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VOCATIONAL TECHNOLOGY 职业 专题研究 技术 浅谈企业电子文件管理模式 摘 要：本文主要就企业的电子文件管理模式进行浅谈，在文中提及 两种电子文件管理模式，即文档一体化管理模式和“双套制”管理模式。 在文中对这两种模式的根源、对企业发展的适应度、企业应用这两种模 式应具备的条件以及对企业电子文件管理模式的思考等展开讨论。 关键词：企业；文档一体化管理模式 ；“双套制”管理模式 黑龙江 刘艳 一、文档一体化的含义 有效率 、档案利用更加方便快捷 ，就要对档案部 门加大投入 ，提供高效的 对于纸质文件来讲，文档一体化管理模式是指“从文件和档案工作的 现代化设备，培养优秀的档案管理人才 。 在以往 ，档案得不到应有 的重视 ， 全局两方面进行统一文档管理机构的管理 。 它统筹规划、科学管理,实现文 档案管理人员素质低下，文化层次不高 ，而且对专业知识更是没有掌握 ， 件管理部门由文件形成、收发、登记、编号、存储、检索、利用到档案部 门的 这样 的条件想要管理好档案是不可能的。 尤其在现代化网络的环境中，企 [1] 收集、整理、鉴定、著录、保管、统计、利用等管理的全过程控制。 ” 业档案管理的质量和效率直接取决于管理档案设备的质量、 管理人员素 文档一体化处在计算机网络环境下则可以看作是凭借电脑智能化、 质等直接 因素 。 技术网络化的优势，以文件生命周期这一理论为指导思想，对于文书和档 （二）根据自身情况选择管理模式 案管理工作进行系统规范的科学化管理 。 电子文档一体化是系统的从档 目前对电子文件管理模式的研究有很多 ， 针对不同的机构出现了不 案学和文书学角度出发，实现总体最大效能的实现，以此确保不论企业管 同的研究成果 ，选择与否或者选择何种管理模式，就需要企业的档案工作 理文件乃至馆藏文件的档案管理最优化，控制文件的生成、传播乃至归档 人员根据本企业自身 的特点 ，选择适合企业发展的模式，以求档案管理和 的全过程。 文档一体化的实质就是对文件运动全过程的全面控制 ,即实施 利用的高效、安全及快捷 。 J.Timothy Sprehe 提出基于生命周期的企业文件 前端控制[2] 。 管理模式，并提 出三种解决方案 ：商业方案 （Business Strategy ）、技术方案 二、“双套制”管理模式发展历程 [4] （Technical Strategy ）和人才方案 （People Strategy ） ，认为这三个要素是提高 档案学界对于“双套制”的研究讨论自 20 世纪 80 年代开始，到了 20 企业电子文件管理效率 的重点 。 世纪 90 年代，伴随着 OA 系统的兴起、缩微技术的发展，大量的电子文档 我国使用的电子文件管理模式大多是借鉴 国外的研究成果 ， 这就需 产生。 现代化办公室模式的产生，对于纸质传统文档是一个很大的冲击， 要我们在借鉴时，要注意不要