对会计电子档案管理的探讨.pdfVIP

第五部分档案管理工作 对会计电子档案管理的探讨 曹彩娟 内容摘要本文对会计电子档案管理工作进行了深入探讨， 阐述了会计电子档案的内容、特征及针对这一特征应采取的管理 原则和管理要求。 随着信息化的快速发展，档案工作已逐步实现现代化管理，出 现了电子档案，也就出现了会计电子档案。会计电子档案是指以 磁性介质形式储存的会计核算的专业材料，是记录和反映经济业 务的重要历史资料和证据。它包括电子凭证、电子账簿、电子报 表、其他电子会计核算资料等。其他电子会计核算资料属于经济 业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关，是由会计部门负责办 理的有关电子数据资料，如电子经济合同、电子财务数据统计资 料、电子财务清查汇总资料、核定资金定额的电子数据资料、会计 电子档案移交清册、会计电子档案保管清册、会计电子档案销毁清 册等。实行会计电算化的单位存贮在磁性介质上的会计数据、程 序文件及其他会计核算资料均应视同为会计档案一并管理。 一、会计电子档案的特征 (一)会计电子档案容易受外部环境的影响 会计电子档案必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案 的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示，所以会计电子 档案的储存对周围环境要求苛刻。会计电子档案的载体材料是磁 性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有 ．．．—．507．．—— 第六次华北地区档案学会学术讨论会论文集 易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复 等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、 磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性 氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极 易受外部磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信 息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。 目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及 一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料 不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子档案的载体材料的这 些特点，决定了会计电子档案容易受外部环境的影响。如果不在 数据安全方面加强管理，则数据丢失和毁损的可能性较手工纸质 会计系统会大大提高。 (--)会计电子档案缺乏直观可视性 纸质会计档案具有直观可视性，而存储：盔磁性介质上的会计 电子档案必须在计算机硬件和软件环境中才能可视。数字化的特 征使会计电子档案缺乏直观可视性，导致使用者必须通过电脑才 能查阅会计电子档案。 (三)会计电子档案具有较高的技术性 电子计算机软硬件技术的不断更新换代，会计电子档案形成 时依赖于技术性文件，技术性支件主要是指与会计电子档案的设 计和使用密切相关的技术性文件，解释会计电子档案的设计和运 行情况。技术性文件主要分为开发性技术文件和使用性技术文 件。开发性技术文件主要描述会计电子档案系统开发过程中的各 种设计情况。而使用性技术文件主要用来指导用户对会计电子档 案系统如何进行操作和利用。 (四)会计电子档案的控制具有复杂性 一般来说，信息化程度越高，采用的程序化控制要求也越强。 目前我国常用的程序化控制有计算机软件控制、输人数据的机内 ．．．——508．．．—— 第五部分档案管理工作 检验等。会计电子档案系统控制技术的复杂性表现在系统人工控 制与各类程序化控制相结合。 (五)会计电子档案管理非常容易泄密 从电子数据的数据结构来看，电子数据具有数据高度集中性， 因而非常容易泄密。传统会计实行纸质档案管理，在网络时代，新 型磁性介质档案管理与纸质档案管理并行，成为新的管理方式。 电子数据是以数字编码的形式存储在各种磁性介质上的，而磁性 介质体积小但存储容量很大，因此电子数据资料非常容易泄密，并 且泄密的危害性大、范围广。 二、会计电子档案的管理原则 (一)会计电子档案的整理一般采用“三统一”的原则 即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类 按各卷顺序编制电子档案顺序号。电子档案顺序号应包含尽可能 多的信息特征，具有规范性、通用性和合理性。此外，电子档案顺 序号的容量应具有超前性，能满