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2026年共享办公空间运营公司会员费应收账款管理制度

第一章总则

第一条为规范公司会员费应收账款管理，保障公司资金回笼效率，降低坏账风险，提升资金使用效益，结合共享办公空间“会员类型多样、缴费周期灵活、跨站点消费频繁”的运营特性，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《中华人民共和国民法典》（合同编）等相关法律法规及公司财务管理制度，制定本制度。

第二条本制度所称会员费应收账款，是指公司向办理共享办公会员服务的客户收取的、已确认收入但尚未实际到账的费用，包括基础会员费、增值服务会员费、长期包年会员费、跨站点通用会员费等各类会员服务相关应收款项。

第三条本制度适用于公司财务部、运营部、各共享办公站点及所有涉及会员费收取、核对、催收的人员；外包合作的会员服务机构相关应收账款管理参照本制度执行。

第四条会员费应收账款管理遵循“权责明确、实时监控、风险可控、高效催收、账实相符”核心原则：明确各部门及岗位应收账款管理职责，避免推诿扯皮；建立应收账款实时监控机制，及时掌握款项回款状态；通过信用评估、预警管控等手段降低坏账风险；制定分级催收流程，提升回款效率；确保应收账款账面数据与实际欠款情况一致。

第五条公司建立“财务部归口管理、运营部协同配合、站点专人负责”的应收账款管理体系：财务部负责应收账款核算、台账管理、回款监督、坏账核销；运营部负责会员合同审核、信用评估、对账确认、逾期催收；各站点指定运营专员负责本站点会员费催收及信息反馈；财务负责人统筹应收账款全流程管理，审批重大催收方案及坏账核销事项。

第六条公司将会员费应收账款回款率、逾期率、坏账率纳入相关部门绩效考核体系，考核结果与部门绩效奖金、员工评优晋升挂钩，确保应收账款管理责任落实到位。

第二章管理职责划分

第七条财务部应收账款管理核心职责：

核算管理：按会员类型、缴费周期、所属站点精准核算会员费应收账款，确保收入确认与应收款项记录准确，做到账证相符、账账相符；

台账管理：建立《会员费应收账款台账》，实时更新会员基本信息、欠款金额、欠款期限、催收进度、回款状态等内容，每月核对台账数据与财务账面数据；

回款监督：每日监控会员费回款到账情况，核对银行到账流水与应收账款台账，及时核销已回款项目，对未按时回款的款项向运营部发出催收提醒；

风险分析：每月编制《会员费应收账款分析报告》，分析逾期账款占比、坏账风险等级、回款周期等指标，提出风险防控建议；

坏账管理：按规定计提坏账准备，审核坏账认定材料，办理坏账核销手续，跟踪已核销坏账的后续回款情况；

数据对接：与运营部、各站点共享应收账款数据，配合完成会员对账工作，提供准确的应收款项明细。

第八条运营部应收账款管理核心职责：

合同管理：审核会员服务合同中缴费金额、缴费周期、逾期违约责任等条款，确保合同条款清晰、合规，为应收账款催收提供依据；

信用评估：建立会员信用评估体系，根据会员合作时长、历史回款记录、企业经营状况等维度划分信用等级，制定差异化的信用政策；

对账确认：每月与会员核对当期应付会员费金额、缴费期限，确认对账结果并留存书面或电子确认凭证，及时反馈异常情况至财务部；

催收执行：按照本制度规定的催收流程开展逾期账款催收工作，记录催收过程及结果，每月向财务部提交《催收进度报告》；

客户沟通：妥善处理会员关于缴费金额、缴费方式的咨询与异议，维护客户关系，避免因沟通不当导致回款受阻；

信息更新：及时将会员信息变更（如联系方式、缴费账户、会员等级调整）告知财务部，确保应收账款台账信息准确。

第九条各站点运营专员应收账款管理职责：

日常提醒：在会员费缴费截止日前3个工作日，通过短信、微信、电话等方式提醒会员按时缴费；

现场催收：对本站点逾期未缴费的会员进行现场沟通催收，了解逾期原因，记录会员还款计划；

信息反馈：及时将会员逾期原因、还款意愿、还款计划等信息反馈至运营部及财务部；

资料收集：协助运营部收集会员逾期相关证明材料，配合开展法律催收所需的证据整理工作。

第十条财务负责人应收账款管理职责：

统筹管理：制定应收账款管理年度计划，监督财务部、运营部履行应收账款管理职责；

审批决策：审批会员信用等级调整、大额逾期账款催收方案、坏账核销申请等事项；

风险管控：定期召开应收账款风险分析会议，研判重大逾期账款风险，制定应对措施；

制度优化：根据应收账款管理实际情况及法律法规变化，及时修订完善本制度，提升管理有效性。

第三章会员费应收账款全流程管理

第十一条事前管理（合同签订及信用评估）：

会员服务合同签订前，运营部需对新会员开展信用评估，对信用等级为C级及以下的会员，要求一次性缴纳当期会员费或缴纳保证金，不给予信用账期；

合同中需明确约定：会员费缴费截止日期、逾期缴费的违约金计算方式（违约金比例不超过法律法规规定上限）