会议组织与管理课件.ppt.pptVIP

前 言 会议概论 第一节 会议的特点作用与种类 四、会议的要素 １、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。 ２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。 ３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。 ４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。 第二节 会议秘书工作的基本任务 第三节 会务工作的 具体内容 第四节 常用会议的组织程序 第五节 会见与会谈 ② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。 主席台坐次 礼堂型 教室型会场 ③会场内外的布置： 会标、会徽、台幕、标语、、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。 会标 会徽 16、检查会场 （1） 方式 一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现场检查。 （2）检查的内容 A.文件的材料准备情况。 B.会场布置情况。 C.会议保卫工作情况。 D.其他内容。 问题讨论 1、会议议程与日程的区别。 2、简述拟订会议议程与日程表的方法。 3、选择会议地点应综合考虑哪些因素? 4、应如何做好会场的布置工作？ 5、怎样制定会议筹备方案？ 6、怎样发放会议通知？ 7、怎样才能做好会议的食宿工作？ 8、会前检查工作包括哪些内容？ 三、会中服务工作 1、报到及接待工作 （1）与会人员的接送; （2）会议交通工具的安排; （3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买; （4）会议文娱活动的安排和组织; （5）其他属于招待方面的工作。 2、组织签到 （1）秘书人员代签到。 （2）簿式签到。 （3）电子计算机签到。 3、做好会议记录 （1）会议记录的格式 ： 记录头、记录主体、 记录尾部 ①记录头: 会议名称； 会议时间； 会议地点； 会议主席（主持人）； 会议出席、列席和缺席情况； 会议记录人、会议主要议题。 ②记录主体 与会者的发言。议定事项。 ③记录尾部 散会。主持人、记录人签字。 （2）会议记录的要求 准确、完整、简洁、明确。 （3）会议记录的重点 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动； 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解； 权威人士或代表人物的言论； 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论； 会议已议决的或议而未决的事项； 对会议产生较大影响的其他言论或活动。 （4）会议记录方法 ①记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记下来， 其他的可简要记录. ②漏记的内容先作记号，然后对照录音带修改，或请发言者重复。 ③与会者提的意见、建议，要记人名。 （5）会议记录的修改 ①定稿打印前，请主席签字批准。 ②与会者指出错误，主席或秘书可改。 ③会议记录一经签名，不能再改动。 4、确保会议期间信息的沟通 （1）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作. ①秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息。 ②深入会议，掌握第一手资料。 ③注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。 ④注重实效，并收集反馈信息。 ⑵会议期间的对外宣传 ①妥善处理与新闻媒体的关系。 ②注意内外有别，严守单位秘密。 ③选择宣传内容应坚持对象、效果、 时效、费用的原则。 ④收集媒体对会议的报道提供给领导. ⑤为领导召开记者招待会提供资料。 5、编发会议简报 （1）类型 综合型、专题型、实录型。 （2）格式 报头、报核、报尾。 （3）要求 简练、快捷、准确。 6、值班保卫工作 （1）值班工作 秘书人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。 （2）保卫工作 ①重要与会者人身安全保卫 ②重要文件的保卫 ③会场和驻地的保卫 ④会议设备的保卫 ⑤与会者贵重物品的保卫 7、会议保密工作 ⑴会前保密工作 ①涉及