物业公司档案特点及优化管理.pdfVIP

58 J职业经理人J荔蕊气a懿盏i盈高烈 ————————————————————————————————————————————————一 Property and Company its file optimized 物业公司档案特点及优化管理 文I洪礼佳 物端筝淼淼茹翟薹 理工作中形成的档案文件主要有两大部分，即维持物业公 司各项工作正常运作的工作类档案，以及物业公司在业务 括文字、图像、声音等各种形式。随着物业管理工作 管理和经营过程中产生的各种专业档案。其中，物业公司 的开展，从物业维修、养护设施设备到了解物业使用 工作类档案包括党群工作类档案、行政和经营管理类档 人隋况，乃至收取物业管理费等，每个物业管理环节 案、会计档案、荣誉实物档案等等。各种专业档案，则包 都离不开档案。本文试从物业公司档案的特点与管 括住户入住后不断形成并补充的业主(物业使用人)材料 理现状出发，结合自身工作实际感受，就优化物业公 和租赁材料档案，常规物业管理过程中形成的物业维保、 司档案管理谈些初步认识。 绿化、保洁等档案，以及物业公司各种经营活动形成的经 营管理档案等等。这些档案是重要的凭证依据，如日后业 物业公司档案的特点 主和物业双方发生纠纷，这些白纸黑字的档案，将在第一 与一般档案相比较，物业公司档案有其独到的 时间作为有效的历史记载证据，维护物业公司和业主双方 特点。正确认识和研究这些特点，有利于掌握物业公 的利益，起到具有法律意义的凭证依据作用。 司档案的客观规律，推进物业公司档案工作的科学 (三)档案利用的局限性 管理，使之更好的服务于物业管理工作和业主。物业 物业公司档案中包括了诸如物业日常管理中形成的房 公司档案的特点主要表现为以下几个方面： 屋维修、绿化、保洁等普通的档案，同时也包括了更多涉 (一)档案管理的动态性 及业主隐私，乃至公司商业机密的需要保密的档案，可谓 物业公司档案的日常管理工作虽然繁琐但并不 公开性和隐密性并存，由此形成了物业公司档案利用的局 复杂，一旦物业管理活动走上正轨，基本按照一定的 限性特点。由于物业管理工作是围绕业主日常生活的方方 规律重复进行，所形成的档案相对比较固定，且通常 面面开展的，它与业主的日常生活有着密不可分的联系，因 具有统一的规格样式。但与此同时，在物业管理过程 而经常需要查阅档案，信息利用率非常之高。物业公司档 中，这种规律又不是一成不变的，如物业公共部位需 案频繁的被利用，使得在档案利用过程中把握好公开和保 要进行维修、养护，业主因物业的买卖、交换、继承 密的尺度尤为重要。 等权属变更发生变化，物业使用人因租赁关系的改 变而频繁变动等等。由于物业公司档案是以一个物 物业公司档案管理存在的问题 业单位为对象组织案卷的，因此，必须持续收集各种 (一)档案管理动态性与及时完整收集之间的矛盾 变化所对应产生的文件材料，确保档案能全面反映 物业公司档案中有关的信息通常会随着物业管理工 一个物业单位的完整变化过程，使物业公司档案呈 作的开展而变化，物业公司档案管理动态性特点，决定了 现动态管理的显著特点。 必须根据物业和业主(物业使用人)情况的变化，对相关 (二)档案内容的凭证性