对城建档案管理数字化建设问题几点探讨.docVIP

对城建档案管理数字化建设问题几点探讨 　　广东省东莞市城建档案馆 　　摘要：随着社会生产力的提高，我国的现代化进程不断加快。城建档案包含着社会发展的各个方面，它是呈现历史的重要形式。多媒体技术、计算机网络的全覆盖促进了城市建设数字化档案的发展。本文针对城市建设中的问题进行了探究，并从意义、问题、强化策略上进行探究，建立完善的档案管理数字化理论系统。 　　关键词：城建档案管理；数字化建设；信息化管理 　　进入二十一世纪以来，我国城市建设的进程不断加快。对于城市的发展来说，城建档案是呈现历史的重要形式，具有重要的意义。在档案工作中，书面的档案管理已经不足以满足时代的需求，人们迫切需要一种更便捷、更高效的方法，来积累经验，谋求发展。在文本资料档案中，纸张、文件类的档案存在一些问题，而随着多媒体技术、信息技术的发展，更具科学水平、更节省时间、空间的数字化城建档案成为了重要的发展趋势。 　　一、数字化城建档案的涵义 　　在城市建设中，档案记录着城市发展进程、规划格局、绿地拓展等活动，其中含有多项统计数据，具有重要的参考价值。为了将城市的发展进程记录下来，也为了让后人有所参考，档案管理人员进行了多方面的尝试。传统的档案管理耗费大量的人力物力，更加便捷高效的数字化城建档案走进了人们的视野。 　　从总体上说，数字化管理作为一种新型的档案管理方式，它能够通过电子互联网技术，将图片、影像、资料等信息整理在一起，利用互联网的平台组合在一起，成为了传统纸质档案和电子信息档案的双向结合。数字化档案管理能够建立相关网页来实现资料的长期保存与查询，促进档案系统的智能化和科学化。在数字化的管理方式中，声音、图像、文本都能够永久保存下来，甚至可以利用云空间、云相册、云记录等方法，缩小城建管理档案所占有的空间，使城市建设档案管理工作变的更加便捷、高效。 　　二、传统城建归档中存在的问题 　　在现在的城市建设发展中，城市的建设发展让城建档案的信息量也随之加大，因此，档案管理人员面临着重要的工作压力。首先，资料的整理和积累只能依靠单纯的人工整理。档案以纸本的形式累积，不管是保存、翻阅、整理，都需要一定的空间和时间。其次，在城市建设管理的归档上，要进行分类、归纳和整理，只能进行人工的查阅和搜索。调档的速度十分慢，对于一些较为复杂、繁琐的调档请求，不能及时地查找。同事，在城市建设信息资料的保存上，由于纸张的特殊性，会存在虫蛀、受潮、撕坏等问题，特别是在纸张类档案经过了多次翻阅后，可能会损失一定的信息。 　　在信息的储存上，每项文档资料都是分类储存在各个文件馆藏内，所以人们的翻阅只能是进行现场的翻阅和管理，而不能跨越时间、空间等元素，进行资源的交流和置换。 　　传统城建档案管理情况面临挑战，运用数字化管理则正好可以弥补传统管理中的不足。数字化档案建设能够很好的解决档案保存、查找等问题，并通过计算机存储技术，实现数字档案管理的信息共享。 　　三、城建档案数字化建设的优势 　　数字化档案管理呈现出了独特的发展优势，实现了档案管理的科学化和创新化发展，主要体现在以下几个方面： 　　（1）压缩体积 　　在档案的文本录入中，大本大本的档案文件让管理人员十分头疼。文本资料类占有一定的空间，再加上放置、管理等问题，在档案的处理上，存在很多的不便。利用互联网数字信息，能够在信息汇总上进行体积的压缩。例如，整理成文本资料的档案能够通过图片、视频、音频等方式，储存在轻薄的电子信息中。在最常见的16G的U盘里，可以存储成千上万的图片，能够在短时间压缩海量的档案信息。 　　（2）实现共享 　　在档案的数字化管理中，为了强化建设问题，要进行标准化的档案建设。通过制定一个完善的系统，将专业化、规范化的信息理念涵盖进来。实现城市建设档案管理系统在网络平台上的开放和交流。同时，在实现档案共享的基础上，落实资源的流动性。让资源共享能够建立在“科学规范” 的基础上，确保开发者、使用者的信息安全，为用户提供全方位的资源服务。 　　（3）分类调配 　　尽管在传统的档案中，城建资源的分类也十分细致，但是由于纸张档案的特殊性，人工分类过于耗时、耗力。电子数字技术在省时省力的同时，实现了短时间内的信息录入、资源分类和资料存储。在此基础上，信息资源库成为了档案管理中必不可少的元素。数字化城建管理实现了科学的资源分类，能够根据不同的类型和方法进行电子数据库的建立和采集，从而促进建筑档案管理的顺利进行。 　　四、强化城建档案数字化建设的具体策略 　　在城市建设档案的数字化发展中，为了促进档案事业的发展，建议从以下几个方面进行具体强化。 　　（1）建立科学的数据库 　　当前发展形势下，相关部门对于硬件和网络设备的投入逐渐加大。在具体的实施中，要将工作重点转移到信息化档案建设的管