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娩企鲤家天地·理论版，∞。6，6 浅论行政机关会议秘书工作 符丽莉许康张成伟 摘要：任何会议，无论规模大小，都必须有全面、周密、有效的 参加，以便协调矛盾，作出决定。行政机关会议秘书在行政办公 组织工作和服务工作，这种会议组织工作的承办及会议其他服 会议的组织过程中的工作包括： 务工作，就是会议秘书工作。办文、办会、办事，是秘书人员必须 1．会议之前的准备 具备的三大工作能力。会议工作本身又包含了办文和办事，是 为使会议达到预想的效果，事前要做好充分的准备，仓促地 一项综合性很强的工作。对秘书人员的能力有很高的要求。 开会，不仅会拖长会议时间，而且还会影响会议的效果。 关键词：行政机关；会议；会议秘书工作 (1)议题安排。 中图分类号：脚3．7 文献标识码：A ①收集议题。 文章编号：CN43一1027，F(2006)6—062—02 办公会一般为工作例会，每周召开一次，各个单位根据工作 作者：湖南大学政治与公共管理学院；湖南，长沙，410082 性质的不同通常可安排在星期一或星期五，时间通常为半天。 由于是工作倒会，因此开会前，秘书人员应提早收集会议议题。 即秘书人员分别到各部门、各单位征询有无重要的工作事项或 一、会议的产生与发展 需要协调的问题提交办公会议进行研究讨论，以便顺利完成各 会议是随着近代社会生产力的发展而发展起来的。在漫长 项工作任务。 的奴隶社会和封建社会，奴隶主和封建统治阶级实行的是专制 ②整理拟定议题。 独裁制度，很少与臣民商议公务。即使封建君主偶尔召集文武 秘书人员在收集到各种议题以后，应该进行整理，通常称作 官员商议一些军政要事，也不称其为一种例行会议制度。待生 “梳辫子”。然后根据会议半天时间的安排，确定哪些问题可以 产力发展到近代资本主义阶段，为适应资本家组织、管理生产、 提交办公会议进行讨论研究、解决。这里需要注意的是一定要 产品的经营流通和利润分配的需要，作为内外联系的基本方式 将工作急迫或较重要的问题，且确属领导工作职权范围之内的 的会议就多起来了。反映到上层建筑领域，资产阶级要求民主、 议题提交办公会议。 自由，提出三权分立的国家制度，其议事机关——国会，其行政 ③向领导汇报，提供资料。 机关——内阁，都通过会议形式管理公务活动。在社会主义社 秘书人员在将议题内的问题确定以后，即可向领导汇报。并 会，会议活动极大地增多了，无产阶级的民主范围更广、程度也 提供议题讨论的先后顺序。领导在看到有关议题后，将通盘考 更高，它涉及政治、军事、经济、科技、文化教育和人民生活的各 虑，再确定议题。在领导确定议题以后，为了使领导对问题的解 个领域，会议与人民的民主权利紧密相连，已成为社会生活中必 决做到心中有数，秘书人员需要向领导提供有关议题的必要资 不可少的一种活动方式。 料，供领导决策时参考。 随着历史的发展，会议的内容不断丰富，功能不断完善，形 (2)发送会议通知。 式不断创新，今天我们所了解的会议，已是种类多、功能多、形式 议题确定后，秘书人员即可起草会议通知，或口头通知开 多的人类特有的活动方式。会议是重要的工作方法，也是社会 会。确定并通知开会对象，要把会议的议题内容、时间、地点、对 民主的表现之一。现代社会在某种意义上就是用会议来开展各 象和注意事项通知给有关单位和个人，以便有关人员早做好思 种工作的，许多决策也常常是以会议的方式作出的，会议的重要 考和准备。 性显而易见。公共部门的会议工作一般都是由机关来负责的，