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2026年共享办公空间运营公司合规风险评估管理制度

第一章总则

第一条为建立健全公司合规风险防控体系，规范合规风险评估工作流程，精准识别、分析、研判共享办公空间运营全流程的合规风险，保障公司经营管理活动符合法律法规、监管要求及内部制度，维护公司品牌形象和合法权益，依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国民法典》《优化营商环境条例》《数据安全法》等相关法律法规，结合共享办公空间多站点运营、客户类型多样、服务场景复杂的业务特点，制定本制度。

第二条本制度所称“合规风险评估”，是指公司对经营管理活动中可能引发合规风险的行为、环节、场景进行系统性识别、分析、评级，并制定风险防控措施的全过程管理活动；合规风险是指因公司经营管理行为违反法律法规、监管规定、行业准则、公司内部管理制度，或侵犯客户、员工合法权益，导致公司面临行政处罚、民事赔偿、声誉受损等不利后果的风险。

第三条本制度适用于公司各部门、各共享办公空间站点及全资/控股子公司的所有经营管理活动；外包合作方为公司提供服务的相关环节，纳入公司合规风险评估范围。

第四条合规风险评估遵循“全面覆盖、风险导向、前瞻预判、闭环管理、权责统一”的原则，做到“事前评估、事中监控、事后复盘”，确保所有核心运营环节的合规风险可识别、可度量、可防控。

第五条公司合规管理部（法务部归口）是合规风险评估的牵头管理部门，设专职合规风险评估人员不少于1名，负责制定评估计划、组织开展评估、出具评估报告、跟踪整改落实；各业务部门、各站点指定专人作为合规联络人，负责配合收集评估资料、落实评估整改要求、日常风险排查。

第六条合规风险评估实行“谁主管、谁负责，谁运营、谁评估”的责任制，业务部门负责人对本部门/站点的合规风险评估及整改工作负直接责任，合规管理部对评估工作的专业性、完整性负责，总经理对公司整体合规风险防控工作负领导责任。

第二章合规风险评估范围

第七条公司合规风险评估覆盖共享办公空间运营全流程，重点聚焦以下核心领域：

（一）运营管理类：共享办公场地消防/安全合规、特种设备（电梯、空调）使用合规、客户入驻登记备案合规、公共区域卫生/环保合规、收费标准公示及执行合规等；

（二）合同与权益类：场地租赁合同条款合规、客户服务协议公平性合规、保证金收取/退还规则合规、合作方协议权责对等合规、知识产权使用合规等；

（三）数据与隐私类：客户身份信息收集/存储/使用合规、人脸识别等生物特征采集合规、办公监控数据管理合规、员工信息及薪酬数据保护合规等；

（四）人员与用工类：员工劳动合同签订合规、劳务派遣/外包用工合规、薪酬福利发放合规、安全生产培训合规、加班及休假制度执行合规等；

（五）应急与处置类：突发事件应急响应流程合规、客户投诉处理合规、行政处罚应对合规、诉讼/仲裁案件处理合规、危机公关言论合规等；

（六）财务与税务类：发票开具/报销合规、税务申报合规、资金收支合规、资产处置财务流程合规、补贴/优惠政策适用合规等；

（七）其他类：品牌宣传内容合规、对外捐赠/赞助合规、关联交易合规、站点扩张/关停审批流程合规等。

第八条有下列情形之一的，须立即启动专项合规风险评估：

（一）公司拟开展重大决策（如站点大规模扩张、商业模式调整、重大合作签约）前；

（二）相关法律法规、监管政策发生重大调整，可能影响公司运营的；

（三）公司发生重大合规事件（如行政处罚、客户集体投诉、诉讼案件）后；

（四）行业内出现典型合规风险案例，可能传导至公司的；

（五）上级监管部门要求开展专项合规检查的。

第三章评估机构与职责

第九条合规管理部合规风险评估职责：

（一）制定年度/季度合规风险评估计划，明确评估范围、重点、时限及责任人；

（二）组建跨部门评估小组（含运营、财务、人事、站点负责人），组织开展定期/专项评估；

（三）收集评估所需资料，开展现场核查、人员访谈、资料审查等评估工作；

（四）识别合规风险点，分析风险成因、影响范围及发生概率，划分风险等级；

（五）出具《合规风险评估报告》，提出针对性的风险防控及整改措施；

（六）跟踪整改措施的落实情况，对整改效果进行验证，形成闭环管理；

（七）建立合规风险评估档案，记录评估过程、结果、整改情况，存档期限不少于5年。

第十条业务部门/站点合规风险评估职责：

（一）配合合规管理部提供评估所需的运营数据、合同文本、制度文件等资料；

（二）如实说明业务开展中的实际情况，指出潜在的合规风险点；

（三）根据《合规风险评估报告》制定本部门/站点的整改方案，明确整改时限及责任人；

（四）完成整改工作后，向合规管理部提交整改报告及佐证材料；

（五）开展本部门/站点日常合规风险自查，每月至少1次，形成自查记录。

第十一条评估小组职责：跨部门评估小组由合规管理部牵头组建，成员包括相关业务部门骨干，