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2026年共享办公空间运营公司会员退租清算管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司旗下共享办公空间会员退租清算全流程管理，明确退租申请、场地验收、费用清算、押金退还等环节的操作标准与责任边界，保障公司与会员的合法权益，避免因退租清算不规范引发纠纷，结合共享办公空间租赁业态特点（含开放式工位、独立办公区、整层办公区等租赁类型），依据《中华人民共和国民法典》《消费者权益保护法》等法律法规及公司租赁管理相关规定，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司旗下所有共享办公空间内签订租赁合同的各类会员（个人会员、企业会员）退租清算工作，涵盖正常退租、提前退租、违约退租等所有退租类型；参与退租清算的会员服务部、财务部、运维部、行政部及相关经办人员均需严格遵守本制度。

第三条核心定义

会员退租：指会员在租赁合同期限届满或提前终止租赁关系时，向公司提出终止租赁申请，完成场地交接、费用清算、押金退还的全流程行为。

正常退租：指会员在租赁合同约定期限届满，且无违约行为、无费用拖欠、场地及设施无损坏的前提下提出的退租申请。

提前退租：指会员在租赁合同期限届满前，因自身原因提出退租申请，且按合同约定提前通知公司、承担相应违约责任的退租行为。

违约退租：指会员未按合同约定提前通知、拖欠费用、损坏场地设施或违反租赁合同核心条款，导致租赁合同提前终止的退租行为。

退租清算：指会员提出退租申请后，公司对租赁期内租金、物业费、水电能耗费、增值服务费、设施损坏赔偿费等所有应收应付费用进行核对、核算、结清的行为。

第四条管理原则

公平公正原则：严格按照租赁合同约定及本制度标准开展清算工作，兼顾公司与会员合法权益，不偏袒任何一方，费用核算有据可查、标准统一。

及时高效原则：明确退租清算各环节时效要求，避免清算流程冗长导致会员投诉或公司权益受损，正常退租清算需在会员提报申请后7个工作日内完成。

有据可查原则：所有清算数据、验收记录、费用凭证均需留存归档，清算过程全程留痕，确保每一笔费用核算、每一项验收结果都有书面依据。

合规合法原则：清算工作需符合国家相关法律法规及租赁合同约定，押金退还、违约金收取、费用核算等行为均需具备合法依据，禁止乱收费、无故克扣押金。

服务优先原则：在合规清算的前提下，为会员提供清晰、便捷的退租指引，耐心解答会员疑问，提升退租清算环节的服务体验。

第五条管理职责

会员服务部：作为退租清算牵头部门，负责接收会员退租申请、核实会员租赁信息、组织场地验收、制作清算单、与会员沟通清算事宜，跟踪清算全流程进度。

财务部：负责核对会员租赁期内费用缴纳情况、核算应收应付金额、办理费用收取/押金退还手续、留存财务凭证，确保资金结算准确合规。

运维部：负责对退租场地的设施设备（办公家具、照明、空调、网络、门禁等）进行验收，核实设施损坏情况及维修/赔偿金额，出具场地验收报告。

行政部：负责清理退租场地内遗留物品、核实场地清洁状况，对需清洁或复原的场地安排保洁处理，核算相应清洁/复原费用。

清算经办人：专职负责退租清算具体操作，包括整理会员租赁档案、核对费用明细、填写清算单、跟进会员确认及费用结清事宜，确保清算流程有序推进。

第二章退租申请与审核

第六条退租申请条件

正常退租：会员需在租赁合同届满前15个工作日提出退租申请，且租赁期内无拖欠费用、无违反租赁合同约定的行为。

提前退租：会员需至少提前30个工作日向公司提交书面退租申请，说明退租原因，并同意按租赁合同约定承担相应违约责任（如支付违约金）。

违约退租：若会员存在拖欠费用超15天、擅自转租、损坏场地设施拒不赔偿等违约行为，公司可主动提出终止租赁合同，通知会员办理退租清算手续。

第七条申请材料要求

通用材料：会员需填写《共享办公空间会员退租申请表》，注明退租类型、退租日期、联系方式等信息；企业会员需加盖企业公章，个人会员需签字确认。

补充材料：正常退租需附租赁合同原件、押金收据原件；提前退租需额外附退租情况说明；违约退租由公司提供会员违约证明材料。

第八条申请审核流程

初审：会员服务部收到退租申请后1个工作日内完成初审，核实会员租赁信息（租赁区域、租赁期限、押金金额、已缴费用等），确认申请材料是否齐全，材料不全的需一次性告知会员补充。

复审：初审通过后，会员服务部在2个工作日内将申请材料及会员租赁档案移交财务部，财务部核对费用缴纳情况，出具费用核对清单，完成复审。

审批：复审通过后，由会员服务部负责人审批退租申请，正常退租可直接审批，提前退租需核实违约金标准，违约退租需附违约核实材料后审批，审批时效不超过1个工作日。

第三章清算内容与标准

第九条租金清算标准

正常退租：租金结算至租赁合同届满当日，若会员实际退场日期早于合同届满日，已预缴的剩余租金全额退还；若实际退场日期晚于