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构建高校学籍档案数字化平台实践探讨 　　摘 要:高校学籍档案的保存和利用之间的矛盾日益突出,传统学籍档案的管理模式已经不能适应实际工作的需要,构建学籍档案数字化平台是学籍档案管理的必由之路。本文对学籍档案数字化元数据标准进行了介绍,并对数字化平台的构建、系统功能模块和关键问题进行了分析。 　　关键词:学籍档案;档案数字化;数字化平台 　　中图分类号:G250.73文献标识码:A文章编号:1673-8454(2010)03-0041-03 　　 　　一、构建学籍档案数字化平台的必要性 　　 　　学籍档案主要是指学生的基本情况表、学习成绩等资料,是学生在校期间形成的具有保存价值的珍贵档案,是高校档案馆重要的馆藏资源,也是高校档案管理的重要组成部分。[1] 随着社会的发展和高校办学规模的不断扩大,学籍档案的数量在急剧增加,学籍档案管理面临着更大的挑战。由于学籍档案自身具有原始性、凭据性、权威性等特点,其利用率也在不断提高,例如企业用人单位甄别学历真伪,毕业生就业、继续深造、出国留学、资格认证等方面需出具学籍档案证明材料。另外,学籍档案也是校友资源信息库的主要资料,是建设校友信息库的数据来源。学籍档案也为校史研究、举办展览、编辑出版年鉴、画册等提供素材。 　　随着时间的推移,由于保存手段等多方面因素的影响,原始纸质学籍档案出现了纸张松脆、结块等现象,失去了使用的可能性,同时,学籍档案在翻阅或利用中经常会发生损坏或遗失现象,过度的查询利用也加快了纸质学籍档案的破损速度。另外,原始学籍档案都是纸质资料,在查询和调阅中会受到很多条件的限制。面对日积月累的学籍档案,高校档案部门沿用传统的管理模式已经不能适应新形势的要求,原有简单、落后的管理方法和手段已经不能适应档案管理发展的要求,学籍档案的保存与利用之间的矛盾日益突出。 　　对纸质学籍档案进行数字化并构建一体化的管理和应用服务平台,是一项十分迫切的工作,是解决学籍档案保存和利用之间矛盾的根本措施,也是保护珍贵档案原件的根本措施。所谓学籍档案数字化是指利用计算机技术、网络技术和数据库等手段,将馆藏的纸质学籍档案资源以数字或以数字化的方式纳入计算机程序中,以便进行高效 　　快捷的收集、存储、整理、展示、检索、利用等。 　　 　　二、高校学籍档案数字化现状 　　 　　随着信息技术的发展,各高校档案部门都启动了档案数字化工作,数字化的对象已经从目录层次的数字化逐渐转为内容层次的数字化。由于学籍档案的利用频率很高,学籍档案的数字化工作也渐渐成为一个热点和焦点问题。目前,高校学籍档案的数字化工作处于起步阶段,且仅限于纸质档案的数字化扫描。档案管理部门只注重馆藏学籍档案的数字化扫描工作,不重视数字化档案的利用开发,档案数字化工作与开发利用之间存在脱节的现象,没有充分满足学籍档案的利用需求,在自动化管理与提供服务方面存在较大的局限性。 　　 　　三、学籍档案数字化元数据标准的建立 　　 　　随着学籍档案利用率的日益增加,不同用户对学籍数据的需求也各不相同,这就要求学籍数据库的内容、格式等符合一定的规范和标准,以利于数据的检索、利用、交换以及数据的二次开发等,而这一切都离不开元数据。元数据是“关于数据的数据”,是对信息资源的规范化描述,主要用于信息资源的发现、存储、管理和检索利用。元数据标准的制定可以提高数据库建库质量,使数据加工达到规范化、标准化,从而加强对数据的控制、检索利用和共建共享。目前,学籍档案的元数据没有统一的标准,元数据的详简程度由实际利用需求以及数据交换共享需求决定。结合我校实际情况,制定的学籍信息元数据标准如表所示。[2] 　　 　　四、学籍档案数字化平台的构建 　　 　　学籍档案数字化平台以馆藏的纸质学籍档案为中心,搭建一个以网络为基础的学籍档案数字化传输平台、资源共享平台、管理平台、服务平台以及综合应用平台,实现数字化资源网络化存取、分布式管理、开放式利用、一站式服务。 　　学籍档案数字化平台主要分为三个模块:学籍档案数字化加工模块,学籍档案信息著录模块,学籍档案查询与展示模块。 　　 　　1.学籍档案数字化加工模块 　　学籍档案目前主要是以纸质的形式保存,该模块主要实现对纸质学籍档案的数字化扫描以及对扫描完成的图像进行纠偏、去污、压缩等优化处理,通过扫描的方式转换为数字化资源进入平台。数字化扫描是平台构建的第一步,它对学籍档案的收藏、保护和利用起到了一定的作用,但其以图像方式存储,要想全面替代原始学籍档案的使用,满足多方面的利用检索需求,则需要对扫描后的学籍档案图像进行进一步的整理、加工和组织。 　　2.学籍档案信息著录模块 　　扫描后的学籍图片资源并不能直接用于查询和利用,需要构建专门的学籍信息库。信息数字化的方法主要有以下两