现代文秘工作与档案管理之我见.pdfVIP

缸j}斗技2oo6~第1期囝 姆 ∞ … # 铸 现代文秘工作与档案管理之我见 苏 云 摘 要 现代文秘工作对领导者的决策水平和单位的工作效率起着举足轻重的作用、做好现代文秘工作，并使之和档案工作 规范衔接，具有十分重要的意义 本文试就现代文秘工作和档案管理工作的规范衔接问题．谈一些粗浅的认识和看法 关键词 规范衔接 文秘 档案管理 1 现代文秘工作和档案管理工作的 “一体两面”关系 3 实现现代文秘工作和档案管理工作规范衔接的 “三强”措施 现代文秘工作和档案工作的衔接主体主要是公文。公文是文秘 要实现现代文秘工作和档案管理工作的规范衔接．笔者认为应 工作的主要产品．档案资料主要来源于公文。公文是档案的前身． 着重从 “三强化”抓起。 公文质量的好坏直接影响着档案的质量．换句话说没有高质量的公 3．1强化 “文档一体化”意识 “文档一体化”的实质是把 文就不会有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在规范处理公 现f弋文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一 文的基础之上的。可见．现代文秘工作是档案管理的工作的基础性 起。这个概念的提出．旨在加强档案部门对文件管理的超前控制， 工作．它们是—个整体的两个方面，既紧密相联，又相对独立。随 保证档案的质量．同时减少档案部门的工作程序．避免无iWfl,3重复 着现代科学技术，特别是汁算机网络技术的发展，档案界提出的 劳动，使文档工作流程科学化、合理化。文秘工作是 “文档一体 “文档一体化”管理模式，便是这种 “一体两面”关系的实际反映 化”的基础性工作．最重要的是文秘人员必须具有较强的档案意 和科学应用。所渭 “文档一体化”，就是从文秘和档案工作的全局 识。档案．是人们社会实践的历史记录．是历史的折射和缩影，是 出发．在公文生成制发到归档管理的全过程．使用 “文档一体化” 传承社会文明的薪火．可以说没有档案就没有历史。对—个单位来 计算机管理系统．一次输入．多次输出．从公文产生到运转的每一 说 要维护其历史的真实性，使人们了解它的历史传统和发展现 个环节上．特别是在公文向档案转化的关键环节 都体现出档案工 状 靠什么?靠的是档案．靠的是大量的文件材料。可以说今天的 作的具体要求．使文档实体生成一体化．管理一体化．利用一体 文件．就是明天的材料。所以，每—个文秘人员头脑中都要有 “档 化．规范一体化，实现文秘工作和档案工作信息共享．规范衔接。 案”二字．不仅仅只是为当前工作服务．更要站在对历史负责的高 度，按 “文档一体化”的要求．规范办理好每一份公文。 2 当前文秘工作和档案工作衔接方面存在的主要问题 3．2 强化 “全过程管理”工作 首先．要树立质量管理意 目前．在文秘工作和档案工作的衔接主体上，即公文的格式和 识。不论文秘工作．还是档案工作，每个环节的每个工作人员都要 处理办法方面存在着诸多不规范现象： 确立质量第一观念．明确认识各自的岗位质量责任．这是 “全过程 2 1用纸不达标，装订不规范 《国家行政机关公文格式》规 管理”的前提。其次，要制定严格的质量标准。《档案法》、 定公文用纸一股使用纸张定量为609／一8n g，的胶版印刷纸或复印 《国家行政机关公文格式》和《国家行政机关公文处理办法》等法 纸．型号为国际通用A4．r；J。装订要求左侧订．不漏页．无坏钉， 规对国家机关公文处理工作应当遵循的基本原则、公文格式、行文 不脱落．不散页，后背平整。但长期以来．公文用纸很少注意克度 规则、收发程序、公文管理要求及公文归档工作均作了明确规定， 要求．常因纸张质量差和耐折度低，以至于保存