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浅谈政府采购档案规范管理 　　摘 要:政府采购档案是政府采购活动中形成的原始文件,是政府采购活动的真实记录,具有重要的保存价值。实践中政府采购档案收集主体不明确,归档不完整,保管分散、文件重复,保管资源浪费等问题较为严重。另外,统一的政府采购档案管理办法尚未出台,管理程序不一,制度不全,政府采购档案信息泄露严重。本文试就规范政府采购档案管理提出建议,以期抛砖引玉。 　　关键词:政府采购 档案 管理 　　中图分类号:T-65 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2011)01(b)-0140-02 　　 　　《中华人民共和国政府采购法》实施已近八年,公众对政府采购已不再陌生,然而,采购完成后,直接反映政府采购情况的政府采购档案的管理却不容乐观。采购人、采购代理机构的档案意识高低各不相同,档案的收集整理及提供利用情况存在较大差异。并有采购人、采购代理机构随意外借政府采购档案,致投标人的商业秘密泄露,带来巨大经济损失。可以说,政府采购档案的规范管理已经成为政府采购亟待完成的一项重要课题。 　　 　　1政府采购档案的重要性 　　政府采购档案是政府采购当事人进行采购活动时形成的一系列必须长期保存的、具有重要参考价值的完整的原始文件的总称,包括与政府采购活动有关的一切纸质与数字音像材料。 　　1.1 政府采购档案为解决政府采购争议、统计归档提供依据 　　政府采购档案反映了采购活动及各项决策过程,既记载着政府采购当事人执行《中华人民共和国政府采购法》的情况,又反映着各级管理部门为推行政府采购制度制定的各项规定、细则等,还见证了采购人员遵循公开、公平、公正、诚信原则进行采购的情况。妥善、完整地保存政府采购档案,可以为政府采购的统计分析、经验总结提供客观材料,也为政府采购纠纷的处理提供有效的依据。 　　1.2 政府采购档案保障政府采购程序的顺利运行 　　政府采购档案要求采购计划文件、招标文件、中标的投标文件、中标通知书、评标报告、采购合同等一起装订成册进行管理,并与项目履约及验收资料、政府采购资金支付资料共同备案,使政府采购的全过程有据可查,防止临时性变动及业务不熟造成的衔接不畅及采购资料缺失造成合同履行的迟延,政府采购档案的完整是政府采购程序顺利运行的保障。 　　1.3 政府采购档案为反腐倡廉、强化管理抹上了浓重一笔 　　政府采购档案记载了采购交易的全过程,把商品交易的最关键环节放在阳光下进行,杜绝了拿回扣、收礼品的“权钱交易”行为,抓住了腐败的源头,从根本上促进了党风廉政建设。作为政府采购活动的最直接证明者,政府采购档案为勤政廉政添上色彩浓重的一笔。 　　 　　2现行政府采购档案管理的不足 　　虽然政府采购已实施多年,但统一的政府采购档案管理制度尚未出台,政府采购档案管理缺乏统一的指引。实践中政府采购档案收集主体不明确、档案资料归档不完整、管理脱节、利用混乱、分散保管与文件重复造成浪费等问题较为突出,大大制约了政府采购档案管理的发展。 　　2.1 政府采购档案收集主体不明确 　　《中华人民共和国政府采购法》规定采购人、采购代理机构要保存采购文件,但对文件收集和保存的责任主体未作明确。政府采购档管理主体责任不清,限制了政府采购档案的跟踪收集。从目前政府采购档案管理模式来看,采购人、采购代理机构大都建立自己的政府采购档案管理制度,各自保存采购文件,这种分散保存,由于标准不一、人员素质不齐,使政府采购档案管理质量存在极大差异。 　　2.2 政府采购档案归档不完整、管理脱节 　　如前所述,政府采购档案由采购人及采购代理机构保存,而采购代理机构仅能就自己代理的项目进行管理,且仅执行采购活动中间的一个环节,无法顾及政府采购活动前期和后期的资料收集和保存;虽然采购人参与政府采购项目的全过程,但其档案意识参差不齐,档案管理制度多样,从采购项目立项、项目审批、预算审批、采购方式变更、实施采购到采购后期的合同签订、项目实施、项目监理、项目验收及款项的支付等后续工作的档案管理,都存在巨大差异。因此,政府采购档案文件收集脱节,往往造成政府采购档案归档不完整及管理的脱节。 　　2.3 分散保存,文件重复造成管理资源的巨大浪费 　　从各地操作经验来说,采购人、采购代理机构分散保存政府采购档案的模式存在档案查阅不便及资源浪费的局限性。由于采购人、代理机构都建立自己的政府采购档案部门,监管部门也建有专门的政府采购合同档案,而各部门之间对档案的重视程度及归档要求不尽一致,各方保存的政府采购档案往往重复,造成管理资源的极大浪费。 　　2.4 政府采购档案管理制度不一,档案利用混乱 　　部分政府采购档案收集完成后,缺乏科学的整理,类别不清,联系混乱,处于杂乱无章的状态,难以科学保管和准确的提供利用。由于缺少相应的管理