳”“第一”等绝对化用语、虚假承诺入驻优惠、盗用他人宣传素材；

隐私保护风险：未经授权收集入驻企业或员工个人信息、个人信息存储未加密、超出授权范围使用个人信息；

消防安全风险：消防设施未定期检测、消防通道堵塞、违规改变消防设施用途、未按要求开展消防演练；

财税合规风险：发票开具与实际经营不符、费用报销无合法凭证、未按规定代扣代缴税费；

设施运维风险：特种设备（如电梯、中央空调