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实现企业档案管理信息化几点思索【摘要】企业档案管理现在还处在一个传统的手工管理模式。从国家档案管理在注重信息化建设的趋势来看，企业档案传统的管理模式已不能适应现代化发展的需要。只有加快实现档案管理信息化，为企业发展提供方便、快捷、准确的全方位服务，提高工作效率，满足企业发展需求。 【关键词】企业档案；信息化；问题 档案是机关、企业、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，许多企业在档案管理工作中存在数量繁杂、保管硬件条件差、查阅利用率偏低、管理人员知识单一的问题。档案管理是一个复杂的工程，实现信息化管理更是需要人员、设备、技术、制度等一系列的改进。传统的档案管理模式已经不能适应现代企业管理的要求，这不仅要求企业管理者为档案信息化管理创建相应的硬件环境，更要求在档案管理上逐步向信息技术转变，以推动档案管理信息化建设，同时使档案管理助推对企业良性发展发挥更重要的作用。 一、企业在档案管理工作中存在的问题 现如今企业在档案管理工作中存在的问题：一是重视度不够；二是制度执行不到位；三是人力资源配备不足。要想提高档案管理工作质量，推动企业良性发展，首先要解决以上三个方面的问题。（1）提高企业对档案管理工作的重视程度。档案本身就是为领导决策提供参考，准确地向企业各业务部门提供有效的数字信息为主要形式的档案利用服务，实现档案管理工作为企业经济利益最大化服务。（2）加大对档案管理制度的执行力度。档案管理制度不仅针对档案管理人员，有好大一部分是针对其他业务部门。比如：会计档案、工程建设档案、业务报表等。企业在执行档案收集的过程中，往往遇到资料难以收集的尴尬，业务部门不重视日常档案的收集整理是主因。所以必须加强档案管理制度的执行力度，以促进档案管理制度化、标准化。（3）配备专业合理的技术人才。档案管理员工作看似轻松，其实把档案管理工作做好也不是一个容易的事。尤其是企业档案管理人员大部分都是兼职，既肩负着公章管理、文件传阅等其他事务性工作，又要兼顾档案的收集、整理、归档、查阅等工作。使其不能把主要精力放在档案管理工作上，势必影响档案管理工作的质量。只有配备适合档案管理的专业技术人才，才有利于企业档案管理工作，才能更好地助推企业发展。 二、实现企业档案管理信息化的几点思考 一是提高档案管理人员信息化技术素质；二是加强档案管理所需的硬件设施建设；三是处理传统管理与信息化管理之间的矛盾。从而为推动档案管理信息化工作创造先决条件。 （1）提高档案管理人员信息化技术素质。档案管理信息化建设需要既懂档案管理，又掌握现代信息技术的综合型人才。而目前企业单位信息化人才中，现有档案人员专业知识薄弱且单一，仅能掌握普通操作利用软件，对软件开发、程序设计、系统维护等技术掌握不够成熟。这在很大程度上制约档案管理信息化建设的质量和速度。为实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，企业领导者应为档案管理工作配备较为专业的管理人才，或有计划地对本企业的档案管理人员进行信息化技能培训，使在其在计算机技术、网络技术、信息工程等方面提高工作技能。（2）加强硬件设施建设。做为企业，不应该只注重经营，更应该注重科学的管理和资料的积累。档案管理者要充分利用档案资源为企业更好的经营做好服务，提供支撑。只有将档案工作注入活力，细化管理条块，充分发挥档案管理的作用，提高管理水平，才能创造出经济效益，为企业发展提供不竭动力。同时，对于传统的档案管理模式，要择其精华，弃其糟粕，摆脱传统思维的束缚，及时配备档案管理现代化所需要的办公设备，加速推进档案管理实用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐，提高工作效率，提升工作质量。（3）处理好档案传统管理与信息化管理之间的矛盾。要想实现档案管理信息化，既要兼顾档案传统管理特殊性，又要考虑实现档案管理信息化以后，与传统档案管理之间的矛盾。原始记录性是档案的本质属性。传统的档案管理将这种原始记录性做为档案保存的一个重要形式。比如发文签字的原始记录、会议记录手稿、单位盖章，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性才赋予了档案具有法律凭证的作用。在档案管理信息化中，档案原始记录的本质属性失去意义。如果档案多数以电子文档的形式存在，从起草、修改到印发都是以电子版的形式在软件系统中进行，那么其修改、复制的过程将难以体现。这就使电子文档的原始记录性无从考证，法律凭证作用将难以确定。档案管理实现信息化必须兼顾既能保证档案原始法律凭证作用，又能实现档案电子文档信息化管理两个方面，才能保证档案管理信息化的科学性与严谨性。 三、结语 相信随着科学技术的进步，企业档案管理实现信息化将不再遥远，这需要企业管理者必须正视档案管理工