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2026年共享办公空间运营公司风险识别与评估管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为系统性识别共享办公空间运营全流程中的各类风险，建立科学的风险评估体系，明确风险管控责任与处置机制，降低运营损失，保障公司资产安全、租户权益及业务持续稳定开展，结合《中华人民共和国民法典》《消防法》《安全生产法》等法律法规及共享办公行业运营特点、公司实际经营需求，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司旗下所有共享办公空间（包括开放式工位区、独立办公间、会议区、公共配套区等）运营全流程的风险识别、评估、预警及处置管理工作，涵盖空间筹备、招商入驻、日常运营、客户退出、设施维护等各环节，公司各部门及全体参与运营管理的人员均需严格遵守。

第三条基本原则

全面覆盖原则：风险识别需覆盖共享办公运营全场景、全环节，包括场地、人员、设施、财务、合规、品牌等维度，杜绝遗漏关键风险点，确保风险识别无死角。

科学客观原则：风险评估需基于实际运营数据、行业案例及专业分析，结合共享办公空间的租户结构、场地特性等因素，客观判定风险等级，避免主观臆断。

权责明确原则：明确各部门、各岗位在风险识别与评估中的职责，做到“谁负责运营、谁识别风险，谁评估风险、谁制定预案”，确保风险管控责任落地到人。

预防为主原则：以风险识别和评估为基础，提前制定防控措施，优先规避高等级风险，降低中低等级风险发生概率，而非仅对已发生风险进行处置。

动态更新原则：根据共享办公行业政策变化、市场环境调整、租户需求变动及公司业务拓展，实时更新风险清单，动态调整评估标准，确保制度适配运营实际。

合规可控原则：风险识别与评估需符合国家安全生产、房屋租赁、消防管理等相关法规，风险处置措施需兼顾合规性与可操作性，保障公司运营合法合规。

第二章风险分类与识别范围

第四条风险分类

运营类风险：指共享办公日常运营过程中产生的风险，包括租户入驻审核不严导致的纠纷、工位空置率过高、租户租金拖欠、公共区域管理混乱、物业服务质量不达标、配套设施（网络、水电、办公设备）故障等，直接影响运营效率与租户体验。

安全类风险：指威胁人员安全、资产安全的风险，包括消防设施失效、电气线路老化、易燃易爆物品违规存放、租户人员进出管控不严、监控系统故障、盗抢事件、场地结构安全隐患等，此类风险易引发安全事故或财产损失。

合规类风险：指违反法律法规及行业规范的风险，包括房屋租赁备案不完整、消防验收不合格、税务申报不规范、租户资质审核违规、个人信息保护不当、广告宣传违规、劳动用工不合规等，易引发行政处罚或法律纠纷。

财务类风险：指影响公司资金安全及收益的风险，包括租金定价不合理导致收益下降、应收账款逾期、现金流断裂、设施维修成本超支、押金管理不规范、税务筹划不当等，直接影响公司财务健康。

品牌类风险：指损害公司品牌形象的风险，包括租户投诉处理不及时、负面舆情扩散、服务标准不统一、合作方违约、行业口碑下滑等，影响公司招商及市场竞争力。

突发应急类风险：指不可预见的突发风险，包括自然灾害（火灾、水灾、地震）、公共卫生事件、群体性纠纷、重要设施突发故障、政策紧急调整等，需快速响应处置。

第五条风险识别范围

场地维度：涵盖共享办公空间的整体布局、消防通道、电气系统、给排水系统、通风系统、装修装饰、公共区域、独立办公区等所有物理空间。

人员维度：包括公司运营管理人员、物业服务人员、入驻租户、访客、合作方人员等所有进入办公空间的人员。

流程维度：包括租户招商、资质审核、合同签订、租金收缴、设施维护、投诉处理、退租结算、安全巡检等所有运营流程。

资产维度：包括办公家具、网络设备、会议设备、消防设施、监控设备、公司固定资产等所有运营相关资产。

外部环境维度：包括行业政策、市场竞争、周边商圈变化、公共安全环境、自然灾害预警等外部影响因素。

第三章风险识别管理

第六条识别主体与职责

运营部：作为风险识别的核心部门，负责日常运营风险、租户相关风险的识别，建立《日常运营风险清单》，定期更新风险点及识别记录。

安全部：负责安全类风险的识别，包括消防、治安、设施安全等，开展日常安全巡检，及时发现安全隐患并记录。

财务部：负责财务类风险的识别，包括资金流、租金收缴、成本管控等，定期分析财务数据，识别潜在财务风险。

合规部：负责合规类风险的识别，包括租赁、税务、用工、信息保护等，核查运营流程的合规性，识别违规风险点。

品牌部：负责品牌类风险的识别，监测舆情、租户反馈，识别损害品牌形象的潜在风险。

各部门全员：所有员工均有义务识别工作中发现的各类风险，及时向对应部门上报，形成全员风险识别机制。

第七条风险识别流程

日常识别：各部门员工在工作过程中发现风险点后，立即填写《风险识别记录表》，注明风险类型、发现时间、具体表现、影响范围，提交至部门负责人审核。

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