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政府机关档案计算机管理有效应用分析 　　摘要：档案管理是政府机关工作中的重要内容，关乎到政府机关的运行质量。在政府机关档案管理中，要做到档案管理与计算机管理相融合，就要适应档案管理的需要而对计算机技术不断地调整，并随着计算机技术的升级调整档案管理模式，以使计算机的作用充分发挥出来，政府机关的档案管理得以高质量完成。本论文针对政府机关档案计算机管理的有效应用进行分析。 　　关键词：政府机关；档案管理；计算机技术；应用 　　中图分类号：TP3 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）21-0211-02 　　在政府机关工作中，档案工作是重要的组成部分，对政府机关工作的发展具有重要的推动作用。处于信息时代，要提高档案工作的效率，使机关档案工作的服务功能充分地发挥出来，就要以计算机作为管理工具，以使档案管理模式得到优化，且政府机关的档案管理工作根据服务对象的需要而不断创新。 　　1 应用计算机技术实施政府机关档案管理的重要性 　　政府机关档案管理的管理结构相对单一，档案管理的内容相对复杂，档案资料涉及政府机关工作的方方面面。将关系到政府机关各种活动的资料收集起来，经过分类整理后，就编制成为资料，以为政府机关资料的查询提供服务。由于档案管理需要收集档案资料，还要将整理完毕的资料存档，工作程序繁琐而且工作量是非常大的，对于档案管理人员而言，劳动强度也非常高[1]。因此，政府机关的各个部门都会派专人定期地将本部门所产生的档案资料送交到档案资料管理部门。由于政府机关的其他部门所收集的档案资料往往并不是专业的档案资料人员管理，所以，会存在档案资料破损或者丢失的现象，严重影响了档案质量。 　　信息技术的发展，计算机技术被应用于档案管理中，特别是网络技术的应用，使得档案信息可以通过网络传递的方式获得。档案管理部门可以与其他部门随时沟通，以确保部门产生资料后就会直接传送都档案管理部门。计算机技术的应用，实现了档案管理自动化，满足了现代化档案管理高质量、快节奏的工作要求。在政府机关档案管理中引入计算机技术，不但优化了档案管理程序，而且推动了档案管理良性发展。 　　2 政府机关档案管理与计算机技术是相辅相成的关系 　　2.1 档案管理与计算机技术是相互促进的 　　政府机关的档案管理要适应信息化环境，就要将计算机技术引入到档案管理管理中。档案管理工作复杂而繁琐，采用计算机技术实施管理，可以促进档案工作的规范化、系统化展开。因此，计算机技术的应用，对于捋顺档案管理程序，促进档案高质量、高效率管理发挥着重要的作用。与此同时，档案管理对于计算机技术也具有一定的推进作用。随着档案计算机技术管理的兴起，开阔了计算机软件开发领域，包括网络技术、档案数据库技术等等都会根据档案管理的需要而不断完善。政府机关档案的计算机管理，有助于促进计算机软件研发。档案管理与计算机技术的相互促进和发展，为双方的互动提供了更多的保障。因此计算机技术与档案管理是管理过程和管理结果的关系。 　　2.2 档案管理与计算机技术之间存在着差异性 　　政府机关对于档案的管理，长期以来都是以纸质档案为主。这种档案资料的管理方式所存在的优势在于，档案可以长久保存，但是，档案资料的功用价值重点不在于保存，而是在于使用。这些纸质档案会在阅读者之间不断地传递，就不可避免地造成损坏而使得档案信息丢失。此外，一些纸质档案的纸张质量不好，几年之后就会老化而破损，这些都不利于将信息档案很好的保存。传统的纸质档案处理方式，是针对于纸质资料进行管理，档案形式为纸质文件、照片，还包括光盘以及奖杯等等，都属于是实体信息。计算机技术的档案处理，则是使用计算机技术实施档案信息资料的管理。采用先进的信息技术，运用网络进行文件信息的交流，使得政府机关的档案管理实现无纸化操作。 　　3 政府机关档案计算机管理策略 　　3.1 强化计算机技术在政府机关档案管理中的普及力度 　　要使政府机关的档案管理中将计算机技术充分地利用起来，就要强化计算机技术的普及力度，这并不是档案管理部门自身的管理问题，而是涉及国家层面的问题。政府机关是国家机构，所承担的责任关乎到国家的发展，也关乎到国计民生。档案资料是对政府机关的各项工作的原始记录，应用计算机技术实施管理，除了将档案资料录入到计算机中实施电子化管理之外，还要利用计算机网络技术进行档案信息传输，甚至可以将这些电子化的档案资料存储在云盘中，以为档案资料用户提供更为周到的服务[2]。目前正处于信息技术飞速发展的时代，计算机技术不断升级，计算机信息处理能力的不断提升，使得政府机关的档案管理效率和管理质量都不断提高。档案管理的基础性业务包括档案资料的采集、将所采集的档案资料归类，将整理好的档案资料进行检索和编目。计算机将档案资料的处理过程编辑为程序，实施自动化