论ERP系统理念对图书馆采购流程的优化研究.pdfVIP

[论四系统理念对附惊采购流程的优化研究 口 河北农业大学图书馆李和娟 摘 要本文运用 ERP 理念可以对图书馆的采购流程进行再造，从信息流上管理图书馆产业链上的各个实体例如出版社、供 应商 、用户等方面进行研究，从而实现图书采购的科学化。 关键词 ERP 图书馆采购流程优化 中图分类号 G27t 文献标识码 A 一、引言 的人员、制定评价标准等。 (2)供应商的选择和评估。 对供应商的正 20 世纪90 年代初，美国著名的IT 分析公司一一高德纳咨询 确管理办法应该是:在对供应商的资质、供货情况进行全面的检查 公司根据当时计算机信息处理技术的发展和企业对供应链管理的 后，根据历次的交易记录建立供应商企业的评估体系和评估档案， 需要，提出了企业资源计划(Enterprise Resource Planning)这个 形成供应信息管理子系统，随时掌握供应商企业的变动情况。在目 概念，简称ERPo 该系统通过为管理者提供供应链上的信息，使管 前的市场经济形势下，图书馆与供应商的合作模式越来越受到重 理者能够全面掌握企业的内部情况，快速了解市场需求，从而实现 视。 根据 ERP 的供应链管理的理念，不仅要对本馆的采购进行有效 企业的快速生产和敏捷制造。应用于图书馆系统的ERP 系统，使得 管理，同时通过信息共卒，与供应商建立一个互惠共利的合作关系， 一场图书馆采购的革命正在悄然发生。 从而保证并提高供应商所供应的文献对图书馆馆藏质量的支撑作 二、ERP 系统下的图书馆采购工作 用，提高图书馆的竞争能力。(3)订购管理。 订购管理是ERP采购管 l.ERP采购流程与图书馆采购流程比较。 采购行为的发生始于 理的重要环节。 订购管理主要是根据图书馆的信息资源建设原则、 物料需求的产生，如何辨识物料的需求以满足组织、内其他部门用户 工作任务、采购部门中长期的采购计划和图书馆读者服务部门提出 的需求，是采购部门最基本的任务和功能。 ERP 系统内的采购，需 的文献需求信息而进行的管理工作。由于用户对于部分文献的需求 要业务人员、审核人员和会计人员三方面合作完成，在采购系统和 在不断变化，市场对于图书的供应也在不断变化，图书馆往往有多 存货核算系统中共同完成整个采购的程序，同时对申请、订单、入库 个图书供应商，各供应商之间会提供种类重复的订购书目，因此，采 单、发票等进行统一管理，在采购过程后对退换货管理或入库，直到 购部门需要对书目进行不断地汇，总、查重，从而做出相应的调整。对 货入仓库，有了入库凭证，并进入了存货核算系统，整个采购才算完 于确定了的订购单，图书馆采购部门再交给不同的图书供应商按订 成。 ERP在图书馆得到实现后，关于采购讨划来源的信息在资源建 单的要求进行配书。 (4)货到验收。货到验收是整个采购环节的最后 设计划子系统中已经得到了搜集和整合，采购计划制订前，将此类 一环，也是真正实现图书馆馆藏增长的开始。 如果选择的供应商十 信息与供应信息管理子系统中的信息如供应商提供的书目等进行 分可靠，货物可以入库。 如果图书存在质量问题或与订单中的图书 比对查找，就可以确定订单的内容与发送对象。 ERP 系统作为专业 不符，要求供应商免费退换，并在系统中当场开具退换货单，并在原 而传统的商用系统，在报表、单据管理上更有其手续齐全、打印方便 始订单中加注退换货的情况，以备后续结算及查询使用。 等特点。同时由于E盯的开源化，对于外文图书、期刊的采购时产 3.E盯对图书馆各种采购模式的影响。综合前一部分的论述表 生的汇率问题，可以在采购模块数据库中加入汇率参数以实现货币 明，选择优秀的供应商，保持最佳的物料供应渠道是采购管理的重 的计算。且ERP 系统的采购模块满足下列业务要求