电子文件管理系统功能需求分析.pdfVIP

罾圄圈园 ANTAtLUN7AN 口 中国人民大学信息资源管理学院 张 雯 摘 要 本文提 出根据本单位业务需要设计 电子文件管理系统，将 电子文件管理和档案管理与各应用系统进行集成，并参考国 际国内知名的电子文件系统功能需求分析报告 ，制定 出电子文件管理系统功能需求报告。 关键词 OA系统 电子文件管理系统设计 业务流程设计 功能需求分析 一 、 背景 二、确定电子文件管理流程 随着办公91动化系统的引入，许多单位 已经实现了无纸化办 如果按照传统的纸质档案的管理模式和程序设计电子文件管 公，但在此方面档案部门则遇到了大量前所未有的难题。本单位在 理系统，必定不能满足电子文件管理需求，要实现对电子文件的有 2000年时引入了档案计算机辅助管理软件，实现了目录检索功能。 效管理，就必须尽可能地把文件生命周期各个阶段的管理要求设计 因为是一款通用软件，它与本单位的工艺文件设计系统并不能实现 在系统之中，实现文件流与业务流的集成，从系统论的角度对文件、 有机链接，形成了两个完全独立的信息孤岛。2007年单位又构建了 档案管理的流程进行重新设计，以使两者有效衔接并系统化、规范 办公 自动化系统，由于档案部门没有介入办公91动化系统的构建过 化，发挥各19及整体的最大效能。作为生产企业，现行资料中的工艺 程，所以当时并未考虑到办公 自动化系统中产生的电子文件的具体 文件经常需要更改，电子文件管理系统必须能够全面、详尽地记录 归档问题，所以，此问题便没有得到解决。由于当前使用的档案管理 和追踪每次更改的时间、更改内容、更改原因、更改人员等信息，实 软件 已经不能满足本单位的全部业务需求，我们档案部门便要求软 现高效、精确的管理。在文件形成之际便考虑到与档案工作的衔接 件开发商对该款软件进行升级，但开发商给出的升级方案却始终难 和长久保存，在电子文件诞生之时便对其生成时的不同稿本 、处理 以满足我们的全部需求，所以电子文件的归档问题一直没有得到解 的过程、利用的方式等元数据信息进行记录和追踪，防止文件被更 决。现有的档案计算机辅助管理系统不具备管理电子文件的功能， 改、损毁，保证电子文件能够成为真实的历史记录和完整的机构记 工艺设计系统和OA与档案管理系统都是互相独立的系统，没有实 忆。 现有机衔接。如今，马上进入 “十二五”发展阶段 ，上级单位下达的 我们以北京市档案局的 办《公自动化系统电子文件管理功能需 “十二五”档案工作重点 目标就是要加强档案信息化建设，应用档案 求指南》为参照，初定的电子文件管理(归档)流程及相关责任部门 管理系统，并配备适用的网络化管理和硬件环境 ；要实现档案管理 如下。鉴定和处理：由电子文件形成或办理部门对本部门办结库中 系统与工艺文件设计系统、OA系统的集成，就必须合理规划管理 的电子文件进行鉴定，鉴定的内容包括审核电子文件的真实性、完 流程，杜绝条块分割，以单位内部所有产生电子文件的业务信息系 整性、有效性和操作 日志等，核对内容和签章，保证电子文件内容与 统为基础，将电子文件管理和档案管理的功能和技术嵌入其中，与 相应的纸质文件完全一致，鉴定电子文件的价值 ，确定是否保存、归 在档案部门独立实施的专业系统集成，共同组成机构的电子文件管 档等日。给予归档标识：赋予电子文件归档号，部门兼职档案员可以 理系统，实现OA环境中的文件、档案一体化管理，消除 “信息孤岛”， 自主修改归档号并对其进行排序。预归档：文件形成或办理部门对 解决 目前档案管理系统和OA等应用系统 “泾渭分明”的现状 1]『。 电子文件进行预归档，预归档后的电子文件从各部门办结库进行预 对市场上文件管理系统进行大量调查后，我们发现市场上的大 归档并进入到已归档库，其管理权限同时向档案部门移交。调整归 部分在售软件都不切合本单位的实际业务需求 ，不能实现OA系 档的电子文件：档案部门对归档 电子文件进行调整，包括类别划分 统、工艺文件设计系统和档案管理系统的集成 ，无法实现对 电子文 是否正确，保管期限设定是否准确等。检测归档的电子文件：档案部 件的有效管理。所以，我们计划要求软件开发商根据我们的管理需 门负责对电子文件的元数据和背景信息进行检测。归档：档案部门 求设计个性化的文件 、档案一体化的档案管理软件，我们称之为电 将符合归档要求的电子文件存人档案数据库。 子文件管理系统，这就要求我们向开发商提交明确的软件功能需求 三、