创新企业档案管理模式的切入点.pdfVIP

科学之友 Friend of Science Amateurs 2008-~-02PJ固 创新企业档案管理模式的切入点 徐瑞萍 (中铁六局太原铁建公司，山西 太原 030024) 摘 要：从工作平台、流程、管理、制度和服务等方面，探讨了如何适应信息时代新的节拍， 在管理实践活动中，探索新的管理领域和方法，提炼新的管理理念，创新企业档案管理模式 的切入点，从而提高企业管理水平和市场竞争力。 关键词：创新；企业；档案；管理；模式 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1000—8136(2008)02—0061—02 案管理的要求。因此，建立信息管理系统的过程，是将这两个流 1 企业档案管理模式的切入点 程有机地融合在一起的过程，即在文件流程中体现业务流程的要 1．1 工作平台的切入 求，或把业务流程要求嵌入文件流程，以实现以下目标：一是减少 企业为提高自身在国内、国际的市场竞争力，根据企业的职 流程的巾问环 ；二是建立并行、平行工作流程；三是建立跳转、 能，加快信息化建设步伐。在建或已投入运行的、承担企业职能 分流工作流程；四是建立循环工作流程；五是建立交叉、条件等工 和业务活动的各种信息管理系统，体现了企业信息化建设的成 作流程。 果。建立信息系统的目的是将传统业务工作流程优化后，借助于 1．3 文档一体化流程的切入 软件编程和数据库管理技术，重塑计算机工作流程来支持、执行 信息系统中文档一体化流程的创建过程，是一个将系统、协 和管理机构各项职能的业务活动。这些信息系统正是企业电子 调和前端控制的思想贯穿于设计、运行的过程，这本身就充满着 文件的来源中心。以办公自动化系统为例，它在行政办公领域创 创新的内涵，在流程创建过程中，主要通过以下内容体现创新点。 建起数据信息的产生登录、流转处理、收集归档、鉴定、保存、迁 一 是文件管理阶段：面向普通用户、业务管理人员、系统管理人 移、利用的全新工作平台。它具有涉及信息量大；参与应用岗位 员，提供多层面的、不同任务项的工作流程及操作平台；形成文件 人员众多；处理流程繁琐多变；数据库功能强大；信息传递迅速， 质量监督、保证体系。通过痕迹保留、收文单、发文单、元数据信 易于交流；信息流向与办公的工作流程非常接近的特点。同时， 息监控等形式，保证文件质量。在请示与批复、收文与转发文之 办公自动化系统为企业员工提供了现代文明办公和规范管理的 间，处理同一项目或任务时产生的系列文件之问，建立文件关联 工作平台：一是快捷通信。通过电子邮件系统，建立机构内部通 关系；形成文件流转监控机制。通过对文件督办、催办的监控，对 信，信息交流快捷流畅，并与因特网邮件互通。二是协同办公。将 文件的办理状态进行跟踪和监控，对未填写办理意见等办理信息 机构传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的、可操作 的文件，不流转至下个节点；形成文件归档机制。在信息系统巾 的“扁平式”管理，提高机构各级领导或部门协同工作的效率。三 处理的任一项目或任务，是以文档的形式出现的，归档均作为这 是公文流转。机构内、外部的收发文、呈批件、签报、文件管理、档 些文档的最终处理环节。面对档案工作在改革与发展巾出现的 案管理、合同管理、事务通知等，均采用电子起草、传阅、审核、会 新情况、新问题，由于与现行法律法规有冲突，就放弃档案管理的 签、签发、归档等电子化流转方式，实现无纸化办公。四是信息服 创新与探索，因为是对政府、对企业、对人民群众有利，就置法律 务。系统地利用机构积累的信息资源，为机构提供改进创新能力