电子档案在档案管理工作中存在的问题及对策浅析.pdfVIP

电 子 档 案 在 档 案 管 理 工 作 中 存 在 的 问 题 及 对 策 浅 析 李春生 （梅里斯区人 口和计划生育局宣传指导站 黑龙江 齐齐哈尔 ������ ） [摘 要]文章从电子档案管理中存在的问题，提出了具体的对策。 [关键词] 电子档案；管理；问题；对策 随着信息数字化的快速发展，档案的载体 已由纸质档案向电 措施采集 电子文件 背景、内容、结构及其整个管理过程 的元数据， 子档案演变，档案工作逐步实现现代化管理，电子档案逐渐成了档 作为检验 电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据保存。 案管理的重要形式。做好 电子档案的管理工作，成为当前档案管理 2.1.2 签署技术。使用光笔签名，让签名者用专用的光笔直接 工作的重要内容。电子档案指在数字设备及环境中生成，以数码形 在输入 板上签名，当屏幕 是显示出来 的签 名者“笔迹”时方可 查 式存储于磁带、磁盘、光盘、优盘等载体，依赖计算机等数字设备阅 阅、删改、编辑，从而 减少在 电子档案形成 过程中产生的信息失真 读、处理，并可在通信网络上传送的档案文件。但 电子档案在工作 等问题。 实践中还存在 以下问题需要我们加 以注意和解决。 2. 1.3 使用密码 认证。对 于电子文件 我们可以利用密码进 行 1.电子档案在工作实践中存在的问题。 管理，密码不 正确就无 法对文件进行访 问，从而 保证 电子档案 的 1.1 电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始 安全性。 性可以通过纸质载体表现出来，人们通过 字体、印迹、字迹的辨认 2.1.4 利用防火墙技术。在某个机构的网络和其它系统网络之 以及纸张制成材料的时间可对其原始性加 以分析判断，从而确保 间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机 构信息资源的非法 档案材料的有效性、真实性。但 电子文件的形成过程可以修改若 访 问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非 干次，却不会留下更改过的痕迹，其生成时的状态 与传输、接收中 法输出，保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全。 的状态完全一致，从而使 电子文件很难确认原始的还是复制的。 2.1.5 防写措施。目前在许多软件中可将 电子文件 设置为“只 1.2 电子档案极易发生失真问题。电子档案在操作过程中稍有 读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不 疏忽就会导致信息失真，而且这种失真性会伴随电子档案生命的 能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中，只读式光盘 （CD－ 整个过程，而且还 极易发生人为现象，故意篡改电子档案，影响其 ROM）只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式 真实性，这个过程往往不会留下任何痕迹。 光盘 （WORM）可供使用者一次 写入多次读取，可以追加信息但 不 1.3 电子档案 内容的完整性缺乏保障。虽然具有现代化的储存 能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用 载体如磁带、磁盘、光盘、优盘，但 由于这些载体的生命有限性以及 户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。 各种病毒的侵袭，会导致载体被破坏，不能读盘从而发生信息丢失 2.2 保证磁光介质生存环境。 的现象；在 电子档案的收集、编写过程，如不及时保存，也会因为突 2.2 .1 调节库 内温湿度。磁带、磁盘、光盘、优盘等载体在 室内 然断电而导致档案部分缺失；电子文件的背景信息伴随文件处理 温度 17℃～20 ℃，相对湿度 35% ～45%的情 况下才能更长久 的存 过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使 电 在。因此对 电子档案库内的温度湿度要经常调节，可开窗通风或是 子文件来龙去脉不清。 使用去湿机，去湿剂氯化钙和硅胶、空