提高档案管理工作效率的措施.pdfVIP

管理 创 新 2015年第7期I科技创新与应用 提高档案管理工作效率的措施 王 源 (哈尔滨牛家工业园区管理委员会，黑龙江 哈尔滨 150221) 摘 要：随着社会经济的快速发展，档案管理工作受到了更多专业人士的关注。档案管理使得很多的珍贵物品、文件等得到保存。 档案管理工作应该跟随社会发展的脚步不断地进行创新。档案管理工作的主要特点是机密性高、专业性强。各级管理单位都应该 对内部的档案管理工作高度重视。文章主要阐述了当前档案管理工作存在的主要问题及相应的措施。 ’ 关键词：档案管理工作；存在 问题；措施 虽然我国的档案管理工作起步比较早 ，但是在发展过程中还是 档案管理工作的效率，实现信息化档案管理。计算机在档案管理中 存在很多的问题，直接影响了档案管理的科学性和有效性。传统的 的应用，不仅使档案管理数字化，还提高了档案管理工作的检索能 档案管理工作仍然在一些单位中应用，十分不利于档案信息资源的 力，提高了档案管理工作人员的工作效率，延长了档案的保存时间。 整合和查询。总的来说，档案管理工作存在着认识不足、管理体制不 例如信息管理系统在档案管理中的应用 ，能够把电子文件妥善保 科学、档案管理设备落后，管理人员素质不高、整体规范性不够 ，档 管。档案管理部门应该积极地参与到信息档案管理中来，使信息技 案的利用率低等问题。下面我们就具体的对这些问题进行分析，希 术成为现代化档案管理的重要手段。 望能够对相关人员起到积极作用。 2．4做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平 1当前档案管理中存在的问题 档案管理工作主要是为部门人员服务的，作为档案管理人员应 目前我国档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下 ：(1) 该树立服务意识，不断地增强 自身的服务意识，把 “服务”作为工作 管理意识不强，档案利用率低：档案管理工作对各项工作的开展都 的出发点，在服务的过程中应该明确 自己的工作态度，提高服务的 具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为单位带来巨 质量。档案工作者的职业道德中就包含服务的好坏。档案管理人员 大的社会效益和经济效益。但是许多单位长期以来重 “藏”轻 “用”， 应该对档案的内容全面掌握 ，发挥好档案信息的作用 ，为部门人员 对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使单 服务 ，为社会主义建设服务 。 位员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够， 2．5提高档案工作人员专业技能和素质，充分调动档案管理人 档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。(2)档案管理制度不 员工作积极性 健：全档案管理不够规范。目前，在一些大的企事业单位或者是专业 人员是档案管理工作中的操作者，档案管理人员的素质直接影 的档案馆普遍存在管理不规范的问题。主要表现在：第一，档号不规 响到档案管理的发展。作为档案管理单位一方面应该控制好档案管 范；第二，案卷标题不规范；第三是大部分案卷缺少卷内目录；第四 理人才的引进，根据 自身发展的需要引进一些专业知识强、创新能 是组卷混乱现象比较严重。很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密 力高的人才，充实档案管理队伍 ，加强档案管理队伍建设。另一方 等制度不够健全，有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不 面，随着外界环境的不断变化，档案管理部门应该对人员进行继续 严。这样严重损害了档案的真实性和利用价值。(3)档案检索效率不 教育，这也是档案管理人员提高 自身素质的重要途径。档案管理人 高：档案检索方式有手工检索和计算机检索。在 目前，传统的手工检 员的作风建设不容忽视，只有责任心强、作风 良好的人员才能够对 索 占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工 档案管理工作的发展有利。通过大量的实践证明，档案管理人员的 作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求 “多” 好坏对档案管理工作的影响很大。作为一名档案管理人员，在 自身 不求 “精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越 专业知识的技术上通过培训、自学的方式不断地提高 自身的综合素 高。(4)档案硬件投入及经费不足：近年来，随