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2026年共享办公空间运营公司法律档案管理制度

第一章总则

第一条为规范公司法律档案的收集、整理、保管、借阅、销毁等全流程管理，保障法律档案的完整性、安全性和可追溯性，防范法律风险，维护公司及入驻企业的合法权益，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国民法典》《个人信息保护法》等相关法律法规，结合共享办公空间运营“合同类型多、合规要求高、隐私保护严”的行业特性及公司实际运营需求，制定本制度。

第二条本制度所称法律档案，是指公司在运营过程中形成的、具有法律约束力或法律参考价值的各类文件资料，涵盖合同协议、合规证明、纠纷处理记录、政务对接文件、知识产权凭证等，包括纸质档案和电子档案两种形式。

第三条本制度适用于公司全体部门及员工，涉及法律档案收集、整理、保管、使用的所有人员均需严格遵守本制度规定，确保法律档案管理合法合规、有序高效。

第四条法律档案管理遵循“全程留痕、分类管理、安全保密、按需使用、到期处置”的核心原则：档案形成至销毁全流程记录可追溯，按业务类型分类归档，严格保护档案中的隐私和商业信息，仅为合法合规目的使用档案，按规定期限保管并依规处置到期档案。

第五条法务部为公司法律档案管理的归口部门，负责制定档案管理细则、组织档案培训、监督档案管理流程执行、审核档案销毁/移交申请；各业务部门指定专人担任档案专员，负责本部门法律档案的收集、初步整理及移交；行政部配合法务部做好档案物理存储环境的管理。

第六条公司将法律档案管理合规性纳入部门年度考核范围，每季度开展一次档案管理专项检查，重点核查档案收集完整性、保管安全性、借阅规范性，确保法律档案管理贴合共享办公运营的法律风险防控需求。

第二章法律档案分类与归档范围

第七条结合共享办公空间运营业务特点，法律档案按以下类别划分，明确各类档案的归档范围，确保无遗漏、无冗余：

合同协议类：包括办公空间租赁合同（开放工位、独立办公室、整层租赁）、会议室/配套设施使用协议、物业服务协议、设备采购合同、商务合作协议、入驻企业保密协议等，涵盖合同正本、副本、补充协议、签约过程中的沟通记录；

合规证明类：包括消防验收合格证明、市场监管备案文件、税务登记凭证、公共场所卫生许可证、特种设备使用登记证等，及各类合规文件的年度审核记录；

纠纷处理类：包括入驻企业投诉处理记录、客户争议调解文件、仲裁申请书/裁决书、诉讼起诉状/判决书、和解协议等，及纠纷处理过程中的证据材料；

政务对接类：包括与市场监管、消防、税务、住建等部门的往来函件、检查整改通知、合规自查报告、政策解读文件等；

知识产权类：包括公司商标注册证、著作权登记凭证、品牌使用授权文件、侵权投诉/处理记录等；

资质证照类：包括公司营业执照、经营许可证、行业备案证明等，及证照的变更、延续、年检记录；

其他法律档案：包括员工劳动合同（涉及保密、竞业限制部分）、法律意见书、合规培训记录、入驻企业隐私信息授权文件等。

第八条归档范围补充要求：所有涉及资金往来、权利义务划分、合规承诺的文件均需纳入法律档案管理；共享办公空间运营中与入驻企业相关的重要沟通记录（如租金调整通知、设施维修承诺），经双方确认后也需归档。

第三章法律档案收集与整理

第九条档案收集责任及时限：

合同协议类档案：由业务对接人在合同签订生效后3个工作日内收集，确保合同文本完整（无缺页、无涂改），并附签约方资质证明（营业执照、授权委托书）；

合规证明类档案：由行政部专员在文件取得或审核完成后1个工作日内收集，确保文件在有效期内，附审核人员签字确认；

纠纷处理类档案：由法务部专员在纠纷处理结束后5个工作日内收集，确保证据材料完整、处理结果明确；

政务对接类档案：由行政部专员在收到文件或完成对接后2个工作日内收集，附对接人员、时间、事项说明；

所有法律档案收集后，需在1个工作日内移交至法务部档案管理员，不得由业务人员私自留存。

第十条档案整理规范：

纸质档案整理：按“类别-年份-项目编号”编制档案编号，如“合同类-2026-租赁001”；逐份核对文件完整性，去除金属装订物，采用无酸纸档案袋封装，袋面标注档案名称、编号、形成时间、保管期限；

电子档案整理：扫描纸质档案形成PDF格式电子档，命名规则与纸质档案一致，添加数字水印；电子档案按类别建立文件夹层级，存储至公司加密服务器，禁止存储至个人设备；

档案著录：为每份档案建立著录信息，包括档案名称、编号、形成部门、形成时间、保管期限、密级、经办人等，录入公司档案管理系统，确保可快速检索。

第十一条档案预归档审核：法务部档案管理员接收档案后，3个工作日内完成审核，对文件缺失、编号错误、著录不全的，退回原收集部门补充完善，审核通过后正式归档。

第四章法律档案保管与存储

第十二条纸质档案保管要求：

存储环境：档案库房需独立设置