教学评估工作对高校档案影响.docVIP

教学评估工作对高校档案影响 　　目前，全国普通高校教学工作水平评估正在稳步开展，评建工作已经成为各高校的重点工作。在评估活动中，高校档案发挥了巨大的作用。教育部2004年颁布的评估指标体系包括了7项一级指标(包括办学指导思想、师资队伍、教学条件与利用、专业建设与教学改革、教学管理、学风、教学效果)。19项二级指和44个主要观测点，按评估要求。这些观测点不仅要求学校提供准确一致的统计数据、综述材料，还要求所有的数据和综述材料必须有齐全、准确的支撑材料说明，如学校的有关文件、工作实施过程中形成的原始材料、工作计划及总结等，这些数据均需要在学校既往办学过程中形成的各类档案中去采集。因此，真实、齐全、完整的高校档案成为顺利进行本科教学水平评估材料准备工作的重要基础。 　　此次大规模、大范围地抽调档案材料，使评估资料工作成为全校几乎各部门人人参与的工作，是很多高校前所未有的现象。在评估材料准备过程中。高校档案工作经受了一次全面检验，各类档案的齐全完整程度、质量水平及其承载的各类信息情况都得到了考查。那些档案制度健全、平时归档、整理工作做得好的高校，随处可见档案工作的巨大功劳；而长期忽视档案建设的高校，在评估资料整理过程中经常发现原始档案丢失或者归档不全的现象，为资料准备带来了诸多困难。因此，结合评估活动，我们有必要认真思考高校档案建设工作今后如何应对高校工作出现的新变化，更好地为评估活动服务、为高校各项活动服务。 　　首先，我国高校档案馆(室)的工作一直是按照国家教委1989年10月发布的《关于普通高等学校档案管理办法》进行的，该办法规定学校档案按问题分以下九类： 　　党政管理类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类。而此次评估活动很大程度上借鉴了现代企业的全面质量管理思想。这是一种全过程、全员参与的管理，要求建立一套文件化的质量管理体系，对材料关联性、准确性要求较高，因此所需评估材料不仅遍布高校档案的各个门类，而且由于大多数高校此前没有采取全面质量管理的方法，文件的成套性、规范性都比较差。平时也缺乏对过程性文件和档案的系统收集和整理，也就是说，不少需要作为支撑材料的文件和档案在实际活动中并没有形成，存在材料缺失的情况。因此。高校档案不能与评估资料要求相匹配的问题便突显出来。 　　各高校解决这一问题的普遍方法是纷纷启动评估档案建设工作，即在学校迎评机构下设专门小组(如资料组)和人员专门负责评估档案专门归档的工作，他们从档案部门及其他处、室、系保存的常规档案中抽调所需的各类档案材料，按照指标体系核查、整理、装盒、标号后统一放到专门的工作室等待专家查阅，为此，各校都有频繁抽调评估档案的现象。但这些档案收集和整理工作实际上只是在评估供专家进校的短短几天发挥作用。 　　而档案事后归位又成为一个问题。有的学校是评估活动结束后，将该类档案移交校档案馆(室)，由档案部门建立“评估档案”类专门保管，有的是待评估活动结束后，再将抽取的档案归复原位。这两种做法都有一些困难之处，例如第一种做法会打乱多年来高校档案分类体系，使得大量档案的类别归属产生交叉。虽然有些学校采取了原件复印，两处保存的做法，但这样做会造成档案重复；第二种做法则无法避免大量的利用后插卷工作，归位中的失误还容易影响常规档的案系统性、完整性和相关性。 　　因此，以目前的这种工作方法看，我们不得不认为评估资料的整理过程有很大的效率浪费。而按教育部的方案设想，教学评估将成为五年一轮的检查工作，评估档案建设工作也将成为一项长期工作。如此，学校评估档案归档和整理工作就不能再是资料小组负责的临时方式，档案部门应该发挥专业优势，与学校配合，拿出解决常规档案建设和评估档案材料统一建设的有效方案。 　　其次，本科教学评估体系强调以教学为中心地位，所以有关教学文件成为相关观测点的重要支撑材料。但是，在收集工作中，在这些档案方面出现的问题往往比较多，多有档案不齐全完整、不规范准确的现象。 　　按照有关文件规定，部分高校档案是分散由档案馆(室)以外的单位或部门保存的，例如国家教委、国家档案局1987年发布的《高等学校教学文件材料归档范围》中要求：教学类档案中的本科生毕业论文及评审意见、课堂教学材料、课程进度表、教师任课安排、教案、本专业教学检查、调查材料及总结、教师工作量核算、登记材料等均为系存档案。不向档案部门归档。从评估活动看，这些档案正是高校教学活动的重要记录，在评估资料中占有重要地位。 　　而在不少高校，这部分档案实际却是长期疏于控制和检查的。从教学管理部门看，对这些档案的前身――教学文件的形成有管理不到位的情况，很多教学文件的规范性很差，不仅文件的格式、项目和内容未做统一规定，而且对工作情况的检查往往只是看该项是否完成，对相应文件则没有给与足