项目部物资计划申请制度.docVIP

项目部物资计划申请制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国合同法》等相关国家法律法规，参照行业先进管理标准及集团母公司关于项目管理与风险防控的指导性文件，结合企业内部物资计划管理的实际需求制定。旨在规范项目部物资计划的申请、审批、执行与监督流程，有效防控采购风险、成本失控风险及供应链中断风险，提升物资使用效率与合规性，保障项目建设的顺利实施。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在项目部物资计划管理过程中的行为规范。覆盖范围包括但不限于物资需求预测、供应商选择、合同签订、到货验收、仓储管理及报废处置等全生命周期管理，以及涉及到的财务结算、审计监督等协同环节。

第三条本制度中下列术语的定义：

（一）“XX专项管理”指针对项目部物资计划的全流程管控，涵盖需求识别、计划编制、采购执行、风险防控及绩效评估等环节的系统化管理活动。

（二）“XX风险”指在物资计划管理过程中可能出现的合规风险、财务风险、供应风险及操作风险等，需通过制度措施进行识别、评估与处置。

（三）“XX合规”指物资计划管理活动严格遵守国家法律法规、行业规范及企业内部规章，确保采购行为的合法性、公平性与透明度。

第四条XX专项管理的核心原则：

（一）全面覆盖：物资计划管理须覆盖所有项目部及物资类型，确保无死角、无遗漏。

（二）责任到人：明确各级管理主体的职责边界，确保每项任务均有专人负责、专人监督。

（三）风险导向：优先识别与管控高风险环节，通过前置审查与动态监控降低风险发生概率。

（四）持续改进：定期评估管理效果，优化制度流程，适应业务发展需求。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人为本制度实施的第一责任人，对物资计划管理的整体合规性与有效性承担最终领导责任；分管领导为直接责任人，负责组织协调各部门落实制度要求，并对关键风险点进行重点监督。

第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括牵头部门、专责部门及业务部门的负责人。领导小组负责统筹物资计划管理的重大决策、跨部门协调及年度目标制定，确保制度执行的权威性与统一性。

第七条XX专项管理领导小组的职能：

（一）统筹协调：定期召开会议，解决物资计划管理中的重大问题，协调各部门工作。

（二）决策审批：对重大采购计划、供应商准入标准及风险处置方案进行最终审批。

（三）监督评价：建立考核机制，评估各部门制度执行情况，提出改进建议。

第八条牵头部门职责：

（一）制度建设：负责牵头编制、修订XX专项管理制度，明确流程与标准。

（二）风险识别：定期组织专项风险评估，编制风险清单并制定防控措施。

（三）监督考核：对各部门物资计划执行情况开展抽查，汇总考核结果并提交领导小组。

（四）培训宣贯：组织全员培训，提升员工对物资计划管理的认知与操作能力。

第九条专责部门职责：

（一）合规审核：对物资采购的合同条款、供应商资质及招投标流程进行合规性审查。

（二）流程优化：结合业务实践，提出物资计划流程的改进建议，提升管理效率。

（三）风险处置：对已识别的风险点制定应急预案，指导业务部门进行风险化解。

第十条业务部门/下属单位职责：

（一）需求管理：准确预测物资需求，编制年度、季度及月度物资计划。

（二）供应商管理：按照公司标准选择合格供应商，建立合格供应商名录。

（三）执行监督：落实领导小组及专责部门的整改要求，确保物资计划按流程执行。

第十一条基层执行岗责任：

（一）岗位合规承诺：签署合规操作承诺书，明确个人在物资计划管理中的责任。

（二）风险上报义务：发现违规行为或潜在风险时，须第一时间向直属领导及专责部门报告。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条物资需求管理：业务部门须结合项目进度编制物资需求计划，经专责部门审核后报领导小组审批。需求计划应包含物资种类、数量、预算及需求依据，确保预测的准确性。

第十三条供应商管理：供应商的选择须遵循“公开、公平、公正”原则，通过招标、比选或单一来源采购方式确定。严禁向特定供应商倾斜，严禁未进行资质审核即开展合作。

第十四条招投标管理：采购金额超过XX万元的物资须进行公开招标，其他物资可采取竞争性谈判或询价方式。所有招投标过程须形成书面记录，并接受审计监督。

第十五条合同管理：物资采购合同须由法务部门审核，明确交货期限、质量标准、违约责任等条款。合同签订后，业务部门须定期跟踪履约情况，及时解决争议。

第十六条到货验收管理：物资到货后，项目部须联合质量部门共同验收，验收合格方可入库。对不合格物资，须及时退回并