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管理信息系统在黄陵矿业供应管理中应用 　　摘要:管理信息系统是实现企业管理现代化的有效手段之一,对国民经济的发展、企业的高效运行起着重要的作用。文章从管理信息系统的内容、作用、效果方面阐述管理信息系统在供应管理中的应用。 　　关键词:物资供应管理信息系统;黄陵矿业;财务系统 　　中图分类号:C931文献标识码:A 　　文章编号:1674-1145(2010)02-0015-02 　　 　　一、开发黄陵矿业物资供应管理信息系统的背景 　　 　　1.自身发展的客观要求。黄陵矿业集团年产煤总量为1200多万吨,物资供应公司作为黄陵矿业集团的集中采购中心,担负着集团下属十二个单位的物资供应。在采购人员少,采购量剧增的情况下,为了及时保障生产、基建、生活后勤的物资供给,为了提高物资供应人员的工作效率,研发物资供应管理信息系统成了迫在眉睫的系统工程。 　　2.黄陵矿业战略发展的需要。随着多元化产业战略的发展,本着企业利润最大化的追求,为了最大限度地降低采购成本,准确地采集数据,实现单位与单位之间数据资源共享,必须构建信息化的系统。 　　3.黄陵矿业精细化管理的需求。伴随着信息时代的发展步伐,搭载着以管理精细、经济快捷、信息准确为特征的网络技术,促使企业以计算机替代手工操作方式,这些必然要求建立和完善具有数字化信息技术的物资供应管理信息系统的诞生。 　　 　　二、黄陵矿业物资供应管理信息系统的基本内容和作用 　　 　　1.基本构成。物资供应管理信息系统由供应链系统和用友财务系统两部分构成。供应链系统主要是物资业务流程系统,包括计划、合同、订单、到货、入库、出库、发票结算、出入库核算、材料成本差异分摊等;用友财务系统主要是发票结算制成财务凭证,材料成本结转、原材料入库制成财务凭证等。 　　2.主要功能模块及业务流程。物资供应管理信息系统主要有基础档案、计划管理、合同管理、采购管理、库存管理、资金管理、存货核算、查询系统、系统维护等功能模块。这些功能模块又包含了若干业务操作模块,如计划管理模块中包括了计划上报、计划汇总、计划利库;合同管理模块包括了询价、招议标、单一来源采购三种方式来确定供应商等。这些功能模块既能独立运行,又相互链接,相辅相成,互相依存,构成了物资从报计划到出库的一整套物资业务流程。 　　在物资供应管理信息系统中,各个功能模块的运行是以物资编码为基础,以计算机程序为载体,以流程操作为核心,以财务核算为目的,从而形成完整的供应业务流程。 　　 (1)物资编码。选用十位数字进行统一编码,编码和计划价相对应并唯一,编码的第一位数字分别代表设备、材料、配件大类,第二、三位数字代表按原煤炭部将物资分成的三十八大类,例如:2020010001,第一位数字2代表材料,第二、三位数字02代表材料里面的黑色金属,第四、五、六位数字001代表黑色金属里面的轻轨,第七、八、九、十位数字0001代表轻轨里面22kg的轻轨。编码在基础档案模块里面维护,一个计划价对应一个编码,物资相同但计划价不同的编码不同,维护且使用的编码和计划价不允许修改。 　　 (2)计划管理。各物资需求单位将月、季采购申请计划送达后,通过计划上报模块分单位输入计算机,经过上报,汇总,利库后形成新的需求计划通过集团局域网逐级审核。 　　 (3)合同管理。审核通过后的计划会进入合同模块等待,合同模块分询价、招议标、单一来源三种方式选择供应商报价,确定供应商后签订合同,合同条款及相关固定信息事先维护,生成的合同通过逐级审核后方可打印,打印出的合同自动附带有黄陵矿业集团标志的防伪水印。 　　 (4)采购管理。合同经双方签字盖章认可后可以下采购定单,它会自动全额拷贝合同上的数据信息,物资到货后业务员在此模块做到货单,到货单上的数量不能大于定单,可以修改到货单上的物资数量,实现分批到货,保管员根据到货单上的信息验收货物并审核到货单。有些特例属于超额到货,比如电缆,会出现到货大于定单的情况,这样我们实行了逆向审核,先由总经理审核超额到货单才能入库的审核制度。 　　 (5)库存管理。到货单经保管员审核后,由业务员在此做采购入库单,采购出库单,在这个模块我们设置了先入后出的出入库管理方式,杜绝了手工操作方式下无法控制的先出后入的负数账面数量。 　　 (6)资金管理。物资出库后,供应商开具发票报账,在这里程序做了后台控制,根据供应商开具的发票金额要小于或等于采购入库单金额的原则,将发票信息和入库单信息进行一一勾对结算,结算后制成用友财务系统的转账凭证,即: 　　借:材料采购 　　应交税费――应交增值税――进项税额 　　贷:应付账款 　　这个模块跨两个系统操作,业务员制作,会计审核后在用友财务系统生成凭证。 　　 (7)存货核算。这个模块以月为单位