采购需求申请及审批标准化表单.docVIP

采购需求申请及审批标准化表单工具说明

一、适用范围与应用场景

本标准化表单工具适用于企业、事业单位及各类组织内部因日常运营、项目执行、设备维护等产生的采购需求申请与审批管理，具体场景包括但不限于：

日常办公物资采购：如文具耗材、办公设备配件、清洁用品等常规性物料补充；

项目专项采购：如研发项目所需原材料、测试设备、工程服务项目中的材料采购；

零星维修与维护采购：如办公设备维修、场地设施维护所需的服务或配件采购；

非生产性物料采购：如员工培训所需物资、活动物料、宣传品制作等。

通过标准化表单，可规范采购需求提报流程，明确审批职责，保证采购行为合规、高效，同时为采购预算编制与执行提供数据支撑。

二、标准化操作流程

（一）需求发起与表单填写

发起人：由采购需求部门的具体经办人（如部门助理、项目负责人）发起申请，登录内部管理系统或填写纸质版《采购需求申请表》。

填写要求：

准确填写“申请编号”（按年度+部门+流水号规则编制，如2024-采购-001）、“申请日期”；

明确“需求部门”“申请人”信息（姓名以代替，如“张”），并填写“联系方式”；

详细描述“采购物品/服务名称”“规格型号”“单位”“数量”，其中规格型号需满足使用需求（如“笔记本电脑：i5处理器、16G内存、512G固态硬盘”）；

填写“预估单价”与“预估总价”，总价需经需求部门负责人初步审核；

说明“采购用途”（如“用于项目研发办公”“替换报废打印机”等），并相关附件（如需求说明、技术参数表、市场初步报价单等，附件名称需清晰可辨识）。

（二）部门初审

审核人：需求部门负责人（如“李*”）对采购需求的必要性、合理性及预算初步匹配性进行审核。

审核重点：

采购需求是否符合部门年度工作计划或项目进度安排；

物品规格、数量是否满足实际工作需求，是否存在过度采购；

预估总价是否在部门预算额度内，若超预算需注明“需追加预算”并说明原因。

结果处理：审核通过后，在“部门负责人意见”栏签字确认并填写日期；若不通过，需注明退回原因（如“需求描述不清晰”“预算超支未说明”），退回申请人修改后重新提交。

（三）财务审核

审核人：财务部门指定审核人员（如“王*”）。

审核重点：

预估总价与部门预算余额、项目预算的匹配度，确认资金来源（如“年度办公经费”“项目专项预算”）；

采购类别是否符合财务制度规定（如是否属于“三公”经费范围，是否需履行采购程序）；

附件中的报价单、合同草案（若已有）等财务合规性文件是否齐全。

结果处理：审核通过后，在“财务审核意见”栏签字确认；若存在预算不足或财务合规性问题，标注“建议调整预算”“需补充采购方式说明”等意见，反馈至需求部门补充材料。

（四）采购部门复核

复核人：采购部门负责人或指定专员（如“赵*”）。

复核重点：

采购物品/服务的品类、技术参数是否符合公司采购目录及标准化要求；

根据采购金额、品类确定采购方式（如“公开招标”“询比价”“单一来源采购”等），并检查采购方式选择的合理性；

若为重复采购，核对历史采购价格及供应商履约情况，避免价格虚高。

结果处理：复核通过后，在“采购复核意见”栏签字确认，并明确采购执行时限；若需调整采购参数或方式，与需求部门沟通后修改表单内容。

（五）管理层审批

审批人：根据采购金额及重要性分级审批（示例）：

金额≤5000元：部门负责人+采购部门负责人双签即可；

5000元＜金额≤20000元：需分管副总（如“刘*”）审批；

金额＞20000元：需总经理（如“陈*”）最终审批。

审批重点：

采购事项是否符合公司战略目标或年度重点工作；

大额采购的经济性、必要性及风险控制措施。

结果处理：审批通过后，在“管理层审批意见”栏签字确认；若未通过，注明“暂不采购”“需重新论证”等意见，终止流程并通知申请人。

（六）结果反馈与执行

采购执行：审批通过后，采购部门根据表单信息启动采购流程，签订合同、下单采购，并在完成后将执行结果（如供应商名称、合同号、实际成交金额）反馈至需求部门。

归档管理：纸质表单由采购部门统一归档，电子表单同步至管理系统，保存期限不少于3年，便于后续审计与查询。

三、采购需求申请表（模板）

基本信息

内容

申请编号

（由系统自动或按规则填写，如2024-采购-001）

申请日期

年月日

需求部门

申请人

*（姓名）

联系方式

（内部分机号/企业邮箱）

采购需求明细

序号

物品/服务名称

1

2

采购用途说明

（请详细描述采购原因、使用场景及预期目标，如“用于新入职员工办公配置”）

附件清单

（请勾选并注明附件名称，如□技术参数表□市场报价单3份□项目立项批复）

审批流程

审核环节

审核人/审批人

部门负责人审核

*（姓名）

财务审核

*（姓名）

采购部门复核

*（姓名）

管理层审批（分级）

*（姓名/职务）

备