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2026年共享办公空间运营公司发票管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司发票管理行为，防范发票管理风险，确保发票开具、取得、保管、传递、归档全流程合法合规，保障公司税收权益，降低税务风险，结合共享办公空间运营（含租户租金收取、场地租赁支出、设备维保采购、多站点运营等）业务特点，依据《中华人民共和国发票管理办法》《增值税专用发票使用规定》《中华人民共和国税收征收管理法》等相关法律法规及公司财务管理制度，制定本制度。

第二条定义界定

本制度所称“发票”，是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证，包括增值税专用发票、增值税普通发票（电子发票、纸质发票）、定额发票、通用机打发票等法定合规票据；本制度所称“发票管理”，是指公司针对发票申领、保管、开具、取得、认证、传递、归档、作废、红冲等全环节实施的管控措施。

第三条适用范围

本制度适用于公司及旗下各共享办公空间站点、全资/控股子公司的所有发票管理活动；公司财务部、运营部、行政部、各站点运营岗等涉及发票开具、取得、传递的部门及人员，均须严格遵守本制度规定。

第四条基本原则

（一）合法合规原则：发票管理全流程严格遵守国家税收法律法规、发票管理相关规定，确保发票开具、取得、使用行为符合税务机关监管要求；

（二）全流程管控原则：覆盖发票从申领到归档的全生命周期，针对共享办公多站点、多租户、多支出类型的特点，无管理盲区；

（三）权责分离原则：发票开具岗与审核岗分离、发票保管岗与使用岗分离、进项发票认证岗与报销审核岗分离，严禁一人包办发票管理全流程；

（四）风险防控原则：重点防范虚开发票、发票丢失、不合规发票入账、电子发票重复报销等风险，保障公司税务安全；

（五）效率适配原则：在保障合规的前提下，简化多租户发票开具、多站点发票传递流程，适配共享办公行业高频次、多笔数的发票管理需求；

（六）真实完整原则：发票开具、取得须与实际经营业务相符，票面信息真实、完整、准确，确保“资金流、发票流、业务流”三流一致。

第五条归口管理

公司财务部是发票管理的归口管理部门，负责发票的申领、保管、开具审核、认证抵扣、归档管理，制定发票管理操作细则，开展发票管理培训及监督检查；各共享办公站点设置发票对接岗（由站点财务对接岗兼任），负责收集租户开票需求、传递开票资料、交付已开具发票，各业务部门指定专人负责本部门成本费用类发票的收集、初审及传递工作。

第二章发票申领与保管

第六条发票申领流程

（一）发票申领由财务部指定专人负责，申领前须填写《发票申领申请表》，注明申领发票种类、数量、申领理由，经财务负责人审核批准后，向主管税务机关办理申领手续；

（二）申领数量结合公司经营实际（如租户开票需求、月度业务量）确定，原则上单次申领增值税专用发票不超过公司核定的最高持票量，增值税普通发票不超过1个月的使用量；

（三）发票申领后，领票人须当场核对发票代码、号码、数量是否与申领信息一致，检查发票票面是否清晰、无破损、无缺联，确认无误后签字确认，方可带回公司。

第七条发票保管要求

（一）空白发票须存放于财务部专用保险柜中，由专人保管，保险柜钥匙与密码分离保管，保管人须每日核对空白发票库存，确保账实相符；

（二）建立《空白发票管理台账》，详细登记发票种类、代码、起始号码、终止号码、申领日期、保管人、领用日期、领用部门/人员、领用数量等信息，做到领用有记录、核销有凭证；

（三）空白发票不得转借、转让、代开，不得擅自携带空白发票外出，确因经营需要（如上门为租户开具发票）携带的，须填写《空白发票外出使用申请》，经财务负责人审批，注明携带发票种类、数量、使用范围，返回后当日核销；

（四）发票保管人发生岗位变动的，须办理空白发票、发票管理台账、保险柜钥匙/密码的交接手续，由财务负责人监交，交接双方签字确认，确保交接无遗漏。

第八条发票安全管控

（一）存放发票的保险柜须设置双重密码，定期更换，存放区域安装监控设备，确保发票存储安全；

（二）如发生空白发票丢失、被盗情形，保管人须立即向财务负责人报告，在24小时内上报主管税务机关，并按税务机关要求刊登遗失声明，配合税务机关调查处理；

（三）禁止在空白发票上预先加盖发票专用章，发票专用章由财务部指定专人保管，与空白发票分离存放，使用时须经审核批准。

第三章发票开具

第九条发票开具范围

公司仅针对实际发生的经营业务开具发票，具体包括：向租户收取的工位租金、场地租赁费、配套服务费（打印、保洁、会议服务、网络服务等）、押金违约金收入、资产处置收入等；严禁为未发生的业务开具发票，严禁为非本公司经营业务开具发票。

第十条发票开具要求

（一）票面信息要求：发票抬头、税号、地址电话、开户行及账号等信息须与租户提供的开票信息一致，商品和服务税收分类