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谈语言表达能力在商务秘书工作中运用 　　[摘要]秘书的语言表达能力是秘书职业技能的重要内容之一，社会在不停地发展，语言技巧在商务秘书工作中的作用也越发明显。如果秘书人员工作语言能力差，就做不好有效的沟通交流，将很难在企业中立足。 　　[关键词]商务秘书 语言表达能力 语言技巧 　　[中图分类号]H0-05 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）02-0056-03 　　随着社会的发展，秘书职业的分工也越来越细，出现了不同行业的专门秘书，商务秘书就是行业细化的结果。商务秘书的工作范围很广，几乎覆盖了企事业单位、社会团体和个体经营者的各个层次。在市场竞争日趋激烈的环境下，企业的成败不仅在于产品的质量，员工的素质能力及其工作效率也起到了关键作用，商务秘书既处于企业的管理层，又是连接上下级沟通的桥梁，在企业的运转中地位显著。随着现代企业制度的建立，为适应市场经济模式，秘书人员除了具备过硬的心理素质与秘书素养外还必须具有一定的专业能力。而在商务秘书的职业技能中，语言表达能力是核心技能，在工作中发挥着重要的作用。 　　一、商务秘书语言表达能力的形式 　　语言表达能力就是通过口语、书面语和体态语等形式传递信息、相互交往、合作共事的本领。可以说，秘书的各项工作都离不开语言表达能力的运用。 　　（一）口头语言表达能力 　　口语是秘书工作最直接的一种形式，秘书工作的性质更加决定了其口才的重要性。商务秘书处在公司经营管理层，除了要在公司内部上下级交流沟通之外，还要对外交际，专业的口语能力就成为秘书人员的必备技能。良好的口头表达能力表现为：语速适中，简洁准确；语言平实，语气自然；语言规范，坚持原则；温和有礼，不卑不亢。 　　（二）书面语言表达能力 　　秘书除了要有较好的口才之外，书写能力也是极其重要的，优秀的秘书应该是既能说又能写的。商务秘书在工作中可以根据交流和沟通的对象、内容和环境等因素选择不同的语言要素和语言风格，因此对于秘书人员来说，具有深厚的文化底蕴，积极的学习能力，对党和国家的政策及各种理论知识有深刻的理解，对专业知识精通，对其他的科技知识有所了解，能够根据所掌握的知识和经验认识问题、分析问题及解决问题，这种能力是一个优秀秘书不可或缺的。 　　（三）体态语言表达能力 　　人的表情、动作和体态姿势等非言语交际形式在工作中能够起到辅助交际的作用，能够体现说话人的思想情感，这种非言语交际的形式即为体态语言。体态语是一种辅助性的表达方法，伴随语言行为的发生，和有声语言相比，在表达感情、交流思想方面更直观、更形象。还可以通过观察对方的表情、动作、手势更准确地理解对方的意思，获取更多的有价值的信息，促进双方沟通，提高交流质量。 　　二、商务秘书缺乏语言技巧可能造成的影响 　　王总带着秘书小刘参加商务洽谈会，王总公开发表了下一季度商业发展计划，洽谈会上，小刘直接指出王总采用的统计方法不正确导致计划中统计数据不准确。这一举动惹得王总很不高兴，提前离开了洽谈会。会后老秘书给小刘提醒说，提意见也要注意方式方法，要照顾到别人的感受，尤其是领导。你在这么多人的场合跟领导提意见，虽说你的意见是对的，但是让领导下不了台，这种做法也是不可取的。 　　提意见不分场合，不照顾别人感受，是秘书工作的一大禁忌。案例中刘秘书的做法就是没有注意自己的表达方式，也没有分清场合。正因为刘秘书的这一举动，丢了领导的面子，这样很容易引起领导的不满，不利于维护秘书与领导间良好的交往关系。秘书在与领导相处的过程中，若发现领导的言语或行为存在错误，应该适当提醒并注意说话方式。如何使自己的意见被领导采纳，又不致使领导反感，是很讲究艺术的。 　　案例中，刘秘书提问题没有错，但是，他在公共场合没有给领导留下回旋的余地而直接指出领导错误，使领导的权威受到了挑战。其正确做法是，首先，选择适合提意见的场合，比如会前或者会后和领导私下商谈，这样有利于维护领导的面子；其次，选择恰当的方法，比如私下提醒领导而不是当面指责，这样效果会好很多。同时也要注意语言表达，即商务秘书的语言技巧。比如当商务秘书认为领导的决策不正确时，如果是事前，可以婉转地提出正确的做法以代替目前的决策，要和领导商量；如果事后且已经实施并产生了损失，不要埋怨领导，要及时向领导汇报前因后果，分析其中出错的环节，促使领导重新思考，做出正确决策。缺乏语言技巧或是错误的语言技巧都可能影响商务秘书与领导之间的关系。要做一名合格的商务秘书，对领导言听计从是必要的，但是不是毫无选择的，因为每一位领导并不是总是正确的，可领导又都希望自己是正确的，因此，提意见时的语言技巧就极为重要。秘书对工作负责，就要敢于提意见，并且善于提意见。但作为商务秘书，在向领导进谏时一定要运用适当的语言技巧，让领导乐于接受自己的