文书档案业务标准规范（华夏建龙）.docVIP

北京华夏建龙矿业科技有限公司 制度编号： 制度页数：共18页 文书档案业务标准规范 编 制 人：杨　明 审 核 人：金　伟 批 准 人：苑占永 主办单位：人事行政部 发布日期：2011年2月15 日 生效日期：2011年2月15日 第一章 总 则 第一条 第二条 1、法人治理结构资料：企业注册登记、办理注册审批以及《营业执照》、《资质证书》；董事会、股东会、监事会议案、决议、会议记录；企业在组建、改制、重组、重构、购并过程中形成的法律文件；公司章程、股权变更、对外投资等形成的资料； 2、会议文件：人力资源大会、管理年会、年中大会、年度总结大会；外部重要会议资料、专业资料；各部门召开的专业会议、现场会的重要发言稿、经验交流资料； 3、本公司机构成立、合并、重组、重构、撤销文件和组织机构定员资料； 4、矿业公司和子公司印发的决定、规定、指示、领导批示等文件资料（总部保留控股公司重要文件资料）； 5、本公司编制和汇总的年度和年度以上的统计报表；年度以上的计划、预算；年度以上的工作总结、报告； 6、专题市场调研报告、重点企业跟踪分析报告；有查考利用价值的合同、协议； 7、本公司所管辖员工录用、转正、定级、奖励、处分、调资、退职、退休、抚恤、死亡等文件资料； 8、审计立案案卷资料； 9、重大经济损失、造成重大影响的特大事故和重大职工死亡事故形成的文件资料； 10、国际贸易活动形成的文件资料：中外合资、合作项目的谈判、签约、合同执行方面的文件资料，包括协议、验资证明，注册批准书等；办理外汇贷款及担保业务方面形成的文件资料； 11、清产核资、资产评估形成的文件资料； 12、法律咨询、合同文本以及合同执行情况、发生的经济纠纷、诉讼等形成的文件； 13、房地产管理资料：上级批准文件、与地方政府签订的协议，购地、拆迁、补偿文件 ；地籍图，规划许可证及消防资料；土地使用证、房产证； 14、本公司印信启用、大事记；财产、设备、档案等交接凭证； 15、企业贯标认证形成的文件资料：管理手册、程序文件；本公司年度制度汇编；企业管理的相关资料。 第四条 文书档案归档责任划分和归档时间 1、公司出台的红头文件、会议纪要等文件资料，由华夏建龙人事行政部和各子公司行政管理部门专人负责收集、整理，在办理完毕后的第二年二季度归档； 2、各单位直接对外联系形成的往来文件、年度报表、总结等属于归档范围的文件资料，由形成部门兼职档案人员或特定专人收集，在办理完毕后的第二年二季度归档； 3、各种会议资料、重大活动文件资料由会议主办部门、活动组织承办单位的兼职档案人员或特定专人负责收集、整理，在会议结束后10个工作日内归档； 4、审计案卷、纪检监察、违纪案件调查处理资料由审计部门兼职档案员或专人负责立卷、整理，法律合同文本由法务人员收集、整理 ，，于第二年二季度归档； 5、征地资料于征地工作结束10个工作日内、。由经办人向本公司档案人员移交归档； 6、变更、修改、补充的文件资料：公司内部机构变动和职工调动、离岗等留在部门或个人手中的文件资料，公司产权变动过程中形成的文件资料，应归档的零散文件资料及其它临时活动中形成的文件资料应随时向本公司档案人员归档。 第二章 文书档案的整理 第五条 整理定义 第六条 原则 1、、第七条 第八条 第九条 第十条 第十一条 第十二条 第十三条 第十四条 附表1：归档范围和保管期限 文书档案归档范围和保管期限表 一、行政管理 序号 基 本 范 围 保管期限 1 行政事务 　 1.1 上级颁发的本企业应执行的有关文件 长期 1.2 上级领导视察本企业的题词、指示、讲话资料 永久 1.3 本企业行政工作计划、总结等 长期 1.4 本企业经理办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等 永久 1.5 本企业制发的行政决定、通报和签订的行政协议、合同 长期 1.6 工商行政管理方面的资料 长期 1.7 本企业的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模等方面的文件资料 永久 1.8 本企业文秘、机要、保密、信访等方面的文件资料 长期 1.9 本企业编史修志方面的文件资料 永久 1.1 本企业其他行政事务方面形成的资料 　 1.10.1 重要的 长期 1.10.2 一般的 短期 2 安全保卫工作 　 2.1 上级颁发的本企业应贯彻执行的有关文件 短期 2.2 本企业安全保卫的计划、总结、报告、请示与批复、决定、办法、通知、报表等 长期 2.3 对本企业及职工在安全保卫工作方面的奖惩资料及统计报表 长期 2.4 武装保卫人员名单及有关机构设置、干部任免文件 长期 2.5 法律及公证事务中形成的文件资料 永久 3 审计工作　 　 3.1 上级颁发的本