浅谈优化企业文书档案管理的主要途径.pdfVIP

浅谈优化企业文书档案管理的主要途径 曹阳 中煤国际工程集团沈阳设计研究院 辽宁 沈阳110015 摘 要：在煤炭设计院的运转和管理中产生的大量文书档案资料是非常宝贵的记载。本 文就目前多数企业档案管理中存在的一些问题进行了探讨，提供了一些实践工作的管理经验 以及如何优化文书档案管理的一系列途径，是对提速档案管理电子化进程的有益探索。 关键字：文书；档案；电子化 中图分类号： G472.4 文献标识码：A 文章编号： 随着社会的不断进步和各项工作的改革发展，文书档案越来越多地在政治、经济、文化 诸多方面发挥着它不可替代的重要作用，而目前传统的文书档案管理形式已经远远不能适应 工作的需要。因此，改革目前的文书档案管理工作，健全企业文书档案管理体制，使档案更 好地服务于企业是一项十分重要的任务。作为大型的煤炭设计研究院，在设计、科研和管理 等工作中形成的大量具有保存价值的文书档案材料，因此在从事档案工作期间总结了一些心 得，下面就现在多数企业档案管理中可能会存在的问题提供一些管理经验。 1 1 11当前文书档案工作存在的问题 1.1 文件资料收集不完整 当前，许多单位的文书档案都没有按规定进行分类管理，许多职能部门为了今后查找资 料方便，把一部分文件、资料留下来不归入档案室统一管理保存，组织、人事部门也各自有 自己管理的人事档案，而档案室又无法协调好这方方面面的关系，导致一个完整的档案有时 被分割成好几部分。同时，许多设计施工单位大多承担了国家、省、市重点项目，企业对科 技档案建档意识较强，也比较重视，但对文书档案却缺乏应有的重视。加上有些人对档案工 作不够理解，一些重要的档案不愿意交到档案室存档，从而造成一些反映单位重大科研成就、 经济利益、人员奖惩的文件材料得不到及时归档，影响了归档材料的质量。 1.2 文件资料归档过程中存在漏洞 目前，大多数单位都有一部分人兼职档案管理工作，他们负责对本单位在工作中形成的 文件资料进行收集、整理、编目、立案、装订、归档。因大多数兼职管理人员流动性大，文 化程度不同，工作性质不同，文书档案专业知识又不全面，哪些文件该归档，哪些不该归档， 概念模糊，再加上有些部门领导对文件归档工作不重视，使得单位许多具有保存价值的文件 不能如期、完善、系统地归到档案室，给以后的档案开放工作带来了许多困难。 1.3 人员管理和文件印制中造成浪费 大部门起草后的机关文件必需由部门秘书打印、下发、整理、归档。机关各部门各发各 的文件、各送各的材料、各归各的档案，互不帮助，互不协调，这不仅是人员资源上的浪费， 而且反映了机关工作杂乱无章。 2 2 22 文书档案工作原则 2.1 保密的原则 保密是文书档案管理、使用的基本原则。要严格恪守“谁主管、谁负责，谁使用、谁负 责”的原则，在提供使用中要首先把握好。煤炭设计院的文书档案只能给本院各科室、职工 利用，其他单位和个人如需要利用，需经院领导审批同意，要按照严格的审批制度和程序进 行。涉密计算机保管要有“专属性”，专人负责保管，未经主管领导批准，其他人严禁使用； 保密检查要“经常性”，采取各种方式，有效发现违规现象，及时消除隐患；保密管理要有 “重点性”，对本单位保密管理情况进行调查摸底。找出薄弱环节，杜绝涉密行为发生。从 事文书档案管理工作的人员，头脑中要始终绷紧保密这根弦，不能有丝毫马虎。 2.2开放的原则 在强调保密原则的同时，也要坚持开放的原则。文书档案管理的根本目的是提供使用。 “以人为本”作为档案利用工作的行为主旨。在煤炭设计院的日常工作中，很多勘测技术需 要在全院推广，因此，对一些实际工作中急需的、涉及密级又不高、保密时间要求比较短的 文书档案，要及时解密，积极提供利用。不能守着大批价值连城的丰富资料，只当一个保管 员，而要积极主动创造条件，挖掘对实际工作有利用价值的文书资料为需要者提供有效的服 务。 2.3服务的原则 在新的形势下，档案员要重新定位角色，在提供服务中，提倡热情、主动、积极、方便 的态度，使档案利用人高兴而来，满意而归。如果能够解放思想，打破在文书档案利用上的 一些传统禁忌，文书档案为实际工作服务就能走出更加广阔的路子。 3 3 33文书档案管理工作的重点 3.1有序性和整体性。 有序性，即在