档案信息化管理在高校中的运用.pdfVIP

口 南通职业大学档案室 周 波 摘 要 现代社会，传统的繁杂的纸质化工作，正在被 电子化、信息化的电子文件所取代，面对这一技术浪潮趋势，高校的档案 信息化管理也不能例外，因此，研究在新形势下如何提高档案优化管理工作，具有重大的意义。 关键词 档案 信息化 管理 发展 高校 运用 档案，指的是各类工作单位与学术研究机构在 日常的管理工 了目录在线查询和下载功能，然而，由于利用率不是很高，这一工作 作、建设活动、职能经营过程中形成的具有保留价值的各类文字、图 目前许多高校不再进一步开发，属于档案信息化的基础工作内容。 片、图表、影像等不同信息载体的记录。在我国由计划经济向市场经 2．共享型 目录中心建设。在建设数据库的基础之上，进一步进 济转型的社会背景下，档案管理制度也暴露出一些问题，档案管理 行开发，通过VPN技术，实现 目录信息跨区域联网共享，机读 目录 制度只有适应时代发展的潮流和步伐，作出相应的改革和调整，才 数据网络化传播，通过共享型 目录中心，初步实现有效的档案数据 能适应当前的需求。 查询功能，由于此技术在原有的档案 目录数据库基础上进行开发， 一 、 当前高校档案信息化建设工作方式与存在问题 即叠加式开发。 档案信息化建设的程度高低是衡量高校信息化水平的一个重 3．电子文件归档。电子文件归档管理工作则是高校档案信息化 要标志，也是实现高校档案优化管理的主要途径，是高校信息化建 的另一重要工作，指的是通过建立电子文件中心，将文件归档分类， 设的核心，由于信息技术发展迅速，高校档案信息化工作呈现出层 进行存储与链接，从而实现网络环境下电子文件的归档管理，达到 层叠加、齐头并进的态势，新的技术以旧的技术为基础，进一步开发 迅速快捷的进行档案管理查询工作的目的。然而，这一工作需要一 出更为强大的功能，而网络化则成为当前的主要趋势，总的说来，高 次性投人大量的启动资金来准备开发工作所需的硬件软件设备，而 校档案信息建设主要有以下几种方式。 这也成为电子文件归档工作的主要障碍所在。 1．档案 目录数据库建设。这是一种开展比较早的高校档案信 息 4．纸质文件数字化。传统的以纸张为媒介进行记录的文档，存 化工程，目前部分地市的高校已经通过对信息数据库的开发，实现 在着容易受到自然界各种因素影响而受损的威胁，且不易复制，不 个人诚信度缺失等现象频繁出现，作为尚有一息神力的 “秘密”管理 的体制和机制。 着社会 “主宰”的人事档案，依然发挥着不可低估的作用。中国人信 2．既然学生类档案是人的档案，那么，将其纳入高校学生工作 奉 “三岁看到老”的老观念，招工录用要看档案，当兵入伍要看档案， 部(处)工作职责范围是最为合理的。(1)在校学生是其管理工作的 发展党员要看档案，培养、提拔干部更是要看档案，就连办一份劳动 主体对象，关乎他们学习期间最为重要的档案积累和管理亦是其工 就业手册也非要有档案不可。 作职责；(2)配备专业人员、设立专门岗位、拨调必要经费和库房； 实际上，个人人事档案，包括干部人事档案，没有人们想象得那 (3)利用学生思政工作队伍承担并完成各院、系学生类档案的接收 么神秘和重要。它就是一份个人成长的履历信息的连贯性记录，如 和管理；(4)建立工作检查、监督、考核制度。 什么学校毕业的，成绩怎样，哪年开始工作，取得了什么成就等，若 3．充分利用计算机、网络等现代化手段，管理起学生类档案。建 是党员、干部，还多一些相关信息，赛过一份个人成长的备忘录。一 立学生各类信息数据库系统，并与教务系统等相衔接或共享，全面 份实实在在的信息总汇，原意是为了便于社会各机构人事管理之 掌控学生重要信息的产生、变动和审核、更新 ，保证归入学生个人档 用，却让管档案的、用档案的人搞得神秘兮兮 ，夸张了它的真正作 案袋内的材料齐全、准确、无误。特别是档案的寄送去向信息，一定 用。许多有关人事档案管理的做法还不尽如人意，如个人或 “无关” 要永久保存，以便今后查考。另外，专门人员要去接受业务培训，至 人员不能看人事档案，档案材料纸张大小有专门规定，