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浅谈文书档案信息化建设数据整合新理念 　　【摘要】自2002年国家档案局《DA/T22―2000归档文件整理规则》实施以来，借助计算机信息技术的高速发展，迎来了我国档案信息化管理的契机。文书档案信息化建设至今，档案的管理模式和方法都发生了很大改变。在经过探索实践的过程后，本文提出了文书档案信息化建设顶层设计新理念，为文档信息一体化建设提供参考。 　　【关键词】档案信息化；数据整合；一体化 　　文书档案管理看作是档案管理工作的重要组成，其内容形式丰富，样式多样。随着信息化的发展，传统的文书档案管理模式已不能适应档案信息化管理的需要。在信息化社会到来的今天，文书档案管理信息化建设存在着科学技术化、技术科学化、科学技术社会化、科学技术与生产一体化的趋势。其中，文书档案信息化建设应立足于原有办公自动化系统的良好基础，实现单位档案的全文检索、网络查询、安全管理机制，同时能够对各种数据源和数据格式有非常好的兼容，形成完整的网上档案管理系统。 　　一、文书档案信息化取得的阶段性成果 　　（一）文书档案信息化系统的应用。通过对档案的收集、整理、保管、统计和提供利用的活动进行文书档案信息化建设，其主要功能是接收来自各归档处室的文书信息，并按照档案管理的要求进行组卷、编目、处理案卷变动情况、提供案卷服务。通过计算机管理提高档案检索的效率和质量，更好地发挥档案的利用与服务作用。 　　（二）查询速度快。利用文书档案信息化系统查询档案，档案检索主要分为目录级检索、案卷级检索和文件级检索，查档人仅需在系统中输入要查询的关键字即可查看所需档案材料。如果说切实需要实体文档，那么可以在网上直接查询该文档的档号，将该信息告知档案部门，也省去了手工翻查的时间。 　　（三）有效保护档案原件。档案信息资源采用数字介质保存，便于管理和提供利用，从而减少了档案原件的反复调阅，减轻了档案原件的损坏，提高了档案管理的安全性。不仅有利于文书档案的永久保存，还能减少复制和备份的成本。 　　（四）确保了档案的保密性。信息化档案管理，系统实现了严格的权限管理，档案管理人员和档案利用人员对系统的每一个模块和数据库中的每一条档案纪录的操作受到严格的权限控制，灵活的安全权限管理有力于系统管理员对系统的使用人员进行准确的控制，在一定程度上减少泄密的可能性。 　　二、文书档案信息化建设中存在的问题 　　（一）存在信息共享壁垒。目前，档案信息化建设具有明显的自发性、分散性特点，各部门、各单位之间信息资源整合共享不足。因各子系统隶属于不同开发公司，形成不同的数据来源，导致同一数据在各子系统上有所偏差，既存在资源浪费和重复，又阻碍了档案数据信息的跨平台交换和系统共享。 　　（二）认识不到位。自实施文书档案信息化管理后，对单位运作模式产生了改变，各职能部门对文书档案信息化的认识和重视程度不统一，导致规划与项目实施衔接不到位，整个网络的建设包括官网、综合办公管理系统、人事劳动教育管理系统、财务管理系统、档案管理系统、固定资产管理系统等形成条块分割、各自为政的现象，建设管理力量未形成合力，不利于数据的整合和共享。 　　三、进一步加强信息资源整合 　　档案信息数据整合的概念，就是把两个或者是更多的应用数据进行合并建立一个具有更多应用功能的过程，通过数据整合把一个数据应用进行重新构造让其与另一个数据结构相匹配，这样就能够把两个应用数据放入到一个数据库。 　　（一）文书档案信息资源进行整合的重要性。在信息化的时代背景下，文书档案信息资源的占有率已经成为衡量单位综合实力的一个标准。文书档案的信息资源数量越来越多，面对文书档案信息的海量化和多元化，给查询工作带来了很多的不便。为了能够很好地让文书档案资源实现共享，将文书档案资源管理系统和其相关的系统进行集成和整合，争取让档案信息资源能够共享利用是很有必要的。 　　（二）文书档案信息化数据整合的意义。文书档案信息化建设数据整合能够实现文书档案信息的有效利用，改变文书档案管理的制度和管理流程。文书档案信息化建设祛除了传统的自顾自的壁垒模式，促进了信息资源的进一步开发与利用，也为以后档案资料的保存和传递打下了坚实的基础，最终实现了资源的共享。单位抓好了文书档案管理的工作，对于增加单位在社会的影响力也具有重大意义。 　　四、实现文书档案信息化建设数据整合的主要措施 　　（一）加强领导，提高认识。加快文书档案信息化的建设，要更新各级领导的知识领域，使文书档案信息化有一个明确的引路人。一个部门如果没有一名知识型的领导主管业务工作，文书档案管理现代化、信息化就是一句空话。各级档案主管部门要在提高领导的现代化管理水平方面多搞一些培训工作，改变现有领导群众的知识结构，以适应现代化管理的需要。努力把文书档案信息化建设作为一项重要内容，提高工作水平和工