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图书与档案 —■I 浅谈现代文档一体化管理 江丽期 (深圳市地铁三号线投资有限公司 广东 深圳 518000) [摘 要]随着计算机应用于档案管理 日益普及 ，这就要求我们要充分利用局域 网络 ，稳步 、有序地推进文档一体化管理进 ，使档案 工作尽快实现 自动化 ，提高档案管理效率。文档一体化管理工作还要充分调动和提高全体档案工作人员 的工作积极性和现代化管理水平 ，建立 和健全 与之相适应的科学 、合理，并便于操作 的一系列管理舰章制度 ，既而保证文档一体化管理工作 的顺利实现 [关键词]现代 计算机 文档一体化管理 中图分类号 ：G2 文献标识码 ：A 文章编号：1009—914x(2011)10—0235—01 随着 办 公现代 化 的不 断发展 ，档案 管理 部 门如 果仅仅-足破动 地 需要 解决 的 问题 有 ： 接受档案 ，而不干预文书形成管理 的全过程 ，档案管理 的规范化 、现 (1)档 案 的高 效利 用 。正 如前文分 析 ， 由于传统 的档 案 管理 、 代化就无 从谈起 。因此，在 文书、档案 一体化管理 中，应用 现代科学 查询及利用方式的落后 ，查找和提供利用档案 的速度较慢且准确率低， 技术特别是以计算机技术为核心 的信 息处理技术，采用科学 的档案管 这显然不能满足社会的需要 。尤其是现在要求信息的获取应快速高效， 理体制和 管理方法 ， 己成为 办公现代化 管理 的必然趋势 。如何充分利 于工 处理方 式 已经严 重影 响了档案业务 的开展 。 用局域 网络，如何稳步、有序地推进文档一体化管理进程 ，使档案工 (2)档案管理成本 的增加 。档案管理 的成本 问题一直是制约档案 作尽快实现 自动化 ，以提高办公效率 ，这是一个值得关注探讨 的问题 。 业务开展 的一个 问题 ，由于人为损坏造成 的高额修复成本，传统 的纸 一 文档一体化 管理 的特点 顾档案和采用缩微存储等管理方式都不可避免的造成成本的高居不下。 文档一体化就是文书管理和档案管理从文件生成、办理到档案 三 档案管理 工作实施 “文档一体化”的现实意义 归档管理 由计算机实施全过程管理 。无论是文书处理还是档案管理， (1)有利于提高工作效率 。把原来各 自独立的文件管理和档案管 都离不开文件 的著录、标引、立卷、归档等几项工作 。传统的手工操 理纳入一个统一的系统之 内，在 同一个控制 中心的组织指导下，可 以 作方法工作重、效率低。而文档一体化管理就是具有灵活方便的自动 根据档案工作的要求安排文书工作，何效地协调文书人员与档案人员 组卷 、且对档案题名具有 自动标引、多功能检索等功能 。按照 国家档 的配合与协作 ，科学地调节和组织劳动投入 ，避免不必要 的重复劳动 ， 案局颁布的 《档案著录规则》要求，可集文书处理的收发、登记、承 减少不必要的工作环节，节省人力、财力、物力和时间。 办、组卷、归档、注销和档案管理的检索、编 目、统计、借阅、销毁 (2)有利于文档管理水平 的提高。文件与档案之间作用与反作用 管理于一体，使文件从形成之 目起即由计算机实施全过程管理 。即文 的关系，决定 了文件管理与档案管理之间同样具有作用与反作用 的关 书 卷人员把归档文件在计算机上逐件打上归档标识、组卷标识和保 系。实行文档管理一体化后，它们之间的联系更加密切，更有利于两 管期限标识，应用计算机组卷功能，直接拟写标题及有关案卷著录内 项管理工作相互促进 ，协调发展 ，共 同提高 。 容，并 由档案人员进行核校，调整卷 内文件排列顺序 ，打印出卷 内文 (3)有利于文档工作整体优势的发挥 。系统学原理告诉我们 ：