高职院校学籍档案优化整合模式探索研究.pdfVIP

源 共 享 口 江西建设职业技术学院 杨慧卿 肖 婷 摘 要 在分析影响学籍档案查全率和查准率因素的基础上，确定学籍档案整合要素。通过设计个性化著录模版完成电子学籍 信息批量导入和全文数字化处理与提取全文等方式构建学籍档案信息资源集成体系。 关键词 学籍档案 优化整合 档案管理系统 中图分类号 G271 文献标识码 A 学籍档案作为学生从入校到毕业离校期间形成的反映学生个人 息字段的学籍档案，查询的有效方法是以 学“生姓名”关键词作为检 基本情况和在校学习经历的真实记录，是学生学历认证的重要依据 ， 索条件，但通过这种方式检索利用时，会出现同名同姓及包含检索字 也是高校档案利用的重要内容之一。由于高职类院校办学层次几经 段信息的相关档案均被检索出来，造成检索结果的多重性。而以 “身 变迁，生源类别比较复杂，既有中专、大专、自考本科、成人专科学历 份证号码”关键词进行检索才能快速准确定位到学生的学籍档案，确 层次生源，且学制上又分两年至五年不等，在查询利用时，录取信息和 保一次性查准，因此完善学生个人信息的著录是提高学籍档案查准 毕业证编号等学籍档案需在确定生源类别及学历层次的基础上才能 率的有效手段。 顺利进行，因此学籍档案信息资源建设与管理应该以利用需求为导 二、影响学籍档案查全率和查准率的因素 向进行规划，以优化整合理念构建完善的学籍档案资源体系，实现纸 档案价值的体现在于高效检索查询和便捷的综合利用服务。在 质学籍档案与网络环境下电子学籍信息的科学管理与有效开发利 实际工作中我们发现制约学籍档案利用因素有以下几方面： 用，达到学生档案信息全方位集成管理和综合信息快速检索定位的 第一，依照高校档案分类体系，学籍档案中招生录取名册 、学籍 高效利用 目的。 卡、毕业证编号名册、毕业生行政发文等档案分别归属于教学二级类 一 、 学籍档案优化整合模式 目下的招生工作、学籍管理、毕业生工作等类别，而学生奖惩材料则 1．以实现学籍档案查全率 目标进行优化整合。学籍档案的高效利 归属党群类档案，电子毕业证照片归属声像类档案，对于学籍档案来 用首先商刻呆证其查全率。学籍档案的查全率是指以“学生姓名”或具 说这种分散的归档分类体系既不利于其管理建设，也带来检索范同 备唯一性的“身份证号码”字段信息作为检索条件，达到一次胜检索到 盲 目扩大或缩小的随意I生，从而造成检索速度变缓或检索不全。实践 学生从人校到毕业离校期间形成的反映学生个人基本情况和在校学 检验证明，在检索条件不变的前提下，检索范围与检索速度成反比 习经历的所有真实记录档案，实现一站式检索和多项利用 目的。 因此建立独立的学籍档案资源库是实现学籍档案查全率的基础 ，同 2．以实现学籍档案查准率 目的进行优化整合。在实现学籍档案 时有利于提高学籍档案检索效率。 查全率的基础上保证其查准率。对于没有著录唯一识别学生个人信 第二，学籍档案 自身形成规律所带来的组卷方式及著求信息的 案馆网站上，提供服务利用，比如：博导信息数据库(非常适用外校学 业人员将其电子数据直接导人档案馆内部管理系统。后台提前设汁 生考研、考博)、职称查询数据库、科研成果数据库等，在考虑权限设 好开具证明的打印格式模版 ，支持姓名和学号检索，所以，只要输入 置范围内提供人名和关键词检索，为用户提供网上利用 。(3)设立 正确的人名或学号便可以直接开具证明。(3)学籍学历数据库：数据 咨询服务平台。在网站明显位置设立咨询留言板和服务信箱，档案馆 来源是教务处的管理系统。是通过数据转换而成，其中包括学生的出 设专门人员负责及时回复，同时还负责网上服务和网上学历认证核 生年月 、学历、学号、毕业证书号 、学位证书号等，也将开具证明模版 实，对需要文件材料的，在回复的同时，及时地回复加盖红章的纸质 化，同时还可以进行认证核实学历和学位。(4)学校文件数据库：按每 材料，确保核实真实。对一些特殊用户，可以临时给出权限，允许进入 年学校所发文件从 1号到年末的最后一号文件，按』顺序编排，学校存 后台数据库，查询和利用他所需要的档案，但是，这项是要经过审核 出文件的同时上传给档案馆系统，经过整理建库，町以达到关键词全 后才可以给的权限。 文检索。