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2026年共享办公空间运营公司第三方设备维修合作管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司旗下共享办公空间各类设备第三方维修合作的全流程管理，建立标准化的服务商准入、合作执行、质量验收、费用结算体系，保障设备维修效率与质量，降低设备故障对办公运营的影响，控制维修成本，结合共享办公空间设备类型多、使用频率高、维修时效性要求高的特点，依据《中华人民共和国民法典》《特种设备安全法》《产品质量法》等法律法规及公司资产管理相关规定，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司旗下所有共享办公空间内办公设备（打印机、复印机、电脑）、基础设施设备（空调、电梯、消防设施）、智能设备（门禁、监控、网络设备）等各类设备的第三方维修服务商筛选、合作洽谈、维修执行、验收结算、合作评估等全环节；参与第三方设备维修合作管理的行政部、运维部、财务部、法务部及所有工作人员均需严格遵守本制度。

第三条核心定义

第三方设备维修服务商：指经公司审核准入，为共享办公空间设备提供维修、保养、调试等专业服务的外部合作机构，包括设备原厂售后、专业维修公司、个体维修服务商等类型。

设备维修合作全流程：指从服务商准入审核、维修需求提报、维修方案确认、现场维修执行，到质量验收、费用结算、合作评估的全过程管理。

维修服务等级：根据设备重要程度和维修时效性要求，分为紧急维修（影响核心运营的设备故障）、常规维修（不影响核心运营的设备故障）、预防性保养（定期设备维护）三类。

维修合规性：指维修服务商具备对应设备维修资质，维修流程符合安全规范，维修配件符合质量标准，维修行为无侵权、违规等风险。

第四条管理原则

资质合规原则：优先选择具备对应设备维修资质、营业执照齐全、有良好行业口碑的服务商，严禁与无资质、无保障的服务商合作。

效率优先原则：针对不同等级的维修需求设定明确的响应时效，确保核心设备故障得到快速处理，最小化对会员办公的影响。

质量保障原则：明确维修质量标准与质保期，要求服务商使用合格配件，确保维修后设备稳定运行，降低二次故障概率。

成本可控原则：建立维修价格体系与比价机制，对常规维修项目制定指导价，避免高价维修、不合理收费。

长期合作原则：筛选优质服务商建立长期合作关系，通过稳定合作提升维修效率、降低维修成本，同时明确合作退出机制。

第五条管理职责

运维部：作为设备维修管理牵头部门，负责提报设备维修需求，筛选第三方维修服务商，审核维修方案，监督维修执行过程，验收维修质量。

行政部：负责服务商信息建档，签订维修合作协议，统筹维修过程中的场地协调、人员配合，留存维修相关凭证。

财务部：负责审核维修费用的合理性，按协议约定结算维修款项，监督维修成本控制情况，建立维修费用台账。

法务部：负责审核维修合作协议的合规性，规避合同纠纷、责任划分不清等法律风险，处理维修合作中的法律问题。

设备管理员：专职负责设备故障排查、维修需求提报，配合服务商现场维修，记录设备维修记录，跟踪维修后设备运行状态。

第二章第三方维修服务商准入管理

第六条服务商准入条件

资质要求：具备独立法人资格，持有有效的营业执照，经营范围包含对应设备维修服务；涉及特种设备（电梯、消防设施）维修的，需持有特种设备维修许可证，维修人员需具备从业资格证。

能力要求：具备对应设备的维修技术能力，可提供近6个月内同类设备维修案例，配备专业维修人员和维修工具，能满足公司维修时效要求。

信誉要求：无不良商业信用记录，近1年内无重大维修质量投诉、安全事故记录，可提供合作客户的信誉证明。

服务要求：明确维修响应时效、维修质保期、售后服务流程，承诺使用原厂或合格配件，提供清晰的维修价格清单。

第七条服务商准入流程

信息收集：运维部通过行业推荐、公开招标、自主寻访等方式收集服务商信息，建立《第三方维修服务商信息库》，记录服务商资质、报价、案例等信息。

资质审核：行政部联合法务部审核服务商提交的营业执照、资质证书、人员资格证等材料，核实材料真实性，剔除不符合准入条件的服务商。

实地考察：对拟合作的核心设备维修服务商（如电梯、消防设施），运维部组织实地考察，评估服务商的办公场地、维修设备、技术团队能力，形成《服务商考察报告》。

合作洽谈：运维部、财务部与通过审核的服务商洽谈维修价格、响应时效、质保期等核心条款，确定合作框架，报管理层审批。

准入备案：审批通过后，与服务商签订《设备维修合作协议》，行政部将服务商信息、协议文本建档备案，纳入合格服务商名录。

第八条服务商分级管理

核心服务商：针对电梯、消防设施、中央空调等核心设备，筛选1-2家具备原厂资质、服务能力强的服务商作为核心服务商，签订年度合作协议，享受优先合作、价格优惠等权益。

常规服务商：针对打印机、电脑、门禁等常规设备，筛选3-5家服务商作为常规服务商，建立比价