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2026年共享办公空间运营公司活动嘉宾邀请与接待管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司旗下共享办公空间各类活动嘉宾邀请、接待、跟进全流程管理行为，提升嘉宾邀约成功率与接待服务质量，维护公司品牌形象及合作关系，结合共享办公活动类型多元（行业沙龙、政策解读会、资源对接会、品牌发布会等）、嘉宾类型差异化（政企代表、行业专家、合作方、优质会员等）的特点，依据《中华人民共和国民法典》《商务接待管理规范》等相关规定及公司品牌管理、客户关系维护要求，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及旗下所有共享办公空间站点涉及嘉宾邀请与接待的人员（含运营专员、市场专员、会员服务岗及临时指派的接待人员）；公司运营部、市场部、行政部等涉及嘉宾筛选、邀约审批、接待筹备、关系维护的部门及人员；覆盖线下/线上各类活动的嘉宾邀请、接待筹备、现场服务、后续维护全流程管理。

第三条基本原则

（一）精准适配原则：根据活动主题、受众群体（会员类型、行业属性）筛选嘉宾，确保嘉宾身份、专业领域与活动需求高度匹配，提升活动价值；

（二）合规礼貌原则：邀约及接待过程中遵守商务礼仪规范，尊重嘉宾意愿，严禁强制邀约、过度打扰，涉及政企嘉宾的需符合公务接待相关规定；

（三）标准化服务原则：建立统一的邀约话术、接待流程、服务标准，确保各站点嘉宾接待服务质量一致性；

（四）保密守信原则：严格保密嘉宾个人信息、行程安排、未公开的言论观点等内容，信守邀约承诺（如活动时长、权益保障等），杜绝虚假邀约；

（五）成本可控原则：嘉宾邀请与接待费用需符合公司费用管控标准，按需配置接待资源，避免铺张浪费；

（六）长期维护原则：以活动为契机建立嘉宾长效合作关系，通过规范化跟进维护，为公司持续获取资源支持与品牌背书。

第四条归口管理

公司市场部为嘉宾邀请与接待管理的归口部门，负责制定邀约接待标准、统筹嘉宾资源库建设、审核嘉宾邀约名单及接待方案；各站点运营负责人为本站点活动嘉宾接待第一责任人，统筹接待筹备、现场服务及嘉宾反馈收集；行政部负责接待物料采购、场地布置、费用核销及公务接待合规性审核；会员服务部协助筛选优质会员类嘉宾，并同步会员需求至接待环节。

第二章嘉宾邀请规范

第五条嘉宾筛选标准

（一）资质匹配：政企类嘉宾需具备对应领域政策解读、资源对接能力；行业专家类嘉宾需具备相关领域专业资质及行业影响力；合作方类嘉宾需具备真实的合作意向及资源输出能力；会员类嘉宾需为优质核心会员，具备行业代表性或资源对接价值；

（二）口碑合规：筛选嘉宾需确认无失信记录、违法违规记录及负面舆情，避免因嘉宾资质问题影响活动效果及公司品牌；

（三）时间适配：优先筛选与活动时间匹配、能全程参与或核心环节参与的嘉宾，确保证嘉宾参与度；

（四）需求契合：结合活动目标（如政策解读、资源对接、品牌宣传）筛选嘉宾，确保嘉宾能满足活动核心需求。

第六条嘉宾邀约流程

（一）名单拟定：活动策划阶段，由市场部联合站点运营人员拟定嘉宾邀约名单，注明嘉宾身份、邀约理由、预期贡献及接待等级，报部门负责人审核；

（二）邀约审批：涉及政企嘉宾、高等级行业专家的邀约名单需报公司总经理审批；普通合作方、会员嘉宾邀约名单由市场部负责人审批；

（三）正式邀约：审批通过后，提前7-10个工作日发出正式邀约（政企嘉宾采用纸质邀请函+电话确认，其他嘉宾可采用电子邀请函+微信/电话确认），明确活动主题、时间、地点、流程、嘉宾权益及需配合事项；

（四）意向确认：邀约发出后2个工作日内跟进嘉宾反馈，确认是否接受邀约，对暂未回复的嘉宾间隔1个工作日再次跟进，明确意向后更新嘉宾名单；

（五）备用预案：对拒绝邀约的嘉宾，按筛选标准拟定备用嘉宾名单，及时启动补充邀约，确保活动嘉宾数量及质量达标。

第七条邀约沟通规范

（一）话术规范：邀约沟通需使用礼貌、专业的商务话术，清晰说明活动价值及嘉宾参与的意义，避免夸大宣传、虚假承诺；

（二）信息告知：完整告知嘉宾活动核心信息（时间、地点、流程时长、对接人联系方式、停车/交通指引），涉及发言的嘉宾需提前告知发言主题、时长及要求；

（三）需求收集：邀约过程中收集嘉宾特殊需求（如饮食禁忌、交通接送、物料准备），记录并纳入接待方案；

（四）信息保密：严禁泄露嘉宾未公开的联系方式、行程安排等隐私信息，邀约沟通记录需妥善留存，避免信息外泄。

第三章嘉宾接待筹备规范

第八条接待方案制定

（一）方案内容：嘉宾确认参与后，1个工作日内制定接待方案，明确接待责任人、接送安排、现场引导、餐饮住宿（如需）、发言/互动环节配合、礼品配置等内容；

（二）分级接待：根据嘉宾等级（核心嘉宾、重要嘉宾、普通嘉宾）制定差异化接待方案，核心嘉宾（政企领导、头部行业专家）需配置专属接待人员，重要嘉宾配置引导人员，普通嘉宾提供基础接待服务；

（三）方